Tài liệu

Nghiệp vụ thư ký

Chia sẻ bởi
Lượt xem: 14559     Tải về: 253     Lượt mua: 0    
Báo lỗi
Bình luận
Nhúng
/ 62
Tài liệu Nghiệp vụ thư ký - tài liệu, sách iDoc.VnMôn học Nghiệp vụ thư ký nhằm cung cấp cho sinh viên những kiến thức tổng quát về nghiệp vụ của người thư ký văn
Trường Đại học Lạc Hồng
Chuyên viên Cao cấp: V ũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký
1
CHƯƠNG I
TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG THƯ KÝ
I. Văn phòng
1. Khái niệm văn phòng
Khái nim văn phòng th được hiểu tiếp cn theo nhiều giác độ khác
nhau như:
- Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của mt cơ quan,
đơn v, là nơi giao tiếp đối ni và đối ni của cơ quan đơn vị đó. Ngoài ra văn phòng
còn được hiu phòng làm vic của các nhà hot đng chính tr, hot động chuyên
môn, nghip v tm c như: Văn phòng Ngh s, Văn phòng Lut sư, Văn phòng
Kiến trúc sư trưởng…
- Theo nghĩa rộng: Văn phòng được hiểu là trsở làm việc của quan, đơn
v, tổ chức, là địa điểm mà mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó làm việc. Ví dụ:
Văn phòng Quốc hi, Văn phòng chính ph, Văn phòng Bộ, Văn phòng Ủy ban
nhân dân, Văn phòng S, Văn phòng Tổng công ty…Ở những cơ quan, t chức nh
hơn thì gi là phòng hành chính tổng hp.
- Văn phòng được hiểu là một loại hoạt động trong các quan, tchức,
đơn vị, doanh nghiệp: Theo cách hiểu này nhim v của n phòng thiên vviệc
thu nhn, bảo quản, u trcác loại công văn giấy tờ công tác phục v hu cn
trong cơ quan.
Tóm lại, Văn phòng là: Bmáy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, t
chức, doanh nghiệp; nơi thu thập, xthông tin htrợ cho hoạt động quản trị;
nơi đảm bảo các điều kiện vật chất, phục vụ cho các hoạt động của cơ quan, t
chức.
2. Chức năng của văn phòng
a) Chức ng thông tin: Thc hin vic tiếp nhn, thu thp, x lý, cung cp
thông tin, theo dõi vic giải quyết văn bản thc hin nhêm v quản lý, lưu tr
văn bản, và các ngun thông tin phục v cho hoạt động của thtrưởng cơ quan. Văn
phòng được như b nh, tai, mắt, tay… của th trưởng cơ quan đơn v
hoạt động thông tin gắn lin với công tác văn phòng.
b) Chức năng tham mưu tổng hợp: Tham mưu hoạt động tr giúp, nhằm
góp phn đưa ra các quyết định tối ưu trong quá trình hoạt động quản trị để đạt được
hiu qu cao nhất. Ch th làm công tác tham mưu trong các cơ quan, đơn v th
nhân hay tp th tồn ti đc lp tương đối vi n quản tr. Trong thc tế cơ
cấu tchức các quan, tchức hin nay, bphn tham mưu thường đặt tại văn phòng,
để giúp cho công tác tham ưu được thun lợi. Để có những ý kiến tham mưu mt
cách hiu qu văn phòng phải thu tp các thông tin t nhiu nguồn khác nhau, bên
trong và bên ngoài, tổng hp, phân tích, x , qun lý nguồn thôn tin theo nhng
quy tắc, quy trình nhất định. Ngoài b phn, chuyên viên làm nhim v tham mưu,
Trường Đại học Lạc Hồng
Chuyên viên Cao cấp: V ũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký
2
văn phòng còn các bphn nghip vmang tính chuyên sâu từng lĩnh vc, bphn
phục v, dịch v, hu cn.
c) Chức năng giúp việc điều hành: văn phòng nơi trực tiếp giúp vic cho
hot động quản tr (quản lý) của lãnh đạo cơ quan, t chức thông qua các nhim v
c th như: vic xây dựng chương trình, kế hoạch, dài hạn, ngắn hạn; tchức triển
khai thc hin kế hoạch đó; t chức các hoạt động lễ tân, đối ni, đối ngoại, tchức
hội nghị, công tác son thảo ban hành văn bn, quản lý văn bản…
d) Chức năng hậu cần: Văn phòng nơi chun b, cung cp, b trí, quản
các phương tin, các trang thiết b văn phòng chuyên dùng các điều kin khác để
đảm bảo các điều kin hu cn phục v cho hoạt động của lãnh đạo, nhà quản tr
cho cơ quan, tchức.
3. Nhiệm vụ của văn phòng
- Tổng hợp chương trình công tác của quan, đơn vị: Trc tiếp xây dựng
chương trình công tác quí, tháng, tun của lãnh đạo cơ quan. Tổng hp kế hoạch ca
các b phn trc thuc đ xây dựng chương trình, kế hoạch công tác chung của cơ
quan, đơn v; giúp th trưởng cơ quan t chức trin khai thc hin, theo dõi tiến độ,
báo cáo kết quthc hin.
- Thu thập, xử lý, quản xử dụng thông tin: Thông tin bao gm nhiu loại
t nhiu nguồn khác nhau; thông tin là căn c để nhà quản tr đưa ra quyết định
kp thời, chính xác. Tuy nhiên, người lãnh đạo (nhà quản tr) không th t mình thu
thp x lý tất c mọi thông tin vậy cần phải văn phòng tr giúp. Văn phòng
có thể được ví như “cửa sổ”, là bộ lọc” thông tin ca cơ quan, tchức.
- Văn phòng có nhim v: Truyền đạt các quyết định quản lý, các thông tin
quản lý, theo dõi, tng hp tình hình triển khai thực hiện để báo cáo cho lãnh đạo, đề
xuất các bin pháp, phc vschỉ đạo, điu hành ca nhà quản tr.
- Thực hiện ng tác văn thư u trữ hsơ, tài liệu, bao gồm: các công vic
như, tiếp nhn thc hin quy trình x văn bản đến, văn bản đi quản lưu
trvăn bản đến, văn bản đi theo quy định hin hành của nhà nước.
- Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng (công tác pháp chế của cơ quan): Giúp th
trưởng vic soạn thảo văn bản đảm bảo các yêu cầu pháp chế của văn bản như: đúng
thm quyn, đúng th thức, ni dung phi hp hiến, hp pháp và hp lý.
- Tổ chức công tác lễ tân: Tchức đón tiếp khách, công tác đối nội, đối ngoại,
công c quản tr, b t lịch làm vic, tiếp khách của th trưởng cơ quan; chun b
các cuc hp, các l khánh tiết của cơ quan, tchức.
- Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí, quản lý vật tư, tài sản của cơ quan.
- Tchức công tác bo vệ tài sn, bảo đảm an ninh, trật tự an toàn cơ quan.
4. Cơ cấu tổ chức của văn phòng
Tutheo lĩnh vc hoạt động, đặc đim cthcủa từng cơ quan, tchức mà cơ
cấu tchức văn phòng có skhác nhau. Tuy nhiên, ngoài Chánh văn phòng, phó văn
phòng là người chịu trách nhim trước th trưởng cơ quan, đơn v v toàn b hoạt
động của văn phòng; trong mt văn phòng thường được b t các b phn ch yếu
sau:
Trường Đại học Lạc Hồng
Chuyên viên Cao cấp: V ũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký
3
- Bphận tổng hợp: Gm mt s chuyên viên trình độ, kh năng tng
hp, nhim v nghiên cứu tổng hp v ch trương, chính sách, chuyên môn
nghip vtrên tt c các lĩnh vc có liên quan đến nhim v, quyn hạn của cơ quan,
t chức, giúp th trưởng cơ quan hoạch định chiến lược, kế hoạch. Theo dõi, tổng
hp tình hình hoạt động của cơ quan để báo kịp thời đề xuất các phương án, giải
quyết.
- Bphận hành chính, văn thư – lưu tr :Thc hin quy trình tiếp nhn, x lý,
chuyn giao, t chức công tác lưu tr văn bản đến, văn bản đi, quản con dấu theo
đúng quy định hin hành của nhà nước; t chức công tác l tân, khánh tiết, quản
và sdụng có hiu qucác trang thiết bhành chính, văn phòng.
- Bộ phận quản trị và phục vụ: Quản lý, duy trì bảo dưỡng, sửa chữa các trang
thiết b nh chính, nhà xưởng, tạo điều kin v phương tin và cơ s vt cht cho
mọi hoạt động của cơ quan.
- B phận tài vụ: ( đối với những đơn v không t chc tài v chuyên
trách). Nhim vcủa bphn này là lp kế hoạch, dtrù kinh phí cho hoạt động của
cơ quan, t chức, thực hin vic theo dõi, hạch toán vic s dụng kinh phí, quyết
táon kinh phí của cơ quan, tchức.
- Bphận tổ chức nhân sự: (nếu cơ quan chức không b phn công tác
công tác t chc chuyên trách) tham mưu thực hin vic xây dựng kế hoạch và t
chức thc hin các hoạt động: Công tác t chức b máy, tuyn dụng, b trí sdụng,
đào tạo - bồi dưỡng, đánh giá đội ngũ cán b, nhân viên, lao động tin lương, công
tác thi đua khen thưởng, k lut, quản hsơ nhân s.
- Bphận bảo vệ: T chức công tác bảo v trt t, bảo v an toàn tài sản, bảo
vcảnh quan mi trường của cơ quan, đôn đốc các bphn khác và mọi người trong
cơ quan làm tốt công tác bảo v an ninh, ng tác phòng cháy, chữa cháy của cơ
quan.
II. Thư ký văn phòng
1. Sự xuất hiện của thư ký và thư ký văn phòng
Thư (Tiếng Anh là Secretary) ch mt loại công vic, mt loại nghnghip
phbiến và quan trọng trong lĩnh vc hoạt động quản lý, thư ký văn phòng, là người
giúp vic cho lãnh đạo t chức thc hin các công vic mt ch có kế hoạch, giải
phóng lãnh đạo khỏi những công vic mang tính chất s v để tp trung vào hoạt
động cơ bản của quản tr. Tuy nhiên thut ngữ “thư ” được dùng và hiểu với nhiu
nghĩa khác nhau:
Thnhất: Thư ký người được giao làm các công vic liên quan đến công
tác văn thư và thtục hành chính mt văn phòng của mt cơ quan, tchức.
Thư hai: Thư ký là người được giao công vic ghi chép hoc soạn thảo những
văn bản, biên bn trong mt cuc họp, hội nghi.
Thba: Thư ký là người giúp vic cho người lãnh đạo cao nhất của mt cơ
quan hoc cho các nhân vt cao cp trong các công vic vgiấy t, tài lii, giao tiếp,
chun bni dung chương trình công vic hàng ngày.
Nghiệp vụ thư ký
Môn học Nghiệp vụ thư ký nhằm cung cấp cho sinh viên những kiến thức tổng quát về nghiệp vụ của người thư ký văn phòng, trang bị cho sinh viên kỹ năng làm việc một cách khoa học, như biết tổ chức nơi làm việc, thu thập, xử lý thông tin, soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản, kỹ năng giao tiếp và công tác lễ tân. Tài liệu tham khảo: -  Bùi Xuân Lự và các tác giả, Nghiệp vụ thư ký văn phòng và tổ chức, Học viện Hành chính Quốc Gia, Hà Nội. 2002. -  Dương Văn Khảm và các tác giả, Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia Hà Nội, 1997. -  Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội, TS. Lương Minh Việt, Giáo trình Nghiệp vụ thư ký, Nhà xuất bản Hà Nội, 2005.
Chia sẻ bởi
Lượt xem: 14559     Tải về: 253     Lượt mua: 0    
Gửi nhận xét của bạn về tài liệu này
comments powered by Disqus
Tài liệu liên quan
Có thể bạn quan tâm