Chia sẻ Download
Tài liệu Nghiệp vụ thư ký
/62
Thành viên thanhsky

Nghiệp vụ thư ký

- 12 tháng trước
15,008
Báo lỗi
Môn học Nghiệp vụ thư ký nhằm cung cấp cho sinh viên những kiến thức tổng quát về nghiệp vụ của người thư ký văn phòng, trang bị cho sinh viên kỹ năng làm việc một cách khoa học, như biết tổ chức nơi làm việc, thu thập, xử lý thông tin, soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản, kỹ năng giao tiếp và công tác lễ tân. Tài liệu tham khảo: -  Bùi Xuân Lự và các tác giả, Nghiệp vụ thư ký văn phòng và tổ chức, Học viện Hành chính Quốc Gia, Hà Nội. 2002. -  Dương Văn Khảm và các tác giả, Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia Hà Nội, 1997. -  Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội, TS. Lương Minh Việt, Giáo trình Nghiệp vụ thư ký, Nhà xuất bản Hà Nội, 2005.
Nội dung

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 1

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG VÀ THƯ KÝ

I. Văn phòng 1. Khái niệm văn phòng Khái niệm văn phòng có thể được hiểu và tiếp cận theo nhiều giác độ khác

nhau như: - Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của một cơ quan,

đơn vị, là nơi giao tiếp đối nội và đối nội của cơ quan đơn vị đó. Ngoài ra văn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của các nhà hoạt động chính trị, hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ tầm cỡ như: Văn phòng Nghị sỹ, Văn phòng Luật sư, Văn phòng Kiến trúc sư trưởng…

- Theo nghĩa rộng: Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, tổ chức, là địa điểm mà mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó làm việc. Ví dụ: Văn phòng Quốc hội, Văn phòng chính phủ, Văn phòng Bộ, Văn phòng Ủy ban nhân dân, Văn phòng Sở, Văn phòng Tổng công ty…Ở những cơ quan, tổ chức nhỏ hơn thì gọi là phòng hành chính tổng hợp.

- Văn phòng được hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp: Theo cách hiểu này nhiệm vụ của văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại công văn giấy tờ và công tác phục vụ hậu cần trong cơ quan.

Tóm lại, Văn phòng là: Bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản trị; nơi đảm bảo các điều kiện vật chất, phục vụ cho các hoạt động của cơ quan, tổ chức.

2. Chức năng của văn phòng a) Chức năng thông tin: Thực hiện việc tiếp nhận, thu thập, xử lý, cung cấp

thông tin, theo dõi việc giải quyết văn bản và thực hiện nhịêm vụ quản lý, lưu trữ văn bản, và các nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động của thủ trưởng cơ quan. Văn phòng được ví như là bộ nhớ, là tai, mắt, tay… của thủ trưởng cơ quan đơn vị và hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng.

b) Chức năng tham mưu tổng hợp: Tham mưu là hoạt động trợ giúp, nhằm góp phần đưa ra các quyết định tối ưu trong quá trình hoạt động quản trị để đạt được hiệu quả cao nhất. Chủ thể làm công tác tham mưu trong các cơ quan, đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với nhà quản trị. Trong thực tế cơ cấu tổ chức các quan, tổ chức hiện nay, bộ phận tham mưu thường đặt tại văn phòng, để giúp cho công tác tham ưu được thuận lợi. Để có những ý kiến tham mưu một cách hiệu quả văn phòng phải thu tập các thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, bên trong và bên ngoài, tổng hợp, phân tích, xử lý, quản lý nguồn thôn tin theo những quy tắc, quy trình nhất định. Ngoài bộ phận, chuyên viên làm nhiệm vụ tham mưu,

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 2

văn phòng còn các bộ phận nghiệp vụ mang tính chuyên sâu từng lĩnh vực, bộ phận phục vụ, dịch vụ, hậu cần.

c) Chức năng giúp việc điều hành: văn phòng là nơi trực tiếp giúp việc cho hoạt động quản trị (quản lý) của lãnh đạo cơ quan, tổ chức thông qua các nhiệm vụ cụ thể như: việc xây dựng chương trình, kế hoạch, dài hạn, ngắn hạn; tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch đó; tổ chức các hoạt động lễ tân, đối nội, đối ngoại, tổ chức hội nghị, công tác soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn bản…

d) Chức năng hậu cần: Văn phòng là nơi chuẩn bị, cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện, các trang thiết bị văn phòng chuyên dùng và các điều kiện khác để đảm bảo các điều kiện hậu cần phục vụ cho hoạt động của lãnh đạo, nhà quản trị và cho cơ quan, tổ chức.

3. Nhiệm vụ của văn phòng - Tổng hợp chương trình công tác của cơ quan, đơn vị: Trực tiếp xây dựng

chương trình công tác quí, tháng, tuần của lãnh đạo cơ quan. Tổng hợp kế hoạch của các bộ phận trực thuộc để xây dựng chương trình, kế hoạch công tác chung của cơ quan, đơn vị; giúp thủ trưởng cơ quan tổ chức triển khai thực hiện, theo dõi tiến độ, báo cáo kết quả thực hiện.

- Thu thập, xử lý, quản lý và xử dụng thông tin: Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau; thông tin là căn cứ để nhà quản trị đưa ra quyết định kịp thời, chính xác. Tuy nhiên, người lãnh đạo (nhà quản trị) không thể tự mình thu thập và xử lý tất cả mọi thông tin vì vậy cần phải có văn phòng trợ giúp. Văn phòng có thể được ví như “cửa sổ”, là “bộ lọc” thông tin của cơ quan, tổ chức.

- Văn phòng có nhiệm vụ: Truyền đạt các quyết định quản lý, các thông tin quản lý, theo dõi, tổng hợp tình hình triển khai thực hiện để báo cáo cho lãnh đạo, đề xuất các biện pháp, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của nhà quản trị.

- Thực hiện công tác văn thư lưu trữ hồ sơ, tài liệu, bao gồm: các công việc như, tiếp nhận và thực hiện quy trình xử lý văn bản đến, văn bản đi và quản lý lưu trữ văn bản đến, văn bản đi theo quy định hiện hành của nhà nước.

- Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng (công tác pháp chế của cơ quan): Giúp thủ trưởng việc soạn thảo văn bản đảm bảo các yêu cầu pháp chế của văn bản như: đúng thẩm quyền, đúng thể thức, nội dung phải hợp hiến, hợp pháp và hợp lý.

- Tổ chức công tác lễ tân: Tổ chức đón tiếp khách, công tác đối nội, đối ngoại, công tác quản trị, bố trí lịch làm việc, tiếp khách của thủ trưởng cơ quan; chuẩn bị các cuộc họp, các lễ khánh tiết của cơ quan, tổ chức.

- Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí, quản lý vật tư, tài sản của cơ quan. - Tổ chức công tác bảo vệ tài sản, bảo đảm an ninh, trật tự an toàn cơ quan. 4. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Tuỳ theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể của từng cơ quan, tổ chức mà cơ

cấu tổ chức văn phòng có sự khác nhau. Tuy nhiên, ngoài Chánh văn phòng, phó văn phòng là người chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan, đơn vị về toàn bộ hoạt động của văn phòng; trong một văn phòng thường được bố trí các bộ phận chủ yếu sau:

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 3

- Bộ phận tổng hợp: Gồm một số chuyên viên có trình độ, có khả năng tổng hợp, có nhiệm vụ nghiên cứu tổng hợp về chủ trương, chính sách, chuyên môn nghiệp vụ trên tất cả các lĩnh vực có liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức, giúp thủ trưởng cơ quan hoạch định chiến lược, kế hoạch. Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để báo kịp thời và đề xuất các phương án, giải quyết.

- Bộ phận hành chính, văn thư – lưu trữ :Thực hiện quy trình tiếp nhận, xử lý, chuyển giao, tổ chức công tác lưu trữ văn bản đến, văn bản đi, quản lý con dấu theo đúng quy định hiện hành của nhà nước; tồ chức công tác lễ tân, khánh tiết, quản lý và sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị hành chính, văn phòng.

- Bộ phận quản trị và phục vụ: Quản lý, duy trì bảo dưỡng, sửa chữa các trang thiết bị hành chính, nhà xưởng, tạo điều kiện về phương tiện và cơ sở vật chất cho mọi hoạt động của cơ quan.

- Bộ phận tài vụ: ( đối với những đơn vị không có tổ chức tài vụ chuyên trách). Nhiệm vụ của bộ phận này là lập kế hoạch, dự trù kinh phí cho hoạt động của cơ quan, tổ chức, thực hiện việc theo dõi, hạch toán việc sử dụng kinh phí, quyết táon kinh phí của cơ quan, tổ chức.

- Bộ phận tổ chức nhân sự: (nếu cơ quan chức không có bộ phận công tác công tác tổ chức chuyên trách) tham mưu thực hiện việc xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động: Công tác tổ chức bộ máy, tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo - bồi dưỡng, đánh giá đội ngũ cán bộ, nhân viên, lao động tiền lương, công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, quản lý hồ sơ nhân sự.

- Bộ phận bảo vệ: Tổ chức công tác bảo vệ trật tự, bảo vệ an toàn tài sản, bảo vệ cảnh quan mội trường của cơ quan, đôn đốc các bộ phận khác và mọi người trong cơ quan làm tốt công tác bảo vệ an ninh, công tác phòng cháy, chữa cháy của cơ quan.

II. Thư ký văn phòng 1. Sự xuất hiện của thư ký và thư ký văn phòng Thư ký (Tiếng Anh là Secretary) chỉ một loại công việc, một loại nghề nghiệp

phổ biến và quan trọng trong lĩnh vực hoạt động quản lý, thư ký văn phòng, là người giúp việc cho lãnh đạo tổ chức thực hiện các công việc một cách có kế hoạch, giải phóng lãnh đạo khỏi những công việc mang tính chất sự vụ để tập trung vào hoạt động cơ bản của quản trị. Tuy nhiên thuật ngữ “thư ký” được dùng và hiểu với nhiều nghĩa khác nhau:

Thứ nhất: Thư ký là người được giao làm các công việc liên quan đến công tác văn thư và thủ tục hành chính ở một văn phòng của một cơ quan, tổ chức.

Thư hai: Thư ký là người được giao công việc ghi chép hoặc soạn thảo những văn bản, biên bản trong một cuộc họp, hội nghi.

Thứ ba: Thư ký là người giúp việc cho người lãnh đạo cao nhất của một cơ quan hoặc cho các nhân vật cao cấp trong các công việc về giấy tờ, tài liệi, giao tiếp, chuẩn bị nội dung chương trình công việc hàng ngày.

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 4

Theo IPS (International Professional Secretaries) - Hiệp hội Thư ký chuyên nghiệp Quốc tế: “ Thư ký là người trợ lý của cấp quản trị, là người nắm vững các nghiệp vụ hành chính văn phòng, có khả năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đưa ra các quyết định trong phạm vi quyến hạn của mình”.

Ở nước ta, trong những năm gần đây khi thực hiện công cuộc đổi mới, thực hiện nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, thư ký văn phòng đã xuất hiện và được xác định là một nghề, nó gắn liền với lao động quản lý của người lãnh đạo, nhà quản trị.

Thư ký là người giúp việc tổng hợp cho thủ trưởng, người trợ thủ hành chính đắc lực, người có khả năng nắm vững các nghiệp vụ hành chính văn phòng, sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại.

Phân loại thư ký: Thư ký hội nghị, là người được giao ghi chép biên bản các cuộc họp. Thư ký văn phòng là những người làm các công việc liên quan đến lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng như: Nghiệp vụ văn thư, soạn thảo văn bản, công tác thông tin, công tác giao tiếp, lễ tân. Thư ký lãnh đạo, là những người làm nhiệm vụ trợ lý, giúp việc cho một cấp quản trị như trợ lý Chủ tịch nước, thư ký Bộ trưởng…

2. Chức năng của thư ký Chức năng của người thư ký rất đa dạng và phụ thuộc rất lớn vào vị trí của

người thủ trưởng trong bộ máy quản trị (cấp quản trị). Cấp quản trị khác nhau thì nhiệm vụ của thư ký sẽ khác nhau (Ví dụ: nhiệm vụ của thư ký Bộ trưởng khác với nhiệm vụ của thư ký Tổng giám đốc hoặc Giám đốc một doanh nghiệp…), song nhìn chung chức năng, nhiệm vụ cơ bản của người thư ký văn phòng được chia thành hai nhóm:

2.1. Chức năng thuộc những công việc có liên quan đến công tác văn bản như: Soạn thảo văn bản, quản lý và giải quyết văn bản “đi” và “đến”, đánh máy, sao in các văn bản, lập hồ sơ lưu trữ và tra cứu tài liệu, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các quyết định của lãnh đạo.

2.2. Chức năng tổ chức quản lý công việc như: tổ chức sắp xếp phòng làm việc, tiếp khách, nghe điện thoại, hoạch định chương trình công tác, làm việc và tổ chức các cuộc họp, hội nghị, tổ chức các chuyên đi công tác cho lãnh đạo.

3. Nhiệm vụ của thư ký 3.1. Nhiệm vụ của thư ký liên quan đến công tác văn bản Thực hiện việc biên tập văn bản thông thường, chuyển giao và luân chuyển

các văn bản đến, đi cho các bộ phận, cá nhân theo chỉ đạo của thủ trưởng. Vào sổ theo dõi các văn bản đến, đi; kiểm tra hình thức, nội dung, thể thức, lỗi chính tả trước khi trình thủ trưởng ký ban hành.

3.2. Nhiệm vụ tổ chức công việc - Lập kế hoạch công tác hàng ngày, tuần, tháng, năm của thủ trưởng; chuẩn bị

tài liệu, hồ sơ, công việc cần giải quyết trình thủ trưởng cơ quan trực tiếp giải quyết hoặc cho ý kiến chỉ đạo;

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 5

- Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ, các quyết định của thủ trưởng;

- Ghi chép tốc ký hoặc ghi biên bản các buổi làm việc, cuộc họp, cuộc hội ý cán bộ lãnh đạo, chủ chốt trong cơ quan, doanh nghiệp; báo cáo tổng hợp kết quả những chuyên đi liên hệ công tác, những sự kiện quan trong khác của doanh nghiệp.

3.3. Một số nhiệm vụ có lên quan đến công tác lễ tân, phục vụ: - Tiếp khách xã giao đến liên hệ công tác với thủ trưởng ( kể cả việc gọi điện

thoại tiếp nhận và trả lời điện thoại của khách gọi đến phòng thủ trưởng); - Chuẩn bị các cuộc họp, chương trình, hồ sơ tài liệu; - Chuẩn bị các chuyên đi công tác cho thủ trưởng; giữ liên lạc với thủ trưởng

trong thời gian đi công tác. 4. Tiêu chuẩn đối với một thư ký 4.1. Tiêu chuẩn về đạo đức nghề nghiệp - Trung thực, thật thà, thẳng thắn, biết kiềm chế, tác phong nhanh nhẹn; - Có ý thức tổ chức kỷ luật, Tận tuỵ với công việc, hoàn thành nhiệm vụ được

giao một cách tốt nhất; - Tính tình cởi mở, thân mật, chân thành và chu đáo với mọi người. 4.2. Tiêu chuẩn về kỹ năng làm việc giao tiếp - Kỹ năng tổ chức công việc một cách khoa học; - Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng; - Kỹ năng giao tiếp tốt (giao tiếp bằng ngôn ngữ và phi ngôn ngữ); - Kỹ năng ghi (tốc ký) chép nhanh và chính xác; - Kỹ năng biên tập và soạn thảo một số văn bản thông thường; - Kỷ năng tổ chức điều phối công việc một cách hợp lý. 4.3. Tiêu chuẩn về những kiến thức cơ bản - Có kiến thức tâm lý, quản trị; - Có kiến thức chính trị, pháp luật; - Có Đại học chuyên ngành trở lên; - Có khả năng phân tích, tổng hợp và phán đoán một cách logic. - Có trình độ ngoại ngữ… 5. Một số yêu cầu đối với thư ký - Xử sự một cách chính xác; - Biết kìm chế, bình tĩnh;; - Sự tin cậy - Sự kín đáo và bí mật; - Sự tỉ mỷ, chu đáo và khoa học; - Có khả năng tổ chức và phối hợp; - Quyết định chính xác và kịp thời; - Biết tập trung và biết thay đổi sự chú ý; - Tính chủ động; - Sự tế nhị của thư ký… 6. Đặc điểm lao động của thư ký

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 6

- Lao động của người thư ký là lao động trợ giúp, hỗ trợ, giúp việc; - Hoạt động của thư ký được xác định trong mối quan hệ trực tiếp và thường

xuyên với nhà quản trị và đồng nghiệp; - Thách thức đặt ra đối với thư ký là những áp lực về thời gian, công việc và

đôi khi cả là vấn đề tình cảm; - Kết quả làm việc của thư ký được đánh giá thông qua sự đóng góp của thư

ký vào kết quả lao động của nhà quản trị. Chương II

THƯ KÝ VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ I. Khái niệm và ý nghĩa của công tác văn thư 1. Khái niệm về công tác văn thư - Công tác văn thư là toàn bộ các công việc liên quan đến kỹ thuật và nghiệp

vụ xây dựng, ban hành, quản lý, giải quyết văn bản hiện hành trong các cơ quan nhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp.

- Hiểu theo nghĩa hẹp, văn thư là công việc có tính kỹ thuật, nghiệp vụ, liên quan đến việc đăng ký, kiểm tra, theo dõi quá trình giải quyết văn bản ở khâu hiện hành trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức.

2. Nội dung của công tác văn thư Công việc của công tác văn thư bao gồm nhiệm vụ sau đây : - Soạn thảo và ban hành văn bản; - Tổ chức quản lý và xử lý văn bản; - Quản lý và sử dụng con dấu. 3. Yêu cầu của công tác văn thư - Nhanh chóng; - Chính xác, đúng đối tượng; - Bảo mật; - Đúng pháp luật. 4. Ý nghĩa của công tác văn thư - Bảo đảm cho các văn bản được tiếp nhận đầy đủ, xử lý kịp thời và chuyển

giao đúng đối tượng cần giải quyết; - Giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi quá trình giải quyết công việc trong cơ

quan được thuận lợi; - Bảo vệ được các bí mật trong văn bản, ngăn chặn việc sử dụng công văn,

giấy tờ, con dấu của cơ quan để làm những việc trái với quy định của nhà nước; - Góp phần tiết kiệm công sức, tiền của; - Lưu trữ giữ gìn những văn bản có giá trị cho tương lai. II. Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi trong các cơ quan, tổ chức được

thực hiện theo quy định tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Bộ Nội vụ) hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 7

1- Giải quyết văn bản đến a)- Khái niệm văn bản đến: Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy

phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.

b)- Nguyên tắc quản lý văn bản đến: - Các văn bản phải qua văn thư để đăng ký vào sổ; - Thủ trưởng cơ quan phải xem và xử lý trước khi văn bản được giao cho

người có trách nhiệm giải quyết; - Người nhận văn bản đến phải ký nhận vào sổ văn thư; - Văn bản đến phải được tổ chức xử lý, giải quyết kịp thời. c)- Quy trình quản lý, xử lý văn bản đến:

Toàn bộ văn bản gửi đến cơ quan được quản lý và xử lý theo quy trình sau: Bước 1: Kiểm tra và phân loại

- Loại phải vào sổ đăng ký; - Loại không phải vào sổ đăng ký; - Loại được bóc bì; - Loại không bóc bì.

Bước 2:Mở phong bì văn bản - Văn bản hoả tốc, thượng khẩn bóc trước - Văn bản có dấu “Mật” không bóc bì và chuyển ngay cho người có

trách nhiệm giải quyết; - Đối với thư từ khiếu nai, tố cáo, thư nạc danh… cần giữ lại cả phong

bì. - Không bóc bì đối với văn bản của các tổ chức Đảng, đoàn thể, những

tài liệu có ghi họ tên người nhận. Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến Bước 5: Vào sổ đăng ký văn bản đến Bước 4: Trình xem văn bản đến Bước 6: Chuyển giao văn bản Bước 7: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản. 2. Quản lý văn bản đi. a)- Khái niệm văn bản đi. Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành

chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi là văn bản đi.

b)- Nguyên tắc quản lý văn bản đi - Tất cả văn bản đi phải được đăng ký vào sổ công văn đi của văn thư trước

khi ban hành; - Tất cả văn bản đi phải được kiểm tra về nội dung và thể thức trước khi gửi

cho các đối tượng có liên quan. c)- Quy trình quản lý văn bản đi:

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 8

- Bước 1: Kiểm tra lại thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; - Bước 2: Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản - Bước 3: Nhân bản - Bước 4: Đóng dấu cơ quan (dấu mức độ khẩn, mật nếu có) - Bước 5: Vào sổ đăng ký văn bản đi; - Bước 6: Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc cguyển phát văn bản đi

bao gồm các công việc ( Chọn bì thư, viết bì, vào bì và gián bì, đóng dấu độ khẩn, mật và dấu khác lên bì “Chỉ người có tên mới được bóc bì”;

- Bước 7: Chuyển phát văn bản đi; - Bước 8: Sắp xếp bản lưu văn bản đi. III. Công tác lưu trữ - Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 04/4/2001; - Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2994 quy định chi tiết thi hành

một số điều của pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia. 1. Khái niệm về công tác lưu trữ Công tác lưu trữ: là giữ lại và tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị,

hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân để làm bằng chứng và phục vụ cho việc tra cứu khi cần thiết.

2. Công tác lưu trữ a)- Lưu trữ hiện hành: Là tổ chức lưu trữ tài liệu chủ yếu phục vụ cho hoạt

động của cơ quan, tổ chức. Tổ chức bảo quản, sử dụng theo phông. b)- Lưu trữ lịch sử; là tổ chức lưu trữ phục vụ cho hoạt động chung của nhà

nước, của toàn xã hội, cộng đồng. Tổ chưc bảo quản, sử dụng trong các kho, có bộ máy thực hiện các khâu nghiệp vụ.

CHƯƠNG: III MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA THƯ KÝ

I. Nghiệp vụ tổ chức hội nghị: 1. Ý nghĩa của hội nghị: - Hội nghị là một hình thức hoạt động quản trị; - Hội nghị dùng để thu thập và truyền đạt thông tin; - Hội nghị để phát huy quyền dân chủ, quyền làm chủ của mọi người; - Hội nghị là nơi bàn bạc, triển khai thực hiện các quyết định, thảo luận các

biện pháp khắc phục các khó khăn, lệch lạc, nhằm hoàn thành mục tiêu của tổ chức. 2. Phân loại hội nghị: a)- Căn cứ vào tính chất và mục đích của hội nghị: - Hội nghị để phát triển: Phổ biến các chủ trương, đường lối chính sách, các

chương trình, kế hoạch hành động; - Hội nghị trao đổi thông tin: Tình hình hoạt động của bộ phận, đơn vị, trong

tổ chức; - Hội nghị mở rộng dân chủ: Thảo luận, bày tỏ ý kiến, quan điểm về các chủ

trương, chính sách… giúp lãnh đạo điều chỉnh, bổ sung, hoàn chỉnh;

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 9

- Hội nghị bàn bạc giải quyết vấn đề(hội nghị tư vấn): Thảo luận tập thể về một vấn đề hoặc một số vân đề ví dụ như: họp hội đồng kỷ luật, xét nâng lương…

b)- Căn cứ vào các khâu của quá trình quản trị: - Hội nghị bàn bạc ra quyết định; - Hội nghị phổ biến, triển khai; - Hội nghị kiểm tra đôn đốc; - Hội nghị sơ kết, tổng kết; c)- Căn cứ vào hình thức tổ chức: - Hội nghị không chính thức, bí mật ( hội nghị trù bị); - Hội nghị chính thức, công khai. 3. Phương pháp tổ chức hội nghị: a) Lập kế hoạch: Kế hoạch cần làm rõ các vấn đề sau: - Tên hội nghị; - Mục đích, yêu cầu, nội dung hội nghị; - Thành phần(đối tượng) tham dự hội nghị; - Địa điểm hội nghị; - Thời gian tiến hành; - Các công việc cần chuẩn bị cho hội nghị - Kinh phí; - Phân công phụ trách từng nội dung, công việc. b) Công tác chuẩn bị hội nghị: - xác định mục đích, nội dung, chủ đề, thành phần hội nghị; - Ấn định thời gian cụ thể; - Xây dựng chương trình, nội dung; - Phân công người chuẩn bị(phòng họp, trang trí…); - Chuẩn bị câng văn mời họp; - Chuẩn bị các tài liệu; - Chuẩn bị kinh phí. c) Tổ chức điều hành hội nghị: - Tổ chức đón tiếp khách; - Điểm danh; - Điều hành hội nghị; - Ghi biên bản hội nghị; - Phục vụ hội nghị; - Tổng kết hội nghị. d) Các công việc sau hội nghị; - Biên tập lại biên bản; - Theo dõi, đôn đốc các quyết định; - Một số công việc khác như (biên tập kỷ yếu, rút kinh nghiệm, thông báo kết

quả hội nghị…). II. Nghiệp vụ tổ chức một ngày làm việc:

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 10

1. Yêu cầu: sắp xếp bố trí công việc của mình và thủ trưởng sao cho làm việc có hiệu quả cao nhất trong ngày;

- Nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công việc; - Giảm thiểu tình trạng căng thẳng, tránh mệt mỏi; 2. Lên lịch làm việc ( của cá nhân và thủ trưởng); + 10 loại công việc thường làm cho việc sử dụng thời gian lãng phí: - Nói điện thoại quá nhiều, thiếu sự chuẩn bị. - Kỹ năng hội họp kém, kéo dài; - Kỹ năng phân công không chặt chẽ, rõ ràng; - Công việc bị gắt quãng khi khách đến; - Trì hoãn một công việc đên khi cần; - Vùi đầu vào giấy tờ; - Không biết cách nói không khi cần từ chối; - Lựa chọn biện pháp truyền thông không phù hợp; - Tổ chức công việc văn phòng kém; - Cầu toàn làm lấy được, bất chấp thời gian. III. Hoạt động giao tiếp của Thư ký văn phòng 1. Khái niệm giao tiếp: - Giao tiếp là một hiện tượng tâm lý rất phức tạp và đặt thù của con người,

thông qua đó con người trao đổi với nhau về thông tin, cảm xúc, nhận biết lẫn nhau, ảnh hưởng và tác động qua lại lẫn nhau. Giao tiếp dựa trên cơ sở hiểu biết giữa con người với con người.

- Giao tiếp là sự tiếp xúc, trao đổi giữa người với người. Trong quá trình tiếp xúc, trao đổi con người sử dụng ngôn ngữ (lời nói, chữ viết) hoặc các dấu hiệu phi ngôn ngữ (ngôn ngữ không lời) nhằm tạo dựng những mối quan hệ trong đời sống xã hội. Hiện nay có nhiều khái niệm khác nhau về giao tiếp:

- Theo nhà điều kiển học Wiener: Thì khi giao tiếp con người phát đi một thông điệp và luôn luôn quan tâm đế thông điệp phản hồi từ phía người nhận và cần có sự điều chỉnh phù hợp để có ảnh hưởng tốt đến người nhận thông tin.

- Theo Bord Whistell thì cho rằng: sự giao tiếp là một quá trình đa kênh. Quá trình đó được sử dụng hầu như toàn bộ các giác quan: thị giác, xúc giác, khứu giác, vị giác, thính giác.

Từ những khái niệm trên cho thấy giao tiếp có thể được theo 3 khía cạnh: Giao lưu, tác động qua lại, tri giác (nhận thức). Tóm lại giao tiếp có thể được hiểu như sau:

- Theo nghĩa chung nhất: Giao tiếp được hiểu là hình thức căn bản nhất của hành vi con người, là quá trình trao đổi thông tin giữa con người với con người.

- Theo nghĩa hẹp: Giao tiếp là quá trình trao đổi thông tin giữa những người đối thoại.

2. Vai trò của giao tiếp - Giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong quá trình hình thành phát triển và

hoàn thiện nhân cách.

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 11

- Thông qua giao tiếp con người mới có được mối quan hệ với các cá nhân trong xã hội và có mối quan hệ với toàn xã hội, thông qua giao tiếp nhân cách con người ngày càng hoàn thiện.

- Thông qua giao tiếp con người mới bảo tồn, lưu trữ, tiếp thu được các kiến thức của nhân loại. Thông qua giao tiếp con người tiếp thu được các giá trị tinh thần, các tư tưởng của xã hội như: triết học đạo đức, tôn giáo, chính trị, pháp luật…

- Trong xã hội loài người, giao tiếp là một nhu cầu không thể thiếu được trong đời sống vì, về bản chất, con người là tổng hoà các mối quan hệ xã hội.

3. Các hình thức giao tiếp Giao tiếp diễn ra thường xuyên, phức tạp và rất phong phú trong hoạt động xã

hội của con người, nội dung cũng rất đa dạng và phức tạp. Có hai hình thức giao tiếp là giao tiếp bằng ngôn ngữ và giao tiếp phi ngôn ngữ;

a) Giao tiếp bằng ngôn ngữ: Phương tiện ngôn ngữ bao gồm ngôn ngữ nói và ngôn ngữ viết:

Ngôn ngữ nói (lời nói): tiếng nói rất phong phú và đa dạng, trên thế giới mỗi quốc gia có thể có nhiều tiếng nói khác nhau, song vẫn có một tiếng nói chung tồn tại với tiếng nói dân tộc. Ngôn ngữ viết: Chữ viết được ra đời từ thiên niên kỷ thứ IV trước công nguyên. Ban đầu chữ viết chỉ là những hình vẽ tượng trưng cho từng vật thể khác nhau. Sau đó là sự ra đời của các vần chữ (Alphabet) theo tiếng la tinh, và các mẫu tự Latinh được phát triển lên để tạo ra vần chữ cái và được truyền bá rộng ra khắp các nước. Con người đã sáng tạo ra chữ viết để ghi lại những sự vật, hiện tượng đã diễn ra, những mong muốn tình cảm trong cuộc sống hiện tại và tương lai.

Thông qua ngôn ngữ con người có thể diễn tả tình cảm, ám chỉ, miêu tả sự vật, hiện tượng…

Một số tính chất của ngôn ngữ được biểu hiện như: nhịp điệu, âm điệu, ngữ điệu… giọng nói có thể giúp ta phân biệt được giới tính, tuổi tác, nghề nghiệp, sức khoè, tâm trạng, nghị lực…thông qua giao tiếp có thể phân biệt được một số giọng nói khác nhau:

- Giọng trầm mà lúng túng: biểu hiện của sự sợ sệt; - Giọng trần đều: thể hiện sự buồn chán; - Giọng cao, nhanh: thể hiện sự sôi nổi, linh hoạt… + Phân biệt về âm sắc: - Giọng mềm mai, nhẹ nhàng truyền cảm: dễ nghe; - Giọng the thé, lanh lảnh, chanh chua: chối tai, khó nghe; - Dằn giọng (nhấn giọng): biểu hiện sự nhấn mạnh để người khác chú ý; + Diệu bộ khi nói: là cử chỉ của tay chân và vẻ mặt khi nói. Ví dụ như vừa nói

vừa chỉ hoặc các động tác khác của tay, vừa nói vừa nhìn chằm chằm, vừa nói nhưng lại nhìn đi chỗ khác, vừa nói vừa liếc, vừa nói vừa vuốt ve, âu yếm…điệu bộ cử chỉ thường phụ hoạ theo lời nói.

+ Một số nguyên tắc khi thực hiện giao tiếp bằng ngôn ngữ:

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 12

- Lời nói phải đúng vai: nghĩa là phải phù hợp vai (chủ thể giao tiếp) hay còn gọi theo cách khác là ngôi thứ (thứ bậc), địa vị, vị trí thông qua cách xưng hô và giọng nói…

- Lời nói phải phù hợp với đối tượng giao tiếp; - Nội dung phải rõ ràng, mạch lạc tránh hiểu lầm theo nhiều nghĩa; - Các nói phải khéo léo, tế nhị ( nói ngọt lọt đến xương hoặc lời nói không

mất tiền mua lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau); + Một số lưu ý về cách nói và tác dụng của nó: - Nói cơ giới là nói thẳng, nói vỗ mặt dễ gây mất lòng (cần tránh cách nói

này); - Nói gợi ý, nói ví von là cách nói khéo léo, tế nhị; - Nói triết lý là cách nói để giảm bớt nỡi bất hạnh cho đối tượng; - Nói châm chọc, mỉa mai, khích bác… b) Giao tiếp phi ngôn ngữ(tín hiệu): - Nét mặt, đôi mắt, nụ cười: nét mặt thể hiện khá rõ tâm tư tình cảm của

người khi giao tiếp: vui vẻ, lo âu, buồn rầu, đôn hậu, giận dữ… Thể hiện rõ nhất của nét mặt là: Đôi mắt thể hiện rõ nét nội tâm, tình cảm

(thán phục, ngạc nhiên, quan tâm, cảm thông, xa lánh, trân trọng, khinh bỉ. oán trách, căm thù…). Trong giao tiếp người ta thường nhìn thẳng vào mắt người đối diện nhưng không nhìn trừng trừng, trân trân vào họ mà nhìn bình thản với thái độ quan tâm đúng mực.

Cùng với nét mặt, đôi mắt, nụ cười là phương tiện giao tiếp lợi hại, độc đáo và quan trọng. Mỗi điệu cười thể hiện tâm tư tình cảm, tính cách của con người. Trong giao tiếp cần cười với thái độ vui vẻ, hào phóng, thoải mái, nhưng không giả tạo, khinh người…

- Tín hiệu cơ thể (cử chỉ, điệu bộ hay hành động): Tín hiệu cơ thể hay còn gọi là cử chỉ hành động được thể hiện trong qua trình

giao tiếp như: cái gật đầu, bắt tay, khoát tay, vòng tay trước ngực, vỗ vai, nghiên đầu, cúi người…. Trong giao tiếp, việc sử dụng các tín hiệu của cơ thể không nên quá kiểu cách, quá thân mật, quá suồng sã mà cần lịch sự, văn minh, lể độ, tế nhị. Tuỳ theo từng hoàn cảnh, tình huống cụ thể mà lựa chọn những cử chỉ cho phù hợp, cần tránh những cử chỉ không đẹp mắt đôi khi tạo thành thói quen khó sửa (rung đùi, gõ nhịp…)

- Dáng vẻ con người ( tư thế): Mỗi một sự thể hiện của cơ thể là biểu hiện một ý tưởng. Dáng vẻ con người

thể hiện những tín hiệu thuộc trạng thái tĩnh nhiều hơn là trạng thái động của cơ thể con người. Tuy nhiên có một số bộ phận của dáng vẻ con người có thể thay đổi tuỳ theo ý muốn như: râu, tóc, lông mày…Nhìn dáng vẻ một người đi đứng đàng hoàng chững chạc ta cảm thấy sức mạnh thể chất và nghị lực của người đó. Nhà quản trị cần vận dụng khoa học “ hình thái tâm lý học” để có thể “ trông mặt mà bắt hình dong”.

- Trang phục:

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 13

Ăn mặc như thế nào khi giao tiếp với người khác để thể hiện sự trang trọng, lịch sự. Một người ăn mặc cẩu thả, luộm thuộm thì không thể là người chín chắn. Ngược lại một người ăn mặc chỉnh tề, nghiêm trang, đàng hoàng thì dễ cho ta cảm giác đó là người cẩn thận, đáng tin cậy. Ăn mặc cầu kỳ, chải chuốt quá mức cũng không cần thiết trong giao tiếp. Vì vậy biết cách chọn và mặc trang phục phù hợp trong giao tiếp cũng là một chìa khoá của sự thành công.

- Khoảng cách: Dạng tín hiệu qua khoảng cách lệ thuộc nhiều vào nền văn hoá và nếp sống

gia đình.Thông thường với những người chưa quen biết , khoảng cách rộng hơn, khi đã quen nhau, khoảng cách thu hẹp lại. khi khoảng cách bằng 0, lúc đó, giao tiếp rất thân mật, tình cảm đậm đà. Như vậy khoảng cách là biểu hiện của giao tiếp phi ngôn ngữ, nó thể hiện mức độ thân thiện, ngôi thứ, vị trí xã hội của mỗi cá nhân trong giao tiếp.

- Khung cảnh tự nhiên và xã hội Hiệu quả giao tiếp còn phụ thuộc khung cảnh tự nhiên và xã. - Bầu không khì êm dịu không gây cảm giác mệt mỏi như nhiệt độ, mầu sắc.

màu vàng sáng, màu xanh dịu tạo cảm giác thoải mái, hưng phấn, nhiệt độ vừa phải tạo cảm giác thoải mái cho con người.

- Khung cảnh xã hội thường biểu hiện ở thời điểm cuộc giao tiếp: đến sớm, đến đúng giờ, đến muộn, không đến…

Tóm lại giao tiếp phi ngôn ngữ biểu hiện ở nhiều dạng khác nhau tuỳ theo cảm nghĩ, thái độ biểu hiện, tuỳ hoàn cảnh, tình huống cụ thể.

4. Những nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp a) Quan tâm đến nhu cầu, tình cảm của người đang giao tiếp Quan tâm đến con người là cơ sở của một quan hệ tốt đẹp, do vậy khi mới gặp

nhau thông thường người ta thường hỏi thăm về sức khoẻ, gia đình, chuyện học hành, thành đạt… để hiểu nhau hơn, thông cảm nhau hơn, tạo sự tin tưởng lẫn nhau.

b) Tôn trọng con người Văn hoá giao tiếp cần tránh chủ nghĩa vị kỷ, không được phép tự đặt mình

trên những người khác, dựa vào đặc quyền, đặc lợi như: địa vị, quyền lực, sắc đẹp, tài năng…Chỉ có tôn trọng người khác thì người đó mới tôn trọng lại mình. Không ai muốn mình bị hạ thấp và bị xúc phạm, nhất là những lời phê bình không khéo léo, tế nhị sẽ làm người khác mất lòng, gây tổn hại cho mối quan hệ giao tiếp. Sự tôn trọng con người được thể hiện ở những cử chỉ hành động rất bình thường như: không ngắt lời người đang nói, không bắt khách chờ quá lâu, không bắt tay một người mà lại không nhìn vào người đó, không gây áp lực với cấp dưới một cách quá mức, không nịnh trên nạt dưới…

c) Luôn đặt mình vào vị trí của người khác khi xử lý tình huống: Để xử lý các tình huống một cách có hiệu quả, cân phải đặt minh vào vị trí

của người khác đỏê suy nghĩ, xét đoán và tìm cho được lý do, ví dụ: tại sao người đó lại nói (phản ứng) như vậy?

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 14

d) Luôn khẳng định ưu điểm của người khác, giải quyết công việc có lý có tình

Trong mỗi con người luôn tồn tại hai mặt: ưu điểm và khuyết điểm, cái tốt và cái chưa tốt. Khi giao tiếp cần khơi dậy mặt ưu điểm để kich thích người ta phát huy hơn nữa. Rộng lượng với người và luôn tìm thấy ưu điểm, tiến bộ của người khác. Tuy vậy sự rộng lương không chấp nhận sự bao che, nịnh bợ màtrên cơ sở đồng cảm, thông cảm cho nhau.

e) Tôn trọng và thực hiện nghiêm túc lời hứa Uy tín của người lãnh đạo được hình thành từ chai nguồn: Uy tín chính thức:

là uy tín do đảm nhận chức vụ mà có, do được bầu chọn, đề bạt, bổ nhiệm. Uy tín thực tế: là uy tín đượchình thành trong quá trình rèn luyện và do nhân cách của người lãnh đạo, do đối nhân sử thế công bằng, có lý có tình, đặc biệt là uy tín do tôn trọng lời hứa, thực hiện lời hứa một cách nghiêm túc.

CHƯƠNG IV TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN

I. Một số vấn đề chung về hoạt động lễ tân 1. Lễ tân là gì? - Lễ tân là tổng hợp các hoạt động được diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao

đổi làm việc với đối tác, tổ chức, cá nhân trong nội bộ một nước hoặc giữa các nước. - Hoạt động lễ tân được diễn ra ở mọi lĩnh vực của đời sống xã hội của các

quốc gia như chính trị, kinh tế, quốc phòng, văn hoá – xã hội… - Lễ tân ngoại giao: là một bộ phận của lễ tân nhà nước, là các hoạt động đối

ngoại giữa các quốc gia, được thực hiện trên sự tôn trọng các tập quán của từng quốc gia và những quy định thông lệ quốc tế.;

- Lễ tân nội bộ trong nước: là tổng hợp các hoạt động diễn ra trong quá trình tiếp xúc, traođổi giữa các tổ chức, cá nhân trong nội bộ từng quốc gia;

- Lễ tân trong kinh doanh: là những hoạt động diễn ra trong quá trình tiếp xúc trao đổi giữa các đơn vị kinh doanh trong và ngoài nước.

2. Vai trò của công tác lể tân: - Kết quả nghiên cứu cho thấy đối với một Giám đốc của một công ty thời

gian tiếp khách và bàn bạc công việc với đối tác chiếm khoảng 20% tổng số thời gian làm việc;

- Lễ tân được tổ chức tốt sẽ tiết kiệm thời gian làm việc; - Lễ tân tốt sẽ tạo ra ấn tượng tốt đẹp, gây tình cảm với khách, là cơ sở quan

trọng tạo ra bầu không khí thuận lợi trong quan hệ công tác đặc biệt trong hoạt động kinh doanh.

3. Những nguyên tắc cơ bản của hoạt động lễ tân ở các cơ quan: Việc thực hiện công tác lễ tân trong một đơn vị cần tuân thủ các nguyên tắc cơ

bản sau; - Tuân thủ các quy định, tập quán, thông lệ quốc tế; - Tôn trọng tập quan, tập tục của từng quốc gia;

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 15

- Tôn trọng những tập quán, phong tục của từng địa phương; - Thực hiện nguyên tắc bình đẳng cùng có lợi; - Lịch sự, nghiêm túc trong mọi khâu, tạo thuận lợi cho khách. II. Tổ chức đón tiếp khách tại cơ quan: 1. Trang bị lễ tân Địa điểm đón tiếp khách của cơ quan gọi là khu vực lễ tân là nơi tạo ấn tượng

đầu tiên, thường là rất sâu đậm cho khách. Phòng lễ tân thường được trang bị các vật dụng sau:

- Bàn ghế tiếp khách, để ngồi đợi; - Sổ đăng ký khách đến liên hệ công tác; - Điện thoại; - Tủ đựng đồ uống; - sơ đồ bố trí phòng làm việc, sản xuất của cơ quan, doanh nghiệp; - danh bạ điện thoại nội bộ cơ quan; - Chậu hoa, cây cảnh; Khu vực lễ tân phải được thường xuyên vệ sinh sạch sẽ, ngăn nắp, ngoài ra

nhiều cơ quan còn trang bị đồng phục, phù hiệu cho nhân viên lễ tân... 2. Phân loại khách: - Khách ngoài cơ quan: (khách đến liên hệ công tác, khách hàng, khách tham

quan…); - Khách nội bộ: (cán bộ, CNV trong cơ quan, doanh nghiệp lên gặp thủ

trưởng…); 3. Đón tiếp khách: 3.1. Chào hỏi khách: - Chào khách bằng một từ nhân xưng lịch thiệp như:

ngài, quý ông,quý bà, bằng tên họ kèm theo chức danh, chức vụ… -Tự giới thiệu tên mình và khéo léo hỏi tên khách nếu đến lân đầu chưa biết

tên… - Sử dụng lời chào đón chuẩn mực, ví dụ: xin chào đón quy khách đã đến với

công ty chúng tôi hoặc “ Tôi có thể giúp được gì cho quý (ông), bà ạ”. 3.2. Những việc tiếp theo lời chào hỏi: - Tỏ sự quan tâm đến khách; - Ghi tên khách; Sắp xếp khách làm việc với thủ trưởng, chuẩn bị phòng

đợi…tiếp nước tại phòng đợi. 3.3. Một số nghiệp vụ khác: - Tổ chức các buổi hẹn: ở một số cơ quan, doanh nghiệp thủ trưởng cơ quan

không tiếp khách bên ngoài nếu khách không có hẹn trước. Do vậy, thư ký hoặc cán bộ văn phòng phải phải sắp xếp các buổi hẹn của khách thông qua các hình thức như điện thoại, công văn... trường hợp khách đến trực tiếp tại cơ quan, người thư ký phải tìm hiểu đối tượng khách là ai và phải căn cứ vào lịch làm việc của thủ trưởng, hoặc trực tiếp xin ý kiền của thủ trưởng để sắp xếp cuộc gặp hoặc có thể hủy bỏ, từ chối các cuộc hẹn;

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 16

- Ngắt quãng các cuộc nói chuyện hay kết thúc cuộc nói chuyện, chào tiễn khách…Trong trường hợp thủ trưởng phải dự một cuộc họp hoặc giải quyết một công việc quan trọng, trong khi đó cuộc gặp giữa khách và thủ trưởng chưa có chiều hướng kết thúc được, thì người thư ký phải giúp thủ trưởng kết thúc cuộc nói chuyện bằng các biện pháp tế nhị như để một mảnh giấy nhỏ trước mặt thủ trưởng, để thủ trưởng biết và kết thúc cuộc nói chuyện hoặc bằng các biện pháp tế nhị khác.

III. Tiếp khách qua điện thoại: 1. Sử dụng điện thoại để tiếp khách: 1.1. Trả lời các cuộc gọi đến; - Nhấc ống nghe càng sớm cáng tốt; - Tự xưng danh “ Alô, tôi nghe đây” “Alô, tôi là Kim Anh, thư ký giám đốc

xin nghe”; - Gửi lời chào người gọi đến; - Hỏi xem bạn có giúp gì được cho họ (người gọi) - Nếu đang bận công việc phải dùng câu “ xin lỗi quý ông/bà có thể gọi lại cho

tôi sau… tôi đang dở công việc không thể tiếp chuyện ông lúc này được”; - Trường hợp người gọi điện không cho biết tên và lý do gọi đến, người thư

ký phải khôn khéo xử lý một cách tế nhị, để hỏi cho rõ mà không được làm cho khách phật lòng.

1.2. Chuyển hoặc duy trì các cuộc gọi: thường các cơ quan đều trang bị tổng đài nội bộ, vì vậy, khi khách gọi điện đến người thư ký phải chuyển các cuộc gọi đến thủ trưởng cơ quan hay các bộ phận chuyên môn kịp thời. Trong trường hợp cần thực hiện lời nhắn thì người thư ký phải chuẩn bị giấy bút để ghi chep đầy đủ lời nhắn./

2. Thực hiện các cuộc gọi đi: - Nguyên tắc cho các cuộc gọi điện thoại đi cũng như các cuộc gọi đến là:

(lịch sự, từ ngữ, ngữ điệu thích hợp); - Nhận lời đáp tự xưng danh, gọi tên người cần gặp; - Chuẩn bị nội dung trước khi đàm thoại;Giọng nói phải rõ ràng, có âm điệu,

không nói nhanh hoặc nói to quá; - Phải chú ý lắng nghe và kết thúc cuộc gọi đúng thời điểm; - Khi gọi nhầm máy phải xin lỗi người nghe. IV. Đãi khách: 1. Giải khát trong tiếp khách: - Tiếp nước trà (nước lọc): đây là hình thức giải khát thông thường nhất với cả

khách ngoài cơ quan cũng như khách trong nội bộ cơ quan. - Tiếp nước giải khát: Nước giải khát có nhiều loại, tuỳ theo đối tượng khách,

thời tiết và thời điểm để sử dụng cho thích hợp. - Tiếp rượu: tuỳ theo yêu cầu của thủ trưởng hoặc trong những thời điểm đặc

biệt như ngày lễ, tết... có thể tiết khách bằng rượu. 2. Đặt tiệc: có rất nhiều loại tiệc khác nhau như: Tiệc âu, tiệc á, tiệc đứng, tiệc

ngồi. tuỳ theo từng loại khách, phong tục tập quán của khách và theo yêu cầu của thủ

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 17

trưởng mà đặt tiệc cho phù hợp, nhằm tạo cho khách một ấn tượng tốt đẹp sau buổi tiệc.

3. Đón tiếp khách - Đón tiếp khách một cách lịch sự và hiệu quả đòi hỏi những người làm công

tác lễ tân phải am hiểu và phải có nghệ thuật đón tiếp khách. Khi khách đến dự hội nghị hoặc tiệc chiêu đãi có số lượng lớn cần phải tổ chức đón tiếp và hướng dẫn khách một cách chu đáo.

- Giới thiệu khách với nhau: Chủ nhân phải tạo điều kiện thuận lợi cho khách làm quen với nhau nhằm tạo ra một bầu không khí thân mật, gần gũi trong bữa tiệc, thông qua việc giới thiệu một cách ngắn gọn. Tuy nhiên, phải tuỳ từng hoàn cảnh và đối tượng khách mời để có sự giới thiệu cho phù hợp, ví dụ: Khi có khách nước ngoài tham dự thì việc giới thiệu chức danh của khách sẽ tạo được sự chú ý của khách nước ngoài với người có chức vụ; giới thiệu chức danh làm cho việc chọn khách để nói chuyện của khách một cách thuận lợi.

- Thứ bậc trong giới thiệu: Theo thông lệ thì người ít quan trọng phải được giới thiệu với người quan trong hơn và thông thường theo phép lịch sự nên giới thiệu nam với nữ, ngoại trừ các chính khách và cũng theo phép lịch sự người phụ nữ thông thường chủ động giơ tay cho người đàn ông bắt.

4. Phương pháp bố trí khách ở bàn tiệc: Trong tiếp khách có nhiều loại bàn tiệc như: Bàn hình chữ nhật, bàn bầu dục,

bàn tròn, bàn vuông, bàn chữ T... tuy theo từng bàn và số lượng người tham dự để có cách sắp xếp khác nhau.

- Bàn chữ nhật: Với bàn chữ nhật chủ toạ bàn ăn (chủ nhà) có thể ngồi ở giữa hoặc ngồi ở đầu bàn, khách ngồi hai bên.

+ Chủ toạ ngồi ở giữa bàn theo (kiểu Pháp): Chủ và khách danh dự ngồi đối diện nhau ở giữa bàn. Vị trí của các khách khác (theo ngôi thứ) được bố trí như sau:

- Vị trí thứ 1: Bên phải chủ toạ; - Vị trí thứ 2: Bên trái khách danh dự; - Vị trí thứ 3: Bên trái chủ toạ; - Vị trí thứ 4: Bên trái khách danh dự; - Vị trí thứ 5: Bên phải thứ 2 của chủ; - Vị trí thứ 6: Bên phải thứ 2 của khách danh dự; Nếu còn khách cứ theo nguyên tắc bên phải, bên trái chéo nhau để sắp xếp

khách. + Chủ toạ ngồi ở hai đầu bàn (kiểu Anh): Theo kiểu này chủ toạ và khách

danh dự ngồi ở hai đầu bàn còn khách được xếp hai bên theo sơ đồ kiểu Pháp. - Bàn tròn: Là loại bàn tương đối phổ biến hiện nay, nó khuyến khích xu

hướng giao tiếp thân thiện hơn. Có thể bố trí khách ngồi theo các cách sau: - Cách 1: Khách danh dự và chủ toạ ngồi cạnh nhau; - Cách 2: Khách danh dự và chủ toạ ngồi đối diện nhau; - Bàn vuông: Các cách bố trí khách và chủ ngồi đều có thể được áp dụng

giống như đối với bàn chữ nhật và bàn tròn.

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 18

CHƯƠNG V THÔNG TIN TRONG NGHIỆP VỤ THƯ KÝ

I- Khái niệm, vai trò và phân loại thông tin: 1- Khái niệm thông tin:

- Khái niệm chung: Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận.

- Trong quản lý: Thông tin là sự phản ảnh nội dung và hình thức vận động, liên lạc giữa các đối tượng, các yếu tố của hệ thống đó và giữa hệ thống đó với môi trường:

- Trong cơ quan đơn vị, thông tin được xem là mạch máu của tổ chức. - Việc trao đổi thông tin là hoạt động cơ bản của nhà quản lý (quản trị). - Để thực hiện tốt chức năng tham mưu tổng hợp, thư ký phải có thông tin.

2- Vai trò của thông tin: - Thông tin là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của tổ chức nhằm đạt

mục tiêu chung. - Thông tin là cơ sở để ra quyết định của nhà quản trị (quản lý).

Thông tin là phương tiện gắn hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị với môi trường bên ngoài.

- Thông tin là phương tiện đặc trưng của hoạt động quản trị vì trong quá trình quản trị là tổng hợp các hoạt động như: Tiếp nhận, xử lý, truyền đạt, lưu trữ thông tin là tiền đề, là cơ sở, công cụ của hoạt động quản trị.

- V. I. Lê nim đã khẳng định “ Không có thông tin thì không có thắng lợi trong bất kỳ lĩnh vực nào, cả khoa học, kỹ thuật và sản xuất”. 3- Phân loại thông tin: a) Căn cứ vào cấp quản lý:

- Thông tin từ trên xuống (xuống dưới) từ cấp cao hơn xuống cấp thấp hơn. Ví dụ: Chỉ thị, các bài phát biểu trong các cuộc họp, các văn bản của cấp trên xuống… loại thông tin này thường hay bị bóp méo do nó được truyền đạt qua nhiều cấp, vì vậy cần phỉ có thông tin phản hồi để kiểm tra.

- Thông tin lên trên: là thông tin từ cấp dưới lên cấp trên theo hệ thống phân cấp quản lý tổ chức; ví dụ: các báo cáo, kháng nghị, khiếu nại, thỉnh cầu, thăm dò ý kiến… loại thông tin này thường bị cản trở bởi các nhà quản trị cấp trung gian.

- Thông tin chéo: Bao gồm thông tin ngang đồng cấp, thông tin chéo với những người ở các cấp khác nhau. b) Căn cứ vào lĩnh vực hoạt động:

- Thông tin về chính trị; - Thông tin Kinh tế; - Thông tin văn hóa-xã hội; - Thông tin khoa học-kỹ thuật; - Thông tin về tự nhiên môi trường;

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 19

- Thông tin về an ninh quốc phòng; c) phân loại theo tính chất, đặc điểm sử dụng:

- Thông tin tra cứu; đó là các quy phạm pháp luật, các phát minh, các kinh nghiệm…

- Thông tin thông báo: ví dụ như: tình hình giá cả thị trường, quan hệ cung cầu, thời tiết khí hậu… d) Căn cứ vào tính chất pháp lý:

- Các thông tin chính thức: thông tin chính thức từ trên xuống; Thông tin chính thức từ dưới lên; các thông tin chính thức theo chiều ngang.

- Thông tin không chính thức: ví dụ như: Dư luận xã hội về các lĩnh vực… e) Căn cứ vào hình thức truyền tin:

- Thông tin bằng văn bản; - Thông tin sử dụng bằng lời; ví như thông tin trong cuộc họp, điện thoại,

Fax… - Thông tin không lời: cử chỉ hành động…

g) Phân loại theo thời gian: - Thông tin quá khứ; - Thông tin hiện tại; - Thông tin dự báo (tương lai);

II- Tổ chức công tác thông tin trong nghiệp vụ thư ký 1- Những yêu cầu khi tổ chức công tác thông tin trong nghiệp vụ thư ký:

a) Sự phù hợp của thông tin phục vụ cho yêu cầu quản trị của tổ chức; b) Bảo đảm tính chính xác; c) Tính đầy đủ; d) Đảm bảo tính kịp thời: e) Tính hệ thống và tính tổng hợp; g) Tính đơn giản, dễ hiểu: h) Đảm bảo yêu cầu bí mật: i) Bảo đảm tính hiệu quả;

2- Quy trình tổ chức công tác thông tin trong nghiệp vụ thư ký: Bước 1: Xác định nhu cầu thông tin trong cơ quan đơn vị; Bước 2: Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin; Bước 3: Thu thập thông tin; Bước 4: Phân tích và xử lý thông tin; Bước 5: Cung cấp phổ biến thông tin; Bước 6: Lưu trữ, bảo quản thông tin.

Chương VI: THƯ KÝ VÀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN

I. Những khái niệm về văn bản. 1. Khái niệm văn bản. Hoạt động giao tiếp của con người bằng ngôn ngữ luôn được thực hiện trong

quá trình phát và nhận các ngôn bản. Ngôn bản là sản phẩm ngôn ngữ của hoạt động

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 20

giao tiếp, ngôn bản tồn tại ở dạng âm thanh (là các lời nói) hoặc được ghi lại dưới dạng chữ viết. Ngôn bản được ghi lại dưới dạng chữ viết chính là văn bản.

Văn bản hiểu theo nghĩa rộng: Thuật ngữ “văn bản” được hiểu là một vật mang tin, được ghi bằng ký hiệu hay bằng ngôn ngữ, được ghi và truyền đạt thông tin trong hoạt động giao tiếp, ứng xử hàng ngày của con người trong xã hội.

Văn bản hiểu theo nghĩa hẹp: Là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức kinh tế nhằm phục vụ cho các hoạt động quản lý, điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền như: Nghị quyết, nghị định, quyết định, chỉ thị, thông tư, các loại văn bản khác…

Văn bản là phương tiện dùng để ghi và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ chữ viết hoặc bằng một loại ký hiệu khác.

2. Khái niệm văn bản quy phạm pháp luật: Văn bản đưa ra các quy phạm pháp luật để điều chỉnh các môi quan hệ xã hội.

Đó là hệ thống văn bản được soạn thảo và ban hành theo một quy định chặt chẽ về thẩm quyền, hình thức, nội dung, trình tự, thủ tục ban hành. Theo quy định của Luật ban hành văn bản hiện hành:

Văn bản quy phạm pháp luật là loại văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được nhà nước đảm bảo thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội .

3. Khái niệm văn bản hành chính. Khái niệm hành chính được hình thành trong hoạt động quản lý của nhà nước,

và thực chất là hoạt động quản lý hành chính nhà nước trong hệ thống các cơ quan hành pháp của nhà nước. Tuy nhiên ở đây chúng ta xem xét khái niệm này trong các lĩnh vực tổ chức điều hành, lãnh đạo, kiểm tra các hoạt động của nội bộ các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nói chung.

Văn bản hành chính được sử dụng làm công cụ quản lý và chỉ đạo điều hành của các nhà quản trị nhằm thực hiện các nhiệm vụ: giao tiếp, truyền đạt mệnh lệnh, trao đổi thông tin dưới dạng ngôn ngữ viết, theo phong cách hành chính – công vụ, những văn bản này không chứa đựng những quy phạm pháp luật. Đó có thể là những văn bản áp dụng pháp luậ,t đưa ra các quyết hành chính, tư pháp cá biệt, những văn bản hành chính thông thường v.v… Những văn bản đó sẽ được gọi chung là văn bản hành chính thông thường.

4. Một số khái niệm có liên quan đến văn bản: 4.1. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong

quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan tổ chức; 4.2. “Bản gốc văn bản” là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền

duyệt; 4.3. “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản

được cơ quan tổ chức ban hành, bản chính có thể được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau;

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 21

4.4. “Bản sao y bản chính” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính;

4.5. “Bản trích sao” là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính;

4.6. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định;

4.7. “Hồ sơ” là lập một văn bản, tài liệu co liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một(hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền;

4.8. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

II – Chức năng của văn bản Tuỳ thuộc vào quá trình hình thành và sử dụng văn bản trong hoạt động của

đời sống xã hội mà văn bản có thể có những chức năng chung và những chức năng cụ thể khác nhau. Tuy vậy, văn bản có những chức năng cơ bản sau:

1. Chức năng thông tin: Thông tin là chức năng chính của tất cả các văn bản. Giá trị của văn bản quản

lý lệ thuộc vào giá trị thông tin mà chúng chứa đựng; như vậy thông tin nhiều, hay ít không đồng nhất với văn bản dài, hay ngắn.

Phân loại theo thời gian, nội dung thông báo, thông tin gồm các loại thông tin sau:

- Thông tin quá khứ: là những thông tin liên quan đến những sự việc đã được giải quyết trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp trong quá trình hoạt động trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội.

- Thông tin hiện hành: là những thông tin phản ánh các chủ trương chính sách, quy định mối quan hệ quản lý, quan hệ xã hội, các sự việc, các hiện tượng đang sảy ra hàng ngày.

- Thông tin dự báo: Đây là những thông tin mang tính kế hoạch tương lai, các dự báo chiến lược trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

2. Chức năng quản lý: Chức năng quản lý của văn bản, giúp nhà quản trị trong việc thiết lập nên bộ

máy tổ chức, xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm mối quan hệ làm việc giữa các bộ phận, các cá nhân trong cơ quan tổ chức, điều kiện hoạt động của chúng. Đó là các văn bản như nghị định, nghị quyết, quyết định về việc thành lập các cơ quan cấp dưới, bàn hành điều lệ, quy chế tổ chức của các cơ quan, tổ chức.

Chức năng quản lý của văn bản còn được thể hiện ở việc văn bản đưa ra các định mức, các chuẩn mực… làm cơ sở, tiêu chuẩn để nhà quản lý thực hiện chức

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 22

năng kiểm tra, kiểm soát tàon bộ hoạt động của cơ quan, tổ chức cấp dưới và của công dân.

3. Chức năng pháp lý: Văn bản chứa dựng các quy phạm pháp luật. Vì vậy, văn bản có tác dụng rất

quan trọng trong việc xác lập hoặc làm xuất hiện các mối quan hệ giữa các cơ quan, tổ chức với nhau, tạo nên mối quan hệ ràng buộc trách nhiệm trách nhiệm giữa các chủ thể ban hành và đối tượng tiếp nhận văn bản.

Văn bản là sản phẩm áp dụng pháp luật, như vậy, xét trên phương diện pháp lý, văn bản là chứng cứ, là chuẩn mực, làm cơ sở pháp lý cho các hoạt động quản lý hoặc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của các cơ quan, tổ chức, cá nhân một cách có hiệu quả ( giấy giới thiệu, giấy đi đường, chứng từ, hóa đơn…).

4. Chức năng văn hóa – Xã hội: Văn bản ghi lại, truyền bá cho mọi người và cho các thế hệ mai sau những giá

trị tinh thần, những truyền thống quý báu của dân tộc về nếp sống của từng thời kỳ lịch sử.

Văn bản là nguồn tư liệu lịch sử quý giá giúp chúng ta nhận thức một cách đầy đủ bức tranh và trình độ phát triển của các thời kỳ lịch sử của mỗi quốc gia, dân tộc.

Văn bản thể hiện thước đo trình độ sản xuất, trình độ tổ chức, quản lý của mỗi giai đoạn phát triển của lịch sử.

5. Chức năng thống kê: Văn bản giúp cho các nhà quản trị phân tích các diễn biến trong hoạt động của

cơ quan, các nhân tố ảnh hưởng và tác động vào hoạt động quản lý. Số liệu thống kê phục vụ cho hoạt động chỉ đạo, điều hành của nhà quản lý một cách có hiệu quả.

III. Phân loại văn bản 1. Các tiêu chí để phân loại văn bản - Phân loại theo tác giả: Văn bản được phân loại theo cơ quan soạn thảo và

ban hành như: Văn bản của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Hội đông nhân dân, Ủy ban nhân dân, v.v…

- Phân loại theo tên loại như: Nghị quyết, nghị định, quyết định, thông tư, thông cáo, thông báo, v.v…

- Phân loại theo nội dung như: văn bản về lĩnh vực kinh tế, văn bản lĩnh vực giáo dục – đào tạo, Y tế, v,v…

- Phân loại theo mục dích biên soạn như: văn bản trong quản lý tổ chức bộ máy, quản lý cán bộ, kiểm tra, kiểm soát…

- Phân loại theo hiệu lực pháp lý, theo tính chất của văn bản, chủ thể ban hành văn bản, chức năng của văn bản, hoặc dựa vào các thuộc tính pháp lý và hình thức của văn bản.

2. Phân loại văn bản

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 23

- Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Các hình thức văn bản, được hình thành trong hoạh động của các cơ quan tổ chức bao gồm:

- Văn bản quy phạm pháp luật; - Văn bản hành chính thông thường (văn bản áp dụng pháp luật); - Văn bản chuyên ngành, chuyên môn kỹ thuật; - Văn bản của tổ chức chính trị; Tổ chức chính trị - xã hội. 2.1. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật gồm các loại sau đây: 1. Luật(Lt): 2. Pháp lệnh(PL): 3. Lệnh(L): 4. Nghị quyết(NQ): 5. Nghị quyết liên tịch(NQLT): 6. Nghị định(NĐ): 7. Quyết định(QĐ): 8. Chỉ thị(CT): CT 9. Thông tư (TT): 10. Thông tư liên tịch (TTLT): 2.2. Hệ thống văn bản hành chính. Hệ thống văn bản quản lý hành chính bao gồm: - Các loại văn bản cá biệt; - Các loại văn bản hành chính thông thường có tên loại; - Các loại văn bản hành chính thông thường khộng có tên loại. a) Các loại văn bản cá biệt gồm có: 1. Quyết định cá biệt (QĐ): 2 - Chỉ thị cá biệt (CT): b) Các loại văn bản hành chính thông thường có tên loại gồm có: 1. Thông cáo(TC): 2. Thông báo(TB): 3. Chương trình: (CTr) 4. Kế hoạch: (KH) 5. Phương án: (PA) 6. Đề án: (ĐA) 7. Báo cáo(BC): 8. Biên bản (BB): 9. Tờ trình (TTr): 10. Đề nghị (ĐN); 11. Công điện (CĐ): 12. Giấy chứng nhận(CN): 13. Giấy ủy nhiệm (UN): 14. Giấy mời (GM): 15 - Giấy giới thiệu (GT):

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 24

16. Giấy nghỉ phép (NP): 17. Giấy đi đường (ĐĐ) hoặc Giấy công lệnh: 18. Giấy biên nhận hồ sơ (BN): 19. Phiếu gửi (PG): 20. Phiếu chuyển (PC): c) Văn bản hành chính thông thường không có tên loại: - Công văn (hành chính): IV. Kỹ thuật soạn thảo và trình bày văn bản 1. Khái niệm thể thức văn bản: Hiện nay công tác văn thư và thể thức văn bản thực hiện thống nhất theo quy

định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005.

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định. Thể thức của văn bản là những yếu tố hình thức, cơ cấu nội dung đã được thể chế hoá.

2. Một số quy định về kỹ thuật, cách thức trình bày văn bản. Quy định áp dụng đối với việc soạn thảo trên máy tính, sử dụng chương trình

soạn thảo văn bản như Microsoft Word for Windows, in ra giấy; hoặc các văn bản được soạn thảo trên các phương tiện, phương pháp khác; hoặc đối với văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn.

a) Khổ giấy. Theo quy định hiện hành, văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính

được trình bày trên khổ giấy A4 có quy cách (210mm x 297mm). Các loại văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển có thể được trình bày trên khổ giấy A 5 quy cách (148mm x 210mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn.

b) Kiểu trình bày. Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được trình bày chiều dài

trang giấy khổ A4. Trong trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng, thì trang bảng, biểu có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy.

c) Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4). + Trang mặt trước được trình bày như sau:

- Lề trên (Top): cách mép giấy trên từ 20-25mm; - Lề dưới (Bottom): cách mep dưới 20-25mm; - Lề trái (Left): cách mép trái từ 30-35mm; - Lề phải (Right): cách mep phải từ 15-20mm.

+ Trang mặt sau được trình bày như sau: - Lề trên (Top): cách mép giấy trên từ 20-25mm; - Lề dưới (Bottom): cách mép dưới 20-25mm; - Lề trái (Left): cách mép trái từ 15-20mm;

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 25

- Lề phải (Right): cách mép phải từ 30-35mm. d) Đánh số trang văn bản. Nếu văn bản chỉ có một trang thì không cần đánh số. Văn bản có từ hai trang

trở lên thì phải đánh số: Kiểu số theo quy định sử dụng chữ số Ả rập (1,2,3…). Vị trí đánh số trang có thể là chính giữa phía trên hoặc cuối trang, hoặc ở góc phải của văn bản.

e) Sử dung Font chữ trong văn bản và bản sao văn bản. Font chữ sử dụng để trình bày văn bản là các loại font chữ tiếng Việt, kiểu

chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc, phải sử dụng font chữ của bộ mã ký tự chữ Việt (font chữ tiếng Việt Unicode) theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909-2001.

3. Các thành phần của thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính:

Thể thức văn bản văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:

- Quốc hiệu; - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; - Số ký hiệu của văn bản; - Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; - Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; - Nội dung văn bản; - Chức vụ, chữ ký, họ tên của người có thẩm quyền; - Dấu của cơ quan, tổ chức; - Nơi nhận; - Dấu chỉ mức độ khẩn; - Dấu chỉ mức độ mật; Đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếu chuyển, ngoài

các thành phần được quy định trên có thể bổ sung: địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; số điện thoại, số Fax và một số chú dẫn khác…

3.1. Kỹ thuật trình bày các thành phần của thể thức văn bản: 1. Quốc hiệu. Quốc hiệu có giá trị xác nhận tính pháp lý của văn bản và thể

hiện quan hệ chính thức của pháp nhân. Kỹ thuật trình bày, thông thường được trình bày trên đầu hơi chếch vể bên

phải, trong sơ đồ bố trí xcác thành phần thề thức văn bản được trình bày tại (ô số 1). Trên văn bản Quốc hiệu gồm 02 dòng chữ được trình bày như sau:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

- Dòng trên: chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm.

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 26

- Dòng dưới: chữ in thừng, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; viết hoa chữ Đ, T, H; giữa các cụm từ có dấu ngay nối, phía dưới có đường gạch ngang liền nét, có độ dài vừa bằng dòng chữ.

2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Quy định chung: Tên cơ quan, tổ chức cho biết văn bản do cơ quan, tổ chức

nào ban hành và mối quan hệ giữa các cơ quan, tổ chức trong hệ thống bộ máy nhà nước; thể hiện tính hợp pháp và thẩm quyền của cơ quan tổ chức trong hoạt động giao tiếp hành chính.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm: tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có) căn cứ quy định của pháp luật hoặc căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức căn cứ văn bản thành lập, quy định cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, phê chuẩn, cấp phep hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan tổ chức có thẩm quyền. Tên của cơ quan tổ chức chủ quản cấp trên trức tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND).

Tên cơ quan viết ngang hàng với quốc hiệu, tại góc trái của văn bản (ô số 2). Tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13; kiểu chữ đứng. Tên cơ quan tổ chức banhành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền có độ dài bằng 1/3 đến ½ độ dài của dòng chữ và đặt cân đối với chữ; ví dụ:

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI BỘ NỘI VỤ TẬP ĐOÀN DỆT - MAY UỶ BAN NHÂN DÂN

VIỆT NAM TỈNH ĐỒNG NAI Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản ( trường hợp có cơ quan chủ quản cấp

trên) TCT LƯƠNG THỰC MIỀN NAM

CÔNG TY TNHH XNK KIÊN GIANG BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI UBND TP. HỒ CHÍ MINH CỤC HÀNG HẢI VIỆT NAM SỞ XÂY DỰNG 3. Số, ký hiệu của văn bản. 3.1. Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật. Số và ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, Ủy ban Thường

vụ Quốc hội và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác ở Trung ương được thực

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 27

hiện theo quy định tại Điều 3 của Nghị định số 101/CP ngày 23/9/1997 của Chính phủ hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và được hướng dẫn tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 quy định;

- Số của văn bản QPPL bao gồm: số thứ tự đăng ký được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm và năm ban hành văn bản đó, số ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ ngày đầu năm và kết thúc ngày 31/12 hàng năm.

- Ký hiệu của văn bản gồm chữ viết tắt tên loại văn bản (có phụ lục kèm theo của thhông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP) và chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh nhà nước ( Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản.

- Số, ký hiệu văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND ban hành thực hiện theo điều 7 của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND (Luật số: 31/2004/QH11 ngày 03/12/2004).

- Số và kí hiệu văn bản quy phạm pháp luật được trình bày tại (ô số 3) thể hiện như sau:

Số: ……../Năm ban hành văn bản/Tên viết tắt loại văn bản – Tên viết tắt CQ, TC, người có thẩm quyền ban hành văn bản. Ví dụ: Nghị định số 13 của Chính phủ, ban hành năm 2008 về cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương được trình bày như sau: Số: 13/2008/NĐ-CP.

3.2. Số, ký hiệu của văn bản hành chính. Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức

ban hành trong một năm. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập (1,2,3), bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào 31/12 hàng năm. Ký hiệu của văn bản hành chính bao gồm:

- Ký hiệu của văn bản cá biệt: Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt) bao gồm: chữ viết tắt tên loại theo bản chữ cái viết tắt tên loại văn bản (QĐ hoặc CT) và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.

Số:……./Tên viết tắt loại văn bản – Tên viết tắt CQ, TC, NCTQ ban hành văn bản. Ví dụ: Quyết định số 252 của Giám đốc Sở Nội vụ TP. Hồ Chí Minh về việc nâng bậc lương cho ông Nguyễn Văn A, được trình bày như sau: Số: 252/QĐ – SNV.

- Ký hiệu của các văn bản hành chính thông thường có tên loại bao gồm: chữ viết tắt tên loại theo bản chữ cái viết tắt tên loại văn bản (phụ lục kem theo) và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.

Số:……./Tên viết tắt loại văn bản – Tên viết tắt CQ, TC, người có thẩm quyền ban hành văn bản.

Ví dụ: Báo cáo số: 52 của Sở Tài chinh TP. Hồ Chí Minh về việc thực hiện kế hoạch công tác 6 tháng đầu năm 2008. Được trình bày như sau: Số: 52/BC – STC.

- Ký hiệu của văn bản hành chính thông thường không có tên loại (công văn) bao gồm: chữ viết tắt của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt đơn vị (bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 28

nếu có. Số:…/Tên viết tắt CQ, TC, Người có thẩm quyền ban hành văn bản – Tên viết tắt của đơn vị (bộ phận) được phân công soạn thảo văn bản.

Ví dụ: Công văn só 15 của UBND TP. Hồ Chí Minh do chuyên viên khối văn xã văn phòng UBND soạn thảo (lĩnh vực văn hoá-xã hội) thì số và ký hiệu được trình bày là: Số: 15/UBND-VX, hoặc công văn số: 25 của Sở Nội vụ do chuyên viên văn phòng sở soạn thảo thì ký hiệu là: Số: 25/SNV-VP.

4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Theo hướng tại Thông tư Liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06

tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ. Quy định về cách ghi địa danh:

4.1. Địa danh ghi trên văn bản: là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; huyện, quỵân, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người hoặc bằng chữ số thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó;

a) Đối với các cơ quan, tổ chức Trung ương, địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan này là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc tên của thành phố thuộc tỉnh (nếu có) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở.

- Các Bộ, cơ quan thuộc Bộ… có trụ sở chính tại thành phố Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh thì địa danh ghi là: Hà Nội, ngày...tháng…năm…;TP.Hồ Chí Minh, ngày.. tháng…năm…. Ví dụ: Cơ quan Đại diện của Bộ Nội vụ đóng tại TP.Hồ Chí Minh, thì ghi là: TP. Hồ Chí Minh, ngày…tháng…năm….

- Văn bản của các cơ quan, tổ chức của trung ương (ví dụ Công ty TNHH XNK Kiên Giang) trụ sở đóng tại TP. Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang, ghi là: Rạch Giá, ngày …tháng …năm…; nếu cơ quan đóng tại thành phố Mỹ Tho tỉnh Tiền Giang, ghi là: Mỹ Tho, ngày…tháng…năm …; Cơ quan, tổ chức (ví dụ Xí nghiệp chế biến Lương thực thuộc Công ty TNHH XNK Kiên Giang) trụ sở đóng tại huyện Hòn Đất tỉnh Kiên Giang ghi địa danh là Kiên Giang, ngày…tháng…năm ….

b). Đối với các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh: - Đối với các thành phố trực thuộc trung ương: là tên của thành phố trực thuộc

trung ương, ví dụ: Văn bản của UBND Tp Hà Nội và của các sở, ban ngành thuộc thành phố ghi là: Hà Nội, ngày…tháng…năm… ;văn bản của UBND thành phố Hồ Chí Minh và của các sở ban ngành trực thuộc ghi là: TP. Hồ Chí Minh, ngày… tháng…năm….

- Đối với các tỉnh: là tên của thị xã, thành phố thuộc tỉnh hoặc của huyện nơi cơ quan tổ chức đóng trụ sở, ví dụ: Văn bản của UBND và của các sở ban ngành trực thuộc tỉnh Bình Dương ghi là: Thủ Dầu Một, ngày…tháng…năm…; Văn bản của HĐND và UBND tỉnh Đồng Tháp có trụ sở tại TP. Cao Lãnh (tỉnh Đồng Tháp) ghi là Cao Lãnh, ngày… tháng năm…Văn Bản của UBND tỉnh Bình Phước có trụ sở tại thị xã Đồng Xoài tỉnh Bình Phước ghi là Đồng Xoài, ngày .. năm …hoặc văn bản của Ban quản lý khu kinh tế mở Mộc Bài (thuộc tỉnh Tây Ninh) có trụ sở tại huyện Mộc Bài, tỉnh Tây Ninh, thì văn bản ghi là: Mộc Bài, ngày…tháng…năm….

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 29

- Đối với các cơ quan tổ chức cấp huyện: địa danh ghi trên văn bản của cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ: Văn bản của UBND quận I (thành phố Hồ Chí Minh) và các phòng ban trực thuộc quận ghi là: Quận I, ngày…tháng…năm…; Văn bản của quận Gò Vấp (thành phố Hồ Chí Minh) ghi là: Gò Vấp, ngày…tháng…năm…; Văn bản của huyện HĐND và UBND, Văn bản các phòng thuộc huyện Ninh Phước, (tỉnh Ninh Thuận), ghi là: Ninh Phước, ngày…tháng…năm…. Văn bản của UBND thị xã và các phòng thuộc thị xã Bạc Liêu (tỉnh Bạc Liêu) ghi là: Bạc Liêu, ngày… tháng…năm…Văn bản của HĐND, UBND và của các phòng của thành phố Rạch Giá (tỉnh Kiên Giang) ghi là: Rạch Giá, ngày… tháng…năm…

- Đối với cấp xã, phường, thị trấn: Địa danh ghi trên văn bản của HĐND, UBND và của các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ: Văn bản của UBND xã Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ An) ghi là: Kim Liên, ngày…tháng…năm…; Văn bản của HĐND, UBND phường Bến Nghé (quận I, thành phố Hồ Chí Minh) ghi là: Phường Bến Nghé, ngày…tháng…năm…; Văn bản của UBND phường 7 (quận 5, thành phố Hồ Chí Minh) ghi là: Phường 7, ngày…tháng… năm…Văn bản của UBND thị trấn Củ Chi (huyện Củ Chi, thành phố Hồ Chí Minh): Củ Chi, ngày…tháng…năm….

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ quốc phòng.

4.2. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản. - Theo Quy định hiện hành về cách ghi ngày, tháng năm ban hành văn bản cụ

thể như sau: - Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, Uỷ

ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng nhân dân các cấp ban hành là ngày, tháng, năm văn bản được thông qua.

- Ngày tháng năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật khác và văn bản hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được lý ban hành.

- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ, không viết tắt; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở phía trước.

- Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày tại (ô số 4) trong sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn bản, bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ 13 đến 14; sau địa danh có dấu phẩy.

5. Tên loại và trích yếu văn bản. - Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. a)- Các văn bản quy phạm pháp luật và các loại văn bản hành chính thông

thường có tên loại khi ban hành đều phải ghi tên loại (trừ công văn). - Tên loại như:(Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Tờ trình, Kế hoạch và các

loại văn bản khác), được viết chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm; đặt canh giữa (cân đối giữa dòng), được trình bày tại (ô số 5a), cỡ chữ 14 đến 15; trích yếu nội dung văn

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 30

bản được đặt canh giữa ngay dưới tên loại văn bản bằng chữ in thường, cỡ chữ 14 kiểu chữ đứng, đậm bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến ½ độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

b)- Trích yếu nội dung văn bản là một cụm từ hoặc một câu, ghi tóm tắt chính xác nội dung chủ yếu của văn bản. Trích yếu thể hiện tổng quát nội dung của văn bản, giúp cho xác định nhanh chóng nội dung của văn bản, thuận tiện cho việc vào sổ, theo dõi, tra cứu, tìm kiếm khi cần sử dụng.

- Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại (ô số 5b) ghi sau chữ viết tắt “V/v” (về việc) bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đặt ngay dưới số, ký hiệu của công văn.

6. Nội dung văn bản. Đây là phần chủ yếu của bất kỳ một loại văn bản nào. Tuỳ theo vấn đề, mục

đích, hình thức văn bản khác nhau mà lựa chọn cách kết cấu nội dung, văn phong cho phù hợp. Nội dung văn bản được trình bày và phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Nội dung phải phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng; - Phù hợp với chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của

pháp luật; - Các quy phạm pháp luật, các quy định phải được trình bày ngắn gọn, chính

xác, rõ ràng; - Sử dung ngôn ngữ viết, các diễn đạt phải đơn giản, dễ hiểu; - Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt. Bố cục, các hình thức trình bày phần nội dung văn bản. Các loại văn bản pháp quy như: - Nghị quyết: theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm; - Nghị định: theochương, mục, điều, khoản, điểm; các quy chế, điều lệ ban

hành kèm theo Nghị định: trình bày theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Quyết định: theo điều, khoản, điểm; các quy chế ban hành kèm theo Quyết

định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị: theo khoản, điểm; - Thông tư: theo mục, khoản, điểm. Văn bản hành chính có bố cục như sau: - Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế, (quy định) ban

hành kèm theo Quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm; - Các hình thức văn bản khác: theo phần, mục, khoản, điểm. - Phần nội dung (văn bản) được trình bày tại (ô số 6 ), bằng chữ in thường, cỡ

chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single linspacing) hoặc từ 15pt (exactly linespacing) trở lên.

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 31

Đối với những văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng d6ú phẩy.

Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần,, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:

- Phần, chương: từ “phần”, “chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của phần, chương được đặt ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Mục: từ “mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ Ả-rập. Tiêu đề của mục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng đậm;

- Điều: từ “ điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của Điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm;

- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi điều dùng chữ số Ả- rập, tiếp theo là dấu chấm, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;

- Điểm: thứ tự trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.

Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ thì trình bày như sau:

- Phần (nếu có): từ “phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được đặt ngay dưới, canh giũa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Mục: số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm; tiêu đề của mục được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Khoản: số thứ tự của các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau đó có dấu chấm; số thứ tự và tiêu đề của khoản (nếu có) được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;

- Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thú tự abc, sau đó có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.

7 . Chức vụ, chữ ký và họ tên người có thẩm quyền. 7.1. Một số quy định về việc lý văn bản: - Việc ký văn bản ở những cơ quan làm việc theo chế độ thủ trưởng, người

đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của cơ quan tổ chức. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức ký các văn bản có nội dung quan trọng như việc quy định các chế độ, chính sách, chương trình hành động, kế hoạch công tác, những vấn

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 32

đề có liên quan đến tổ chức nhân sự hoặc các văn bản để báo cáo, xin ý kiên cấp trên về những nôi dung công tác quan trọng khác.

- Thủ trưởng cơ quan có thể uỷ quyền cho cấp phó của mình ký một số văn bản thuộc phạm vi nhiệm vụ được phân công. Việc uỷ quyền phải lập thành văn bản và quy định thời hạn uỷ quyền người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.

- Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm cá nhân về nội dung văn bản mà mình đã ký. Văn bản do người không có thẩm quyền ký, thì không có giá trị pháp lý.

- Không dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai để ký văn bản. 7.2. Quy định về hình thức ký văn bản: - Hình thức ký văn bản thể hiện thẩm quyền của người ký. Trong hoạt động

soạn thảo và ban hành văn bản có nhiều hình thức ký văn bản: - Ký trực tiếp: Là Thủ trưởng hoặc người đại diện hợp pháp theo pháp luật

của cơ quan tổ chức trực tiếp ký văn bản. Ví dụ: Bộ trưởng các Bộ là ngươì ký các văn bản của các Bộ, Chủ tịch Hội đồng nhân dân các cấp là người ký các Nghị quyết của Hội đồng nhân dân, Thủ tưởng cơ quan hoặc Giám đốc các sở là người ký các văn bản của cơ quan đó ban hành…

- KT. (Ký thay ): Là hình thức ký do người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao nhiệm vu cho cấp phó của mình ký thay các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

- TM. (Ký thay mặt ): Là hình thức áp dụng cho cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, những nội dung công việc quan trong của cơ quan, tổ chức phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác, được thay mặt tập thể ký các văn bản theo sự uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

- TUQ. (Thừa uỷ quyền): Là hình thức ký được áp dụng trong trường hợp đặc biệt, thủ trưởng cơ quan tổ chức có thể uỷ quyền cho cán bộ phụ trách dưới thủ trưởng một cấp ký những văn bản mà theo quy định của pháp luật thủ trưởng phải ký. Việc giao ký hừa uỷ quyền phải được uỷ quyền bằng văn bản và có giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được thừa uỷ quyền không được uỷ quyền cho người khác.

- TL. (Thừa lệnh): Là hình thức ký được áp dụng, trong trường hợp người đứng đầu cơ quan tổ chức, có thể giao cho Chánh văn phòng, Trưỡng phòng hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị trực thuộc trong cơ quan ký một số loại văn bản có tính chất giao dịch hành chính thông thường. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy trình luân chuyển văn bản của các cơ quan, tổ chức.

7.3. Quy định cách ghi quyền hạn người ký:

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 33

- Ký thay mặt thì phải chữ viết tắt “TM” vào trước tên của tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức;

- Ký thay phải ghi chữ “KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt “TL” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Ký thừa uỷ quyền phải ghi chữ viết tắt “TUQ” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

7.4. Quy định về cách ghi chức vụ, họ tên của người ký văn bản: - Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký

văn bản trong cơ quan, tổ chức; kgi ghi trong văn bản chỉ ghi chức danh như Bộ trưởng, Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốcv.v… không phải ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; văn bản ký thừa lệnh, thừa uỷ quyền do các cơ quan tổ chức quy định cụ thể.

- Ghi đầy đủ họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Đối với các văn bản quy phạm pháp luật vả văn bản hành chính, trước họ tên của người ký không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu vinh dự nhà nước khác, trừ các văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, văn hoá, trong những trường hợp cần thiết có thể ghi thêm học hàm, học vị.

- Thẩm quyền (quyền hạn), chức vụ của người ký được trình bày tại (ô số 7a); các chữ viết tắt “TM”, “KT”, “TL”, “TUQ” hoặc “Q” (quyền), quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại (ô số 7c);

- Họ tên của người ký văn bản và học hàm, học vị ( nếu có)được trình bày ở (ô số 7b), bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng , đậm. Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.

8 . Dấu của cơ quan, tổ chức. - Con dấu thể hiện tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức và thể hiện tính

hợp pháp của văn bản. - Con dấu của cơ quan phải được giao cho nhân viên văn thư bảo quản và

đóng dấu tại cơ quan. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện các quy định sau: - Không giao dấu cho người không có trách nhiệm khi chưa được sự đồng ý

của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;

- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; không được đóng dấu không chỉ ( Văn bản không có nội dung, hoặc văn bản chưa có chữ ký của người có thẩm quyền);

- Dấu đóng lên chữ ký phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái; - Văn bản có nhiều trang phải đóng dấu giáp lai;

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 34

- Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

9 . Nơi nhận văn bản. 9.1. Nơi nhân xác định những cơ quan, tổ chức đơn vị và cá nhân với

mục đích và trách nhiệm cụ thể như: Để báo cáo, để kiểm tra, giám sát, để xem xét, giải quyết; để thi hành; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.

- Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác liên quan với cơ quan, đơn vị, cá nhân khác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, người ký văn bản quyết định nơi gửi.

- Đối với văn bản chỉ gửi cho một đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung.

- Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “ Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản.

- Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan tổ chức, đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết, hoặc thực hiện công việc; phần thứ hai bao gồm từ “ Nơi nhận”, phía dưới là từ “như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận công văn.

9.2. Nơi nhận văn bản được trình bày tại (ô số 9a và 9b) - Phần nơi nhận tại (ô số 9a) chỉ áp dụng đối với công văn hành chính: - Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản trình bày

bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; - Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm, nếu công văn gửi cho một cơ quan, một

cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho từ hai cơ quan hoặc cá nhân trở lên thì tên mỗi cơ quan tổ chức, cá nhân, được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm.

- Phần nơi nhận tại (ô số 9b) áp dụng chung cho cả công văn hành chính và các loại văn bản khác, được trình bày như sau:

- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng, sau đó có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;

- Phần liệt kê cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng, tên mỗi cơ quan, tổ chức được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang cuối dòng có dấu chấm phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có hai dấu chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (văn thư của cơ quan, tổ chức), chữ viết tắt bộ phận soạn thảo, số lượng bản lưu…được đặt trong ngoặc đơn, cuối cùng là dấu chấm.

10 . Dấu chỉ mưc độ “Mật”, độ “khẩn”. 10.1. Dấu chỉ mức độ khẩn:

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 35

- Dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b. Việc xác định mức độ khẩn của văn bản tuỳ theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định ba mức độ sau: Hoả tốc, Thượng khẩn và Khẩn. Dấu các độ khẩn có hình chữ nhật, trên đó, các từ “Hoả tốc”, “Hoả tốc” có hẹn giờ, “thượng khẩn”, hoặc “khẩn” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn, có kích thức tương ứng là 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm. Dấu độ khẩn được khắc sẵn theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. Mực dấu để đóng mức độ khẩn dùng mực màu đỏ tươi. Dấu độ khẩn được đóng vào (ô số 10b).

10.2. Dấu chỉ mức độ mật: - Mẫu dấu độ mật có ba mức (tuyệt mật, tối mật và mật) và dấu thu hồi đối với

văn bản có nội dung bí mật nhà nước, theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Dấu chỉ mức độ mật được đóng vào (ô số 10a); dấu thu hồi đóng vào (ô số 11).

11 . Một số thành phần bổ sung khác + Các thành phần thể thức khác của văn bản bao gồm: - Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành được trình bày tại (ô số 11); các cụm từ

“trả lại sau khi họp” (hội nghị), “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” được trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiễu chữ đứng, đậm;

- Chỉ dẫn về dự thảo văn bản được trình bày tại (ô số 12); từ “dự thảo”, hoặc cụm từ “dự thảo lần…” được trình bày trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành được trình bày tại (ô số 13); ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng;

- Địa chỉ của cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số điện thoại; số Telex, số Fax; được trình bày trên trang đầu của văn bản, tại (ô số 14), bằng chữ in thường, cỡ chữ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới có một đường kẻ nét liền kéo dài hết bề ngang của vùng trình bày văn bản;

- Phu lục văn bản: phụ lục kèm theo văn bản được trình bày trên các trang giây riêng; từ “phụ lục” và số thứ tự của phụ lục (trường hợp có từ hai phụ lục trở lên) được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tiêu đề (tên) của phụ lục được trình bày canh giũa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Số trang của văn bản được trình bày tại chính giữa, trên đầu trang giấy (phần header) hoặc tại góc phải, ở cuối trang giấy (phần footer), bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;

VI. Những yêu cầu về nội dung văn bản. Trong qúa trình soạn thảo và ban hành văn bản, thì nội dung văn bản cần đảm

bảo thực hiện các yêu cầu sau: 1. Nội dung văn bản phải có tính mục đích.

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 36

Trước hết cơ quan soạn thảo cần xác định mục tiêu và phạm vi điều chỉnh của văn bản, tức là cần phải làm rõ các vấn đề: Văn bản này ban hành để làm gì? đối tượng và phạm vi điều chỉnh của văn bản? kết quả thực hiện văn bản là gì? Văn bản được ban hành thuộc thẩm quyền pháp lý của ai? Như vậy, người soạn thảo văn bản cần phải nắm vững chủ trương chính sách của Đảng, am hiểu pháp luật, nắm vững nghiệp vụ, và kỹ thuật soạn thảo văn bản.

2. Nội dung văn bản phải hợp hiến và hợp pháp. Văn bản được ban hành phải phù hợp với Hiến pháp và Pháp luật hiện hành,

có nghĩa là nội dung văn bản của các cơ quan ban hành không được trái với Hiến pháp và pháp luật.

Các văn của cơ quan nhà nước cấp dưới ban hành phải phù hợp, không trái với Hiến pháp, Luật và không trái với nội dung văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên.

3. Văn bản phải được soạn thảo theo đúng thể thức quy định. Văn bản phải đảm bảo đúng thể thức quy định, nếu văn bản không đúng thể

thức, văn bản đó sẽ không có giá trị pháp lý. Nội dung văn bản phải phù hợp với hình thức của văn bản, mỗi loại văn bản đều có hình thức mẫu quy định.

4. Văn bản phải đảm bảo tính khả thi. Văn bản được ban hành phải xuất phát từ đòi hỏi của thực tiễn và nhằm điều

chỉnh một lĩnh vực nhất định của đời sống xã hội. Văn bản đó phải có khả năng thực hiện một cách có hiệu quả.

5. Văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ tiếng việt chuẩn mực, theo phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ.

Khi soạn thảo văn bản hành chính cần đảm bảo các yêu cầu của phong cách ngôn ngữ hành chính, công vụ, đảm bảo nguyên tắc điều chỉnh của pháp luật hành chính là tính mệnh lệnh đơn phương và sự phục tùng của các chủ thể trong quan hệ của Luật hành chính..

VII . Phong cách ngôn ngữ tiếng Việt trong văn bản 1. Khái niệm phong cách ngôn ngữ. - Phong cách ngôn ngữ là những khuôn mẫu xây dựng các lớp văn bản theo

những cách vận dụng những phương tiện ngôn ngữ khác nhau, thể hiện địa vị xã hội trong quan hệ giao tiếp.

- Mỗi văn bản thuộc một kiểu phong cách nào đó phải tuân theo một chuẩn mực ngôn ngữ sao cho phù hợp với hoạt động và lời nói và với các kiểu của thể loại văn bản.

Việc lựa chọn và sử dụng các phương tiện ngôn ngữ khác nhau do những yếu tố ngoài ngôn ngữ quy định, những nhân tố đó bao gồm:

- Hoàn cảnh giao tiếp: có giao tiếp theo nghi thức và giao tiếp tự nhiên, thân mật. Hoàn cảnh giao tiếp theo nghi thức đòi hỏi phải sử dụng ngôn ngữ mang tính chất trang nghiêm. Giao tiếp tự nhiên không đòi hỏi trang trọng.

- Đề tài giao tiếp: Đề tài thường găn liền với mục đích (thông báo, tác động, giao nhiệm vụ, thuyết phục…).

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 37

- Đối tượng giao tiếp: - Vai và quan hệ vai (địa vị xã hội) của những người tham gia giao tiếp: ví dụ:

nhà chính trị, nhà quản trị, nhà khoa học, nhà giáo...Quan hệ này thể hiện sự bằng vai hay không bằng vai.

- Cần phân biệt một số loại phong cách ngôn ngữ: Theo các nhà ngôn ngữ học phân loại, có năm phong cách là: phong cách hành chính – công vụ; phong cách khoa học - kỹ thuật; phong cách báo chí công luận; phong cách chính luận và phong cách sinh hoạt hàng ngày.

2. Đặc điểm của văn phong hành chính – công vụ. Văn phong hành chính - công vụ là: khuôn mẫu cho văn bản bằng ngôn ngữ

viết, mang tính chất phi nghệ thuật (ngôn ngữ phi nghệ thuật là ngôn ngữ hoàn toàn không có tính biểu cảm). Ngôn ngữ viết có đặc thù riêng mang tính chất chuẩn mực cao hơn ngôn ngữ nói. Văn phong hành chính công vụ có những đặc điểm sau:

a) Tính chính xác, rõ ràng. Văn bản phải được soạn thảo sao cho mọi người có thể hiểu một cách chính

xác, rõ ràng nội dung văn bản muốn truyền đạt. Từ ngữ văn phong trong văn bản sử dụng thiếu chính xác, thiều chuẩn mực sẽ gây ra những hậu quả khó lường.

Để đảm bảo được tính chính xác, rõ ràng, khi soạn thảo văn bản cần sử dụng câu đơn giản, ngắn gọn, diễn tả ý tưởng một cách rõ ràng, mạch lạc.

b) Tính phổ thông đại chúng. Ngôn ngử sử dụng trong văn bản phải chính xác, phổ thông, cách diễn đạt

phải đơn giản, dễ hiểu, đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung, thì phải được định nghiã trong văn bản; không lạm dụng từ ngữ chuyên môn hoặc hành văn, viện dẫn theo lối bác học, hàn lâm.

c) Tính khách quan, phi cá nhân. Nội dung văn bản phải được trình bày trực tiếp, không thiên vị, bởi vì văn bản

là phương tiện, công cụ của cơ quan, tổ chức, vì vậy, văn bản thể hiện tính quyền lực công, là tiếng nói chung, chứ không phải tiếng nói riêng của một cá nhân, mặc dù văn bản có thể được giao cho một cá nhân hoặc một nhóm soạn thảo. Văn bản là phương tiện và là tiếng nói chung của cơ quan, tổ chức, vì vậy, cá nhân không được tự ý đưa ra các quan điểm, ý đồ riêng của mình vào văn bản, mà phải nhân danh cơ quan trình bày ý chí của nhà nước, của cơ quan, người lãnh đạo. Tính khách quan, phi cá nhân của văn bản gắn liền với chuẩn mực, kỷ cương, vị thế của cơ quan.

d) Tính trang trọng, lịch sự. Hành văn trang trọng thể hiện sự tôn trọng đối với các chủ thể tiếp nhận và

thực thi văn bản. Để văn bản thể hiện tính trang trọng, lịch sự, từ ngữ trong văn bản không được dùng các từ ngữ, lời lẽ thô bạo, không nghiêm túc, thiếu nhã nhặn. Văn bản trang trọng, lịch sự thể hiện trinh độ giao tiếp trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.

đ) Tính khuôn mẫu. Văn bản phải được trình bày, sắp xếp bố cục, nội dung theo các khuôn mẫu,

thể thức quy định. Tính khuôn mẫu còn thể hiện trong việc sử dụng các từ hành

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 38

chính – công vụ; các quán ngữ kiểu như: Căn cứ vào...., hoặc Theo đề nghị của...., Các ông (bà)... chịu trách nhiệm thi hành ....này, hoặc thông qua việc lập lại những từ ngữ, cấu trúc ngữ pháp, dàn bài, mẫu, quy trình có sẵn.

VIII. Từ ngữ và câu trong văn bản hành chính - công vụ. Văn bản hành chính – công vụ thường sử dụng các nhóm từ sau đây: 1. Nhóm từ thông dụng đơn nghĩa: Là những từ chỉ có một cách hiểu, đảm

bảo việc hiểu một cách chính xác văn bản. - Vì vậy, văn bản hành chính - công vụ không sử dụng các biện pháp tu từ như

ẩn dụ, hoán dụ; - Không sử dụng từ văn chương bóng bẩy; - Không sử dụng từ địa phương; - Không sử dụng tiếng lóng; không sử dụng những từ ngữ mang ý nghĩa đặc

biệt; - Không sử dụng từ ngữ mang mầu sắc hội thoại… 2. Nhóm từ ngữ hành chính: - Nhóm từ ngữ hành chính tạo nên phong cách

hành chính – công vụ, chiếm một tỷ lệ cao trong văn bản hành chính, ví dụ: tổ chức bộ máy; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quyết định, chỉ thị, thông tư...

3. Nhóm thuật ngữ pháp lý và thuật ngữ thông thường: nhóm này cũng chiếm tỷ lệ cao trong văn bản hành chính, đặc biệt là các văn bản quy phạm pháp luật.

4. Câu trong văn bản hành chính công vụ. - Do tính chất nghiêm túc, khách quan, văn bản hành chính-công vụ chỉ sử

dụng câu kể và câu cầu khiến; không sử dụng những câu hỏi, câu than, câu cảm. - Sử dung câu đầy đủ hai thành phần chủ ngữ và vị ngữ hoặc câu đơn có thành

phần phụ là trạng ngữ chỉ điều kiện, nguyên nhân, mục đích, thời gian, tình thế. - Có thể dùng câu khuyết chủ ngữ khi chủ ngữ đã được xác định trước trong

văn cảnh, ví dụ: Kính trình Bộ xem xét, chấp thuận (Tờ trình); Xin trân trọng cám ơn

(Công văn). - Không sử dụng lời nói trực tiếp; - Không sử dụng những câu tình thế; - Cần sử dụng dấu câu hợp lý. IX. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản pháp quy. Bước 1: công tác chuẩn bị

- Xác định mục đích của văn bản; - Xác định nội dung và tên loại văn bản; - Xác định được đối tượng nhận văn bản; - Thu thập và xử lý thông tin.

Bước 2: Soạn đề cương và viết bản thảo văn bản - Xây dựng dàn bài của văn bản; - Soạn đề cương văn bản; - Viết bản thảo văn bản

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 39

Bước 3: Tổ chức lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo văn bản. Bước 4: Thẩm định dự thảo. Bước 5: Xét duyệt và trình ký văn bản. Bước 6: Ban hành và tổ chức thực hiện văn bản.

X. Quy trình soạn thảo văn bản hành chính thông thường. Bước 1: Xác định mục đích, tính chất của vấn đề cần văn bản hoá (thông

thường xuất phát từ ý tưởng chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan, từ các vấn đề đã được thể hiện trong kế hoạch, chương trình công tác của cơ quan, tổ chức).

- Tiến hành thu thập, phân tích, lựa chọn thông tin liên quan đến văn bản. Bước 2: Bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo tiến hành viết

dự thảo văn bản phù hợp với nội dung, hình thức, thể thức văn bản theo quy định của nhà nước.

Bước 3: Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (Trưởng hoặc Phó) Phòng ban hoặc Văn phòng, xét duyệt trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký duyệt hoặc cho ý kiến chính thức vào dự thảo (bản thảo văn bản).

Bước 4: Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in), soát kiểm tra lại văn bản, sửa chữa những sai sót về thể thức, lỗi chính tả trước khi trình ký.

Bước 5: Trình lãnh đạo cơ quan ký theo thẩm quyền Bước 6: Sao chụp, nhân bản theo số lượng nơi nhận và làm các thủ tục phát

hành và lưu văn bản ( đánh số, ghi ký hiệu, đóng dấu, gửi văn bản, lưu văn bản ) theo quy định.

XI. Kỹ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính. 1. Kỹ thuật soạn thảo báo cáo: 1.1. Khái niệm: Báo cáo là văn bản dùng để phản ảnh, đánh giá kết quả hoạt

động của một phong trào, một kế hoạch, chương trình công tác, một vấn đề… theo chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức… từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm, kiến nghị, bổ sung cho những chủ trương chính sách, hoặc một hoạt động, một phong trào nào đó.

1.2. Yêu cầu khi soạn thảo báo cáo Một báo cáo phải bảo đảm các yêu cầu sau: - Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan; - Bảo đảm tính kịp thời; - Báo cáo nội dung phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm. 1.3. Phương pháp soạn thảo một báo cáo. Nội dung của báo cáo thường gồm: a) Phần mở đầu: Nêu đặc điểm tình hình; nhiệm vụ được giao, những khó

khăn, thuận lợi có ảnh hưởng và chi phối kết quả việc thực hiện nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức;

b) Phần nội dung: Kiểm điểm những việc đã làm được trong một phong trào thi đua hoặc trong một khoảng thời gian nhất định (tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng,

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 40

năm) và những tồn tại, hạn chế; nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế; đánh giá kết quả đạt được ( số lượng, chất lượng và tỷ lệ % đạt được so sánh với chỉ tiêu kế hoạch được giao hoặc đơn vị đặt ra, so sánh với cùng kỳ…; Những bài học thực tiễn (nếu có).

c) Phần kết luận: Nêu mục tiêu, nhiệm vụ, giải pháp thực hiện nhiệm vụ trong thời gian tới; những đề xuất, kiến nghị với cấp trên hay với cơ quan chức năng. Mẫu số 01 áp dụng chung cho Báo cáo

TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: /BC - .. (3)… Địa danh, ngày …tháng….năm….. BÁO CÁO

V/v-----------(4)------------------- ……….……………………………………………………………………………….. …………………………………………(5)………………………………………….. …………………………………………………………………………………………

Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ(6) - Cấp trên (BC); - Như trên; (Chữ ký, con dấu) - Lưu VT,…., AXX

Trần Văn A 1) Tên cơ quan, tổ chức cấp trên (nếu có). (2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành báo cáo. (4) Trích yếu nội dung báo cáo. (5) Nội dung văn bản (6) Quyền hạn, chức vụ của người ký, ví dụ: Tổng giám đốc, Giám đốc….nếu cấp

phó ký thay “KT”

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 41

2. Kỹ thuật soạn thảo biên bản a) Khái niệm Biên bản là loại văn bản hành chính dùng để ghi chép lại những sự việc đã

sảy ra hoặc đang diễn ra để làm cơ sở chứng cứ pháp lý cho quá trình giải quyết công việc.

b) Phân loại biên bản Căn cứ vào tính chất, biên bản được chia làm các loại sau: - Biên bản Hội nghị (cuộc họp) họp lãnh đạo, họp cơ quan, họp chi đoàn… ; - Biên bản hành chính (biên bản nghiệp thu, bàn giao, giao nhận hàng hóa…) ; - Biên bản có tính chất pháp lý, ghi chép những vụ việc có liên quan đến pháp

luật như : biên bản phạm phápquả tang, biên bản hỏi cung, lấy lời khai, biên bản khám nhà, tai nạn giao thông, biên bản phiên tòa…

c) Phương pháp ghi biên bản Một biên bản thường gồm 3 phần :

+ Phần mở đầu : - Ghi rõ thời gian, địa điểm lập biên bản ; - Thành phần tham dự (người chủ trì, (thư ký) người ghi biên bản,

người làm chứng, người tham dự…) + Phần nội dung :

- Nếu là biên bản hội nghị : ghi diễn biến quá trình diễn ra cuộc họp, hội nghị, diễn biến sự việc bàn giao…

- Nếu biên bản về một vụ việc nào đó thì mô tả lại toàn bộ diễn biến, hiện trường của vụ việc, người chứng kiến, làm chứng, người có liên quan…

+ Phần kết thúc : - Ghi thời gian, địa điểm kết thúc việc láp biên bản ; - Việc thông qua biên bản cho những người tham dự khi lập biên bản và

số lượng biên bản lập… - Phần chữ ký và họ tên của người chủ tọa, thư ký, người tham dự,

người làm chứng, người lập biên bản, đương sự. 3. Kỹ thuật soạn thảo công văn hành chính: a) Khái niệm: Công văn là loại văn bản hành chính không có tên loại, được dùng để thông

tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác và làm việc… giữa các chủ thể có thẩm quyền(các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có thẩm quyền…) để giải quyết các nhiệm vụ có liên quan.

Công văn có thể là văn bản nội bộ hoặc là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan nhà nước trong các mối quan hệ: với cấp trên, với cấp dưới, ngang cấp và với công dân.

b) Các loại công văn hành chính. Căn cứ vào nội dung và tính chất của thông tin, công văn được chia thành:

- Công văn mời họp;

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 42

- Công văn chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị; - Công văn trả lời (phúc đáp); - Công văn hướng dẫn; - Công văn giải thích; - Công văn đôn đốc nhắc nhở; - Công văn chỉ đạo; - Công văn cảm ơn… c) Phương pháp soạn thảomột công văn - Chủ thể ban hành công văn là cơ quan nhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp

có pháp nhân, cán bộ, công chức nhà nước, người có thẩm quyền có thẩm quyền được nhà nước uỷ quyền để thực thi nhiệm vụ, nhằm giải quyết các vấn đề theo trách nhiệm và chức năng nhiệm vụ được giao.

- Công văn hành chính phải tuân thủ các quy định về thể thức, nội dung do nhà nước quy định.

d) Những yêu cầu khi soạn thảo công văn. - Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, được nêu nêu rõ ràng và thuần

nhất sự vụ, vụ việc; công văn phải thể hiện tính khách quan, trang trọng và uy nghiêm;

- Ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, ý tưởng phải sát với chủ đề; - Ngôn ngữ lịch sự, nghiêm túc, có sức thuyết phục. e) Kết cấu một công văn thường gồm 3 phần - Phần mở đầu: nêu rõ lý do, mục đích của việc ban hành công văn; - Phần nội dung: được diễn đạt bằng văn xuôi với mục đích thông báo,

truyền tin. Nội dung trình bày cần rõ ràng, mạch lạc, logic với nhau thể hiện được mục đích của công văn;

- Phần kết thúc: phần này thông thường là lời yêu cầu, lời đề nghị, lời chào hỏi mang tính chất giao tiếp.

Ví dụ: Nội dung của công văn mời họp được trình bày như sau: - Phần mở đầu: nêu rõ lý do, mục đích của cuộc họp hoặc hội nghị; - Phần nội dung: Nêu nội dung chính của cuộc họp, hội nghị ( thành phần

tham dự, thời gian, địa điểm)? - Phần kết thúc: Lời yêu cầu, đề nghị các đại biểu đến dự đúng giờ, đúng

thành phần…

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 43

Mẫu số 02 áp dụng chung cho các loại công văn TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /..(3).. - .. (4)… …(5)…. , ngày …tháng….năm…..

“V/v …………(6)…………..…..” Kính gửi: (9b)………………………………………………..

……….…………………………(7)…………………………………………. ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Nơi nhận: (9a) QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ(8) - Cấp trên (BC); - Như trên; (Chữ ký, con dấu) - Lưu VT,….

Trần Văn A Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức cấp trên (nếu có) . (2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành Công văn. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn. (4) Chữ viết tắt của đơn vị hoặc bộ phận soạn thảo văn bản. (5) Địa danh, ngày, tháng, năm, (6)Tóm tắt nội dung của Công văn. (7) Là nội dung của công văn… (8) Quyền hạn, chức vụ của người ký, ví dụ: Tổng giám đốc, Giám đốc….nếu là

phó ký thay thì ghi “KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan tổ chức (9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản và số lượng bản

lưu (nếu có); (10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng phát hành (nếu có) (11)Đại biểu, đăng ký với văn phòng cơ quan:- Điện thoại:…… Fax:…

4. Kỹ thuật soạn thảo quyết định cá biệt: a)- Khái niệm quyết định hành chính: - Quyết định hành chính là do cơ quan hành chính nhà nước, người có thẩm

quyền, tổ chức được uỷ quyền hành pháp ban hành nhằm giải quyết các công việc cụ thể, cá biệt; là loại quyết định rất cần thiết được các chủ thể quản lý hành chính nhà nước ban hành.

Đây cũng chính là quyết định áp dụng pháp luật, được ban hành trên cơ sở quyết định chung quyết định quy phạm pháp luật.

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 44

- Quyết định cá biệt (quyết định áp dụng pháp luật) là quyết định dùng để quy định, tổ chức hoạt động của các cơ quan, tổ chức trong việc chấp hành pháp luật gồm: Quyết định về công tác tổ chức nhân sự trong cơ quan, công tác lao động tiền lương, quyết định tiếp nhận, tuyển dụng, điều động, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, miễn nhiệm, nâng bậc lương, nâng ngạch… đối với cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức.

b)- Thẩm quyền ban hành quyết định: - Thẩm quyền ban hành quyết định (văn bản ) quy phạm pháp luật theo quy

định của Hiến pháp năm 1992 và theo quy định tại luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật bao gồm: Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ, HĐND và Ủy ban nhân dân các cấp.

- Thẩm quyền ban hành quyết định cá biệt, căn cứ vào địa vị pháp lý và tư cách pháp nhân của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong phạm vi nhiệm vụ quyền hạn của chủ thể pháp nhân theo quy định của pháp luật của Nhà nước và theo phân cấp của cơ quan hành chính cấp trên.

Theo quy định hiện hành các cơ quan, tổ chức, có chức năng quản lý hành chính, quản lý kinh tế, quản lý nội bộ có quyền ban hành quyết định để áp dụng pháp luật trong quá trình điều hành hoạt động cơ quan, tổ chức.

c)- Cấu trúc của quyết định: Cấu trúc của một quyết định gồm hai phần: phần những căn cứ pháp lý để ban

hành quyết định; phần nội dung điều chỉnh của quyết định. + Phần căn cứ ban hành văn bản: Đây là yếu tố bắt buộc đối với văn bản quy

phạm pháp luật và văn bản cá biệt, nhằm chỉ ra cơ sở để ban hành chúng. Các căn cứ này trực tiếp liên quan đến nội dung của văn bản, không cần nêu căn cứ gián tiếp. Các căn cứ gồm: căn cứ pháp lý và căn cứ thực tế:

Căn cứ pháp lý: dùng để ban hành quyết định gồm căn cứ thẩm quyền và căn cứ áp dụng:

- Căn cứ thẩm quyền; phải được đưa vào quyết định là một nguyên tắc bắt buộc để khẳng định quyền của chủ thể pháp nhân được ban hành quyết định ( văn bản). Căn cứ thẩm quyền được nêu dưới hình thức quyết định thành lập cơ quan.

- Căn cứ áp dụng; là những cơ sở pháp lý sẽ sử dụng trong nội dung điều chỉnh của quyết định. Cần lưu ý rằng một quyết định nếu trái với các quy định của pháp luật, trái với văn bản của cơ quan quản lý nhà nước cấp trên, quyết định đó sẽ phải bị đình chỉ thi hành, nói cách khác là nó sẽ không có giá trị pháp lý, vì vậy, trong phần căn cứ áp dụng của quyết định, phải nêu các văn bản quy phạm pháp luật (văn bản nguồn) quy định về chế độ chính sách có liên quan đến nội dung điều chỉnh của quyết định.

Căn cứ thực tế: là những điều kiện hay tình hình thực tiễn làm cơ sở để ban hành quyết định. Phần này thường nêu các loại văn bản như: công văn, tờ trình, đề nghị… của các đơn vị trực thuộc có liên quan đến nội dung điều chỉnh của quyết định.

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 45

Cần chú ý, khi viện dẫn, mỗi văn bản được trình bày một dòng; cuối mỗi căn cứ có dấu chấm phẩy (;), cuối dòng căn cứ sau cùng sử dụng dấu phẩy(,) và sau cụm từ Quyết Định có dấu hai chấm (:).

+ Phần nội dung: phần nội dung điều chỉnh của quyết định được thể hiện bằng các điều, khoản;

Các điều, khoản khác nhau thể hiện các mệnh lệnh và các yêu cầu của cơ quan, tổ chức. Số lượng các điều phụ thuộc vào nội dung và đối tượng điều chỉnh, tuy vậy, mỗi quyết định cá biệt phải có tối thiểu từ hai điều: một điều trình bày nội dung điều chỉnh và một điều nêu điều khoản thi hành (trách nhiệm thi hành).

Các điều của quyết định được trình bày ngắn gọn, cô đọng và phải được sắp xếp theo một trình tự logic nhất định.

5. Kỹ thuật soạn thảo Hợp đồng 5.1. Khái niệm. Hợp đồng là sự thoả thuận giữa các cá nhân, tổ chức bằng lời nói, văn bản

hoặc bằng hành vi cụ thể và các hình thức có giá trị tương đương văn bản như: điện báo, telex, fax… trong đó hai bên xác lập một quan hệ pháp lý về các quyền và nghĩa vụ nhằm thoả mãn nhu cầu lợi ích của mình.

5.2. Điều kiện của hợp đồng. Hợp đồng phải có bốn điều kiện - Sự ưng thuận: Cơ sở của hợp đồng là sự đồng ý, bằng lòng một cách tự

nguyện, không một ai, một cơ quan, tổ chức nào được quyền ép buộc một đối tượng khác phải ký hợp đồng với mình;

- Năng lực: Người ký hợp đồng phải có đầy đủ năng lực hành vi theo quy định của pháp luật;

- Đối tượng: Cam kết điều gì, việc gì để làm hoặc để giao nhận; - Nguyên do: Hợp đồng phải dự trên những nguyên do hợp pháp, không được

trái với pháp luật và đạo đức xã hội. 5.3. Hiệu lực của hợp đồng Hợp đồng là sự mong muốn của hai bên giao ước, ràng buộc hai bên cho đến

khi nào hai bên thấy không còn mong nuốn tiếp tục duy trì hoặc hợp đồng đã thực hiện xong. Hiệu lực hợp đồng do hai bên xác định (kể cả việc gia hạn) và được cam kết thực hiện trong hợp đồng.

5.3. Phân loại hợp đồng. Việc phân loại hợp đồng dựa trên mục đích và lợi cíh của các chủ thể tham gia

giao kết hợp đồng và theo quy định của Bộ luật dân sự, luật Thương mại, Bộ luật Lao động có thể phân loại hợp đồng thành ba nhóm cơ bản sau: Hợp đồng dân sự; hợp đồng thương mại; hợp đồng lao động. Mỗi nhóm hợp đồng có nhiều loại hợp đồng khác nhau tuỳ thuộc đối tượng của hợp đồng đó.

Hợp đồng dân sự: Hợp đồng dân sự là sự thoả thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự.

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 46

Hợp đồng thương mại: là sự thoả thuận giữa các thương nhân với nhau hoặc giữa các thương nhân với các bên có liên quan nhằm thực hiện hoạt động thương mại.

Hợp đồng lao động: là sự thoả thuận, cam kết giữa một bên là người sử dụng lao động và một bên là người lao động bằng văn bản hoặc bằng lời nói (hợp đồng bằng miệng) đới với một số loại công việc.

5.4.Câu trúc của hợp đồng Cấu trúc của một bản hợp đồng có hai phần bắt buộc: - Phần xác lập chủ thể giao kết: Cần xác định rõ các bên giao kết, vị trí giao

kết (các chủ thể giao kết). Nêu những thông tin liên quan đến chủ thể giao kết (địa chủ, người đại diện hợp pháp, chức vụ người đại diện, tài khoản, mã số thuế…)

- Phân nội dung thoả thuận giao kết: Được thể hiện thông qua các điều khoản, phù hợp với nội dung của từng loại hợp đồng.

5.5. Những vấn đề cần chú ý khi soạn thảo hợp đồng + Cần nắm vững các quy định của pháp luật về hợp đồng: - Hình thức của hợp đồng phải đúng quy định của pháp luật (loại nào phải lập

thành văn bản loại nào phải đăng ký hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật); - Chủ thể tham gia ký kết hợp đồng phải đảm bảo tư cách (tư cách pháp nhân

hoặc đại diện hợp pháp) có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật.

- Nội dung cam kết trong hợp đồng phải chặt chẽ, đầy đủ các nội dung theo quy định, các điều khoản khi giao kết phải có khả thi (tuỳ thuộc vào kỹ năng đàm phán, thương thảo với đối tác);

- Khi cần thiết phải có phụ lục hợp đồng, thì nội dung của phụ lục không được trái với nội dung của hợp đồng, trừ trường hợp có sự thoả thuận sửa đổi một điều nào đó trong hợp đồng;

- Trong trường hợp có sự không thống nhất cách hiểu các điều khoản, cần phải giải thích cụ thể theo quy định tại điều 409 Bộ Luật dân sự:

5.6. Cách sử dụng ngôn ngữ trong hợp đồng - Từ ngữ trong hợp đồng phải được trình bày: Chính xác để thể hiện ýchí của

mỗi bên; phải cụ thể để tránh sự nhầm lẫn; từ ngữ phải đơn nghĩa, không dùng những từ mơ hồ không rõ nghĩa không dùng dấu ngoặc kép và dấu chấm lửng để chỉ có một cách hiểu;

- Câu dùng trong hợp đồng: Phải dùng đúng ngữ pháp; câu dùng trong hợp đồng phải ngắn gọn, rõ ràng và đủ ý; phải nắm vững dấu chấm câu trong tiếng Việt đặc biệt là dấu chấm, dấu phẩy và dấu chấm phẩy.

6. Kỹ thuật soạn thảo một Tờ trình 6.1. Khái niệm: Tờ trình là loại văn bản hành chính thông thường dùng để

trình bày, để đề xuất với cơ quan cấp trên xét duyệt một chủ trương, hoạt động hoặc phê duyệt một phương án, đề án công tác… mà bản thân cơ quan không thể tự quyết định được.

6.2. Những yêu cầu khi soạn thảo tờ trình

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 47

- Phân tích làm rõ những căn cứ hoặc nhu cầu, tính cấp thiết của vấn đề cần trình duyệt;

- Trình bày các vấn đề cần xin chủ trương hoặc xin phê duyệt một cách rõ ràng, cụ thể;

- Trình bày các phương án, đề án, kiến nghị, đề nghị cấp có thẩm quyền phê duyệt phải hợp lý và có tính thuyết phục.

6.3. Phương pháp soạn thảo tờ trình Nội dung của một tờ trình bao gồm các phần sau: Phần I. Mở đầu: Nêu rõ những căn cứ, lý do vấn đề trình duyệt, phân tích

thực trạng tình hình; Phần II. Nội dung: nêu tóm tắt nội dung của vần đề hoặc những đề xuất mới

của đề án, và đặc biệt là hiệu quả kinh tế - xã hội của đề án, các giải pháp thực hiện đề án nếu được phê duyệt;

Phần III. Kết thúc: Nêu ý nghĩa thực tiễn của những đề xuất mới, của đề án. Những khiến nghị, đề nghị cấp trên xem xét chấp thuận hoặc phê duyệt. Nôi dung đề xuất phải có khả thi, luận cứ chặt chẽ, có sức thuyết phục lời văn phải lịch sự nhã nhặn, kết thúc tờ trình là những lời chào hỏi xã giao.

Tờ trình có thể kèm theo phụ lục (đề án, hồ sơ, các tài liệu hoặc một dự thảo văn bản…có liên quan đến vấn đề cần trình).

Mẫu số 03 áp dụng chung cho Tờ trình TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /TTr - .. (3)… Địa danh, ngày …tháng….năm…..

TỜ TRÌNH V/v---------------(4)---------------------

……….…………………………(5)…………………………………………………. ………………………………………………………………………………………… Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ(6) - Cấp trên (BC); - Như trên; (Chữ ký, con dấu) - Lưu VT, CV

Trần Văn A Ghi chú : 1) Tên cơ quan, tổ chức cấp trên (nếu có) ví dụ: UBND TP. (2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, ví dụ: các Sở.... (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản. (4) Trích yếu nội dung trình. (5) Nội dung văn bản (6) Quyền hạn, chức vụ của người ký, ví dụ: Tổng giám đốc, Giám đốc….nếu cấp

phó ký thay “KT”

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 48

7. Phương pháp soạn thảo thông báo 7.1. Khái niệm: Thông báo là một loại văn bản hành chính thông thường

dùng để thông tin về hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các doanh nghiệp, để truyền đạt nội dung của một mệnh lệnh, một kết quả hoạt động, một quyết định quan trọng…

Thông báo rất đa dạng, tuỳ theo lĩnh vực thông tin mà nội dung của thông báo khác nhau:

- Thông báo về một chủ trương, chính sách; - Thông báo về một nội dung, diễn biến, kết quả cuộc họp, hội nghị - Thông báo về việc phân công nhiệm vụ; - Thông báo về thông tin trong hoạt động quản trị; - Thông báo công khai việc thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở… 7.2. phương pháp soạn thảo một thông báo Phần mở đầu: Thông báo có thể giới thiệu trực tiếp nội dung các thông tin cần

thông báo mà không cần viện dẫn, tuỳ theo nội dung, chủ đề thông báo; Phần kết thúc: có thể nhắc lại nội dung chính của thông tin cần thông báo để

lư ý cơ quan tổ chức và cá nhân tiếp nhận thông báo. Thông báo cần viết một cách ngắn ngọn, đầy đủ thông tin, lời văn rõ ràng, dễ

hiểu. Nêu nội dung thông báo dài có thể chia thành các mục, các phần có tiêu đề để người tiếp nhận thông báo dễ nắm vấn đề.

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 49

Mẫu số 04 áp dụng cho Thông báo TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /TB - .. (3)… Địa danh, ngày …tháng….năm…..

THÔNG BÁO V/v-----------(4)-------------------

……….……………………………………………………………………………….. …………………………………………(5)………………………………………….. ………………………………………………………………………………………… Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ(6) - Cấp trên (BC); - Như trên; (Chữ ký, con dấu) - Lưu VT,…., AXX

Trần Văn A Ghi chú :

1) Tên cơ quan, tổ chức cấp trên (nếu có). (2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản. (4) Trích yếu nội dung thông báo. (5) Nội dung văn bản (6) Quyền hạn, chức vụ của người ký, Tổng giám đốc, Giám đốc….nếu cấp phó ký

thay “KT”

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 50

Phụ lục I SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN

(Trên một trang giấy khổ A4 : 210mm x 297mm) (Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và

Văn phòng Chính phủ)

Ghi chú : Ô số : Thành phần thể thức văn bản (1) : Quốc hiệu (2) : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (3) : Số, ký hiệu của văn bản (4) : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản (5a) : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản (5b) : Trích yếu nội dung công văn hành chính (6) : Nội dung văn bản (7a),(7b),(7c) : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền (8) : Dấu của cơ quan, tổ chức (9a),(9b) : Nơi nhận (10a) : Dấu chỉ mức độ mật (10b) : Dấu chỉ mức độ khẩn (11) : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành (12) :Chỉ dẫn về dự thảo văn bản (13) : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành (14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; địa chỉ Website;

số điện thoại, số Telex, số Fax Phụ lục II

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO

1 11

4 5a

2 3 5b

9a10a 10b 12

6

9b 13

7b

7a

8

14

7c

20 -25mm

30 -35mm

20 -25mm

15- 20

mm

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 51

(Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ)

STT Tên loại văn bản Chữ viết tắt Văn bản quy phạm pháp luật

1 Luật Lt 2 Pháp lệnh PL 3 Lệnh L 4 Nghị quyết NQ 5 Nghị quyết liên tịch NQLT 6 Nghị định NĐ 7 Quyết định QĐ 8 Chỉ thị CT 9 Thông tư TT 10 Thông tư liên tịch TTLT

Văn bản hành chính 1 Quyết định (cá biệt) QĐ 2 Chỉ thị (cá biệt) CT 3 Thông cáo TC 4 Thông báo TB 5 Chương trình CTr 6 Kế hoạch KH 7 Phương án PA 8 Đề án ĐA 9 Báo cáo BC 10 Biên bản BB 11 Tờ trình TTr 12 Hợp đồng HĐ 13 Công điện CĐ 14 Giấy chứng nhận CN 15 Giấy ủy nhiệm UN 16 Giấy mời GM 17 Giấy giới thiệu GT 18 Giấy nghỉ phép NP 19 Giấy đi đường ĐĐ 20 Giấy biên nhận hồ sơ BN 21 Phiếu gửi PG 22 Phiếu chuyển PC

Bản sao văn bản 1 Bản sao y bản chính SY 2 Bản trích sao TS 3 Bản sao lục SL

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 52

Phụ lục III SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẢN SAO VĂN BẢN

(Trên một trang giấy khổ A4 : 210mm x 297mm) (Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005

của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ)

Ghi chú : ô số : Thành phần thể thức bản sao (1) : Hình thức sao: “sao y bản chính”, “trích sao” hoặc “sao lục” (2) : Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản (3) : Số, ký hiệu bản sao (4) : Địa danh và ngày, tháng, năm sao (5a), (5b),(5c) : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền (6) : Dấu của cơ quan, tổ chức (7) : Nơi nhận

PHẦN CUỐI CÙNG CỦA VĂN BẢN ĐƯỢC SAO

1 4

2 3

7

5b

5a

6 5c

20-25mm

30-35mm

20-25mm 15-

20m m

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 53

( Mẫu số 05 các văn hành chính khác ) TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /..(3).. - .. (4)… …(5)…. , ngày …tháng….năm…..

TÊN LOẠI VĂN BẢN (6) ---------------(7)--------------------

……….…………………………(8)…………………………………………………. ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ(9) - Cấp trên (BC); - Như trên; (Chữ ký, con dấu) - Lưu VT,….(10), AXX(11)

Trần Văn A Ghi chú: Mẫu này áp dụng chung đối với đa số các hình thức văn bản có ghi tên loại cụ thể như : Chỉ thị cá biệt, báo cáo, thông báo, tờ trình, kế hoạch, chương trình...

(1) Tên cơ quan, tổ chức cấp trên (nếu có) ví dụ: UBND TP. (2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, ví dụ: các Sở.... (3) Chữ viết tắt của tên loại văn bản. (4) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản. (5) Địa danh, ngày, tháng, năm, ví dụ: TP. Hồ Chí Minh, Thủ Dầu Một… (6) Tên loại văn bản: chỉ thị, thông báo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, phương án… (7) Trích yếu nội dung văn bản. (8) Nội dung văn bản (9) Quyền hạn, chức vụ của người ký, ví dụ: TM. UBND thành phố (Chủ tịch) hoặc

Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Sở Tài chính, Tổng giám đốc, Giám đốc….nếu cấp phó ký thay “KT”

(10) chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản(nếu có) (11) ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành(nếu có)

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 54

Mẫu số 06 áp dụng chung cho Quyết định cá biệt TÊN CQ, TC CẤP TRÊN(1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /QĐ…..(3)… …..(4)…. , ngày …tháng….năm…..

QUYẾT ĐỊNH V/v………………..(5)……..

THẨM QUYỀN BAN HÀNH VĂN BẢN (6) Căn cứ…………………………………(7) ………………………………………… ……………………………………………………………………………………….; Căn cứ …………………………………(8)………………………………………… ……………………………………………………………………………………….; Xét đề nghị của…………………………………..………………………………….,

QUYẾT ĐỊNH: Điều 1.…………………………………….………..……………………………….. ……………………………………………………………………………………….; Điều 2………………………………………..………..…………………………….. ………………………………………………………………………………………; Điều 3………………………………………..……...……………………………….. Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ(9) - Cơ quan cấp trên (BC) - Như điều 3 (Chữ ký, con dấu) - Lưu VT, …(13)

Trần Văn A Ghi chú: (1)- Tên cơ quan, tổ chức cấp trên (nếu có) ví dụ: UBND TP. (2)- Tên cơ quan, tổ chức ban hành quyết định, ví dụ: các Sở. (3)- Chữ viết tắt của cơ quan, tổ chức, ví dụ: Sở Nội vụ (SNV). (4)- Địa danh, ví dụ: TP. Hồ Chí Minh, ……. (5)- Về việc gì đó, ví dụ: về việc nâng bậc lương cho ông Nguyễn Văn A, hoặc về

việc bổ nhiệm ông Trần Văn B,… (6)- Thẩm quyền ban hành quyết định ,… (7)- Là quyết định của cơ quan cấp trên thành lập hoặc phê duyệt việc thành lập cơ

quan ban hành văn bản (2). (8)- Là căn cứ của cơ quan cấp trên về việc quy định, áp dụng pháp luật.. (9)- Quyền hạn, chức vụ của người ký, ví dụ: Tổng giám đốc, Giám đốc, …

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 55

Mẫu số 07 Quyết định cá biệt về vệc nâng bậc lương TÊN CQ, TỔ CHỨC CẤP TRÊN(1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

Số: /QĐ -….(3)..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

…….(4), ngày tháng năm 20…

QUYẾT ĐỊNH Về việc nâng bậc lương cho ông (bà)……….

THẨM QUYỀN BAN HÀNH (5) Căn cứ Quyết định số….. ngày ….tháng …năm…. của ...(1).. về việc thành

lập và quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ( cơ quan tổ chức…(2)...); Căn cứ Thông tư số ….. ngày ….tháng … năm…. của Bộ LĐTB&XH về việc

nâng bậc lương thường xuyên cho cán bộ, viên chức trong các doanh nghiệp; Xét đề nghị của ông Trưởng phòng Tổ chức cán bộ,

QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Nay nâng bậc lương cho ông (bà) …………. hiện là……(chức vụ nếu có), giữ chức vụ ……….. cơ quan (đơn vị ), từ bậc ………. lên bậc…………; Điều 2. Ông (bà) ……………… được hưởng mức lương mới kể từ ngày ….. tháng …….. năm……..; Điều 3. Các ông (bà) Trưởng phòng Tổ chức cán bộ, trưởng phòng Kế toán – Tài vụ, các phòng có liên quan và ông (bà)………………….. chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

Nơi nhận: - Như điều 3 - Lưu VT, CV

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ(6) (Chữ ký, dấu của cơ quan)

Nguyễn Văn B Ghi chú: (1)- Tên cơ quan, tổ chức cấp trên (nếu có) ví dụ: UBND TP. (2)- Tên cơ quan, tổ chức ban hành quyết định, ví dụ: các Sở. (3)- Chữ viết tắt của cơ quan, tổ chức, ví dụ: Sở Nội vụ (SNV). (4)- Địa danh, ví dụ: TP. Hồ Chí Minh, ……. (5)- Quyết định của người có thẩm quyền, hoặc cơ quan có thẩm quyền ban hành (6)- Quyền hạn, chức vụ của người ký,

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 56

(Mẫu số 08 Công văn Mời họp tham khảo ) TCT LƯƠNG THỰC MIỀN NAM

CÔNG TY TNHH XNK KIÊN GIANG Số: /XNK -VP

V/v: Mời họp triển khai công tác xây dựng kế hoạch SXKD – XNK năm 2009

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Rạch giá, ngày tháng năm 2008

Kính gửi: - Giám đốc các đơn vị trực thuộc; Thực hiện Chỉ đạo của Hội đồng quản trị Tổng công ty Lương thực Miền

Nam về việc tổ chức cuộc họp để triển khai công tác xây dựng kế hoạch SXKD – XNK năm 2009;

Giám đốc (Chủ tịch ) Công ty TNHH XNK Kiên Giang, tổ chức cuộc họp để triển khai các nội dung nói trên;

- Thành phần mời họp: Giám đốc các đơn vị trực thuộc - Thời gian họp: 01 ngày bắt đầu từ…… ngày ……tháng….năm… - Địa điểm tại: Hội trường Công ty TNHH XNK Kiên Giang, số: 85 – 87

đường Lạc Hồng, TP. Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang; Đây là cuộc họp rất quan trọng. Đề nghị các đơn vị trực thuộc cử người tham

dự Hội nghi đúng thành phần và thời gian quy định.

Nơi nhận: - Chủ tịch UBND (báo cáo) - Như trên; - Lưu VT, CV.

GIÁM ĐỐC CÔNG TY (Chữ ký, dấu của công ty)

Trần Văn A

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 57

Mẫu số 09 Quyết định nâng bậc lương tham khảo TCT LƯƠNG THỰC MIỀN NAM

CÔNG TY TNHH XNK KIÊN GIANG

Số: /QĐ - XNK

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Đồng xoài, ngày tháng năm 2008

QUYẾT ĐỊNH Về việc nâng bậc lương cho ông Nguyễn Văn B

GIÁM ĐỐC CÔNG TY TNHH XNK KIÊN GIANG Căn cứ Quyết định số….. ngày ….tháng …năm…. của Thủ tướng Chính phủ

về việc chuyển Công ty xuất nhập khầu Kiên Giang thành Công ty TNHH một thành viên;

Căn cứ quyết định số ngày tháng năm của HĐQT Tổng công ty Lương thực Miền Nam về việc phê duyệt Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty TNHH XNK Kiên Giang

Căn cứ Thông tư số ….. ngày ….tháng … năm…. của Bộ LĐTB&XH về việc hướng dẫn nâng bậc lương thường xuyên cho cán bộ, viên chức doanh nghiệp;

Xét đề nghị của ông Trưởng phòng Tổ chức cán bộ, QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Nay nâng bậc lương cho ông (bà) Nguyễn Văn B hiện là Chuyên viên Phòng Tổ chức Lao động Công ty TNHH XNK Kiên Giang, từ bậc: 7/9 lên bậc : 8/9, hệ số lương: 4,32; Điều 2. Ông Nguyễn Văn B, được hưởng mức lương mới kể từ ngày 01 tháng 02 năm 2008; Điều 3. Các ông (bà) Trưởng phòng Tổ chức cán bộ, Trưởng phòng Kế toán – Tài vụ, các phòng có liên quan và ông Nguyễn Văn B chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

Nơi nhận: - Như điều 3 - Lưu VT, CV

GIÁM ĐỐC CÔNG TY (Chữ ký, dấu của cơ quan)

Trần Văn A

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 58

Phụ lục IV MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ THỂ THỨC BẢN SAO

(Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ)

TT Thành phẩn thể thứcvà chi tiết trình bày Loại chữ

Cỡ chữ Kiểu chữ

Ví dụ minh hoạ Phông chữ .VnTime : chữ thường, .VnTimeH : chữ

in hoa Cỡ chữ

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 1 Quốc hiệu

- Dòng trên In hoa 12-13 Đứng,đậm CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆTNAM 13 - Dòng dưới In

thường 13-14 Đứng,đậm Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 13

- Dòng kẻ bên dưới 2 Tên cơ quan, tổ chức

- Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp

In hoa 12-13 Đứng BỘ TÀI CHÍNH 12

- Tên cơ quan, tổ chức In hoa 12-13 Đứng,đậm CỤC QUẢN LÝ GIÁ 13 - Dòng kẻ bên dưới

3 Số, kí hiệu của văn bản In thường

13 Đứng Số: 32/2002/NĐ-CP; Số: 15/QĐ-BCN; Số: 12/UBND-VX

13 4 Địa danh và ngày, tháng,

năm ban hành văn bản In thường

13-14 Nghiêng Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2004 Gò Vấp, ngày 29 tháng 6 năm 2004 13

5 Tên loại và trích yếu nội dung

a Đối với văn bản có tên loại - Tên loại văn bản In hoa 14-15 Đứng,đậm CHỈ THỊ 14 - Trích yếu nội dung In

thường 14 Đứng,đậm Về công tác phòng, chống lụt bão 14

- Dòng kẻ bên dưới b Đối với công văn

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 59

- Trích yếu nội dung In thường

12-13 Đứng V/v Nâng bậc lương năm 2004 13 6 Nội dung văn bản In

thường 13-14 Đứng Trong công tác chỉ đạo….. 14

a Gồm phần, chương, mục, điều, khoản, điểm - Từ “phần”, “chương” và số thứ tự của phần, chương

In thường

14 Đứng,đậm Phần I Chương I

14 - Tiêu đề của phần, chương In hoa 13-14 Đứng,đậm QUY ĐỊNH CHUNG QUY ĐỊNH CHUNG 14 - Từ “mục” và số thứ tự In

thường 14 Đứng,đậm Mục 1 14

- Tiêu đề của mục In hoa 12-13 Đứng,đậm GIẢI THÍCH LUẬT, PHÁP LỆNH 12 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

- Điều In thường

13-14 Đứng,đậm Điều 1. Bản sao văn bản 14 - Khoản In

thường 13-14 Đứng 1. Các hình thức… 14

- Điểm In thường

13-14 Đứng a) Đối với… 14 b Gồm phần, mục, khoản,

điểm - Từ “phần” và số thứ tự In

thường 14 Đứng,đậm Phần I 14

- Tiêu đề của phần In hoa 13-14 Đứng,đậm TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ… 14 - Số thứ tự và tiêu đề của mục

In hoa 13-14 Đứng,đậm I. NHỮNG KẾT QUẢ… 14 - Khoản: Trường hợp có tiêu đề In

thường 13-14 Đứng,đậm 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng 14

Trường hợp không có tiêu In 13-14 Đứng 1. Thông tư này có hịêu lực thì hành sau 15 ngày 14

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 60

đề thường kể… - Điểm In

thường 13-14 Đứng a) Đối với… 14

7 Chức vụ, họ tên của người ký - Quyền hạn của người ký In hoa 13-14 Đứng,đậm TM. CHÍNH PHỦ KT. BỘ TRƯỞNG 14 - Chức vụ của người ký In hoa 13-14 Đứng,đậm THỦ TƯỚNG THỨ TRƯỞNG 14 - Họ tên của người ký In

thường 13-14 Đứng,đậm Nguyễn Văn A Trần Văn B 14

8 Nơi nhận a Từ “kính gửi” và tên cơ

quan, tổ chức cá nhân In

thường 14 Đứng 14

- Gửi một nơi Kính gửi: Bộ Công Nghiệp 14 - Gửi nhiều nơi Kính gửi:

- Bộ Nội Vụ - Bộ Kế hoạch và Đầu tư - Bộ Tài chính

14

b Từ “nơi nhận” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân - Từ “nơi nhận” In

thường 12 Nghiêng,

đậm Nơi nhận: Nơi nhận: (đối với công

văn) 12

- Từ tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản, bản sao

In thường

11 Đứng - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ..

- ………………. - Lưu: VT, CST.

- Như trên; - ………; - Lưu: VT, TCCB

11

9 Dấu chỉ mức độ khẩn In hoa 13-14 Đứng,đậm 13

10 Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

In thường

13-14 Đứng,đậm 13

HỎA TỐC THƯỢNG KHẨN KHẨN

XEM XONG TRẢ LẠI LƯU HÀNH NỘI BỘ

Trường Đại học Lạc Hồng

Chuyên viên Cao cấp: Vũ Xuân Khoan, Nghiệp vụ Thư ký 61

11 Chỉ dẫn về dự thảo văn bản In hoa 13-14 Đứng,đậm 13

12 Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản

In thường

11 Đứng PL.300 11 13 Địa chỉ cơ quan, tổ chức;

địa chỉ Email, Website; số điện thoại, số Telex, số Fax

In thường

11-12 Đứng Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội ĐT: (04) XXXXXXX, Fax: (04) XXXXXXX Email: Website:

11 14 Phụ lục văn bản

- Từ “phụ lục” và số thứ tự của phụ lục

In thường

14 Đứng,đậm Phụ luc I 14 - Tiêu đề của phụ lục In hoa 13-14 Đứng,đậm BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT 14

15 Số trang In thường

13-14 Đứng 2,7,13 14 16 Hình thức sao In hoa 13-14 Đứng,đậm SAO Y BẢN CHÍNH, TRÍCH SAO, SAO LỤC 14

DỰ THẢO DỰ THẢO LẦN 10

Trường Đại học Lạc Hồng

Vũ Xuân Khoan-Kỹ thuật soạn thảo Văn bản

SOẠN THẢO CÁC VĂN BẢN DIỄN THUYẾT 1. Khái niệm chung a). Những bản diễn văn do các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội làm, không nhằm mục đích là một văn bản hành chính chính thức, mà mục đích chủ yếu là để đọc nhân dịp các hội nghị, ngày lễ trọng thể của cơ quan tổ chức. b). Những bản diễn văn, diễn thuyết không chứa đựng các quy phạm, không có thông tin phục vụ cho hoạt động chỉ đạo điều hành, nhưng nó có tính chất nghi thức, lễ tân, giao tiếp trong hoạt động hành chính cũng như trong hoạt động quản trị của doanh nghiệp. c). Các loại văn bản diễn thuyết gồm: - Diễn văn (khai mạc, bế mạc, chào mừng, khánh thành, khai trương, …); - Lời đáp từ; - Điếu văn. 2. Phương pháp soạn thảo 2.1. Phương pháp soạn thảo diễn văn - Diễn văn là một loại diễn thuyết được sử dụng nhiều trong các hội nghị, các ngày lễ quan trong và các buổi lễ khánh tiết của các cơ quan, tổ chứờng. 2.2. Các đặc trưng của diễn văn a) Tự nhiên: Diễn giả đọc trước khán giả. Do đó lời lẽ trong diễn văn cần tự nhiên, không dùng lối văn cầu kỳ, uyên bác, trừu tượng. Mặt khác cũng tránh dùng lối văn bay bướm, màu mè, khoa trương quá mức. b) Rõ ràng : Diễn giả chỉ đọc trước khán, thính giả một lần. Không lập đi lập lại mỗi câu và cũng không đọc một cách quá chậm trãi như đọc chính tả. Do đó cầ phải viết rõ ràng, dễ hiểu. c) Thành thật: Diễn giả đọc không phải chỉ để cho thính giả nghe mà còn để thính giả cảm xúc bởi nội dung của diễn văn. Như vậy lời văn cần phải thành thật, không quá trịnh trọng, khách sáo, xa vời. d) Xác thực: Những chi tiết về những sự kiện, diễn tiến hay kết quả hiện tượng, sự việc được ghi bằng số cần phải xác thực. e) Mạch lạc, logic: Bố cục diễn văn phải mạch lạc, logic các sự kiện, các ý tưởng. g) Khiêm tốn: h) Hùng hồn, hẫp dẫn: Diễn văn phải được trình bày một cách hùng hồn, có sức hấp dẫn để tạo sự hào hứng, hấp dẫn, lôi cuốn người nghe từ da7ù đến cuối. Điều này phụ thuộc cả vào lời văn và đặc biệt là phụ thuộc vào khả năng “diễn” của người đọc như giọng đọc, cử chỉ, điệu bộ của diễn giả. 3. Cách sử dụng diễn văn trong các trường hợp cụ thể Diễn văn thường được sử dụng trong hội nghị, trong các buổi lễ: Diễn văn có khi chỉ có giá trị về phương diện nghi thức, nhưng có khi lại có giá trị về mặt chuyên môn. Người soạn thảo diễn văn phải căn cứ vào yêu cầu của từng trường hợp cụ thể để có cách hành văn cho phù hợp.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Đơn vị chủ quản: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ THIÊN THI
Địa chỉ: 41-43 Trần Cao Văn, P6, Q3, HCM
giấy phép MXH: 102/GXN - TTĐT