Chia sẻ 1,000 VNĐ
Tài liệu EXCEL CƠ BẢN
Tài liệu này có phí 1,000 VNĐ

bạn cần mua tài liệu để được xem đầy đủ nội dung

Tài liệu này có thể xem trước 1 trang

/43 trang
Thành viên idoc2012

EXCEL CƠ BẢN

- 12 tháng trước
584
Báo lỗi

Microsoft Excel (Excel) là chương trình chuyên dùng tạo ra các biểu bảng thống kê (bảng tính), từ những bảng tính đó có thể tạo ra các bảng khác mang tính tổng hợp, phân tích có kèm theo đồ thị minh hoạ. · Excel chạy trong môi trường Windows do đó nó cần được cài đặt vào ổ đĩa cứng sau khi cài đặt Windows. Bạn đọc cần phải thành thạo các thao tác cơ bản trong Windows. Những ai đã thành thạo một trong các phần mềm bảng tính như Lotus hoặc Quattro, ... và Windows thì có thể tự đọc tài liệu này và thực hành trên máy để làm quen với Excel.

Nội dung
1

MỤC LỤC

4BÀI 1: MỞ ĐẦU �

4I. BƯỚC ĐẦU LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ. �

41. Khái niệm �

52. Mở bảng tính đã có sẵn – thay đổi vài chỗ và ghi lưu. �

73. Mở vài bảng tính đồng thời. �

74. Tạo bảng tính mới và ghi lưu. �

75. Ghi lưu một bảng tính đang có lên đĩa cứng, đĩa mềm. �

76. Đóng ứng dụng bảng tính. �

87. Dùng các chức năng trợ giúp. �

8II. CHỈNH SỬA CÁC THIẾT ĐẶT CƠ SỞ �

81. Thay đổi các chế độ hiển thị trang. �

82. Sử dụng công cụ phóng to thu nhỏ �

83. Sửa đổi hiển thị của thanh công cụ �

9III. CHUYỂN ĐỔI KHUÔN DẠNG TÀI LIỆU. �

91. Ghi lưu một bảng tính đang có thành tệp dưới một khuôn dạng khác. Tệp thuần chữ (txt), tệp khuôn mẫu (Template), tệp của phần mềm khác, phiên bản khác v.v. �

92. Ghi lưu tài liệu với khuôn dạng thích hợp để đưa lên Web Site. �

10BÀI 2: CÁC THAO TÁC ĐƠN GIẢN �

10I. CHÈN THÊM DỮ LIỆU �

101. Nhập số vào một ô. �

102. Nhập chữ vào một ô. �

103. Nhập các kí tự / kí hiệu đặc biệt vào một ô. �

114. Nhập công thức đơn giản vào một ô. �

115. Sử dụng lệnh Undo. �

11II. CHỌN DỮ LIỆU �

111. Đánh dấu chọn một vùng ô kề nhau, không kề nhau. �

112. Đánh dấu chọn một dòng, một cột. Chọn một vùng dòng / cột kề nhau, không kề nhau. �

12III. SAO CHÉP, DI CHUYỂN, XÓA. �

121. Dùng công cụ sao chép và dán để tạo bản đúp nội dung của một vùng ô sang một phần khác trong cùng tờ bảng tính. �

122. Dùng công cụ sao chép và dán để di chuyển nội dung một vùng ô sang một phần khác trong cùng tờ bảng tính. �

123. Sao chép nội dung vùng ô giữa các tờ bảng tính đang mở. �

124. Di chuyển nội dung vùng ô giữa các cửa sổ bảng tính đang mở. �

125. Xoá nội dung ô trong một vùng đã chọn. �

13IV. TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ. �

131. Dùng công cụ tìm kiếm một nội dung ô cần tìm. �

142. Dùng công cụ thay thế một nội dung ô cần thay. �

14V. CÁC DÒNG VÀ CÁC CỘT �

141. Thêm dòng, thêm cột. �

142. Thay đổi chiều rộng cột, chiều cao dòng. �

153. Xoá dòng, cột đã chọn. �

16VI. SẮP XẾP DỮ LIỆU. �

161. Sắp xếp dữ liệu kiểu số theo thứ tự tăng dần, giảm dần. �

162. Sắp xếp dữ liệu kiểu kí tự theo thứ tự tăng dần, giảm dần. �

18BÀI 3: CÔNG THỨC VÀ HÀM ĐƠN GIẢN �

18I. CÁC CÔNG THỨC SỐ HỌC VÀ LÔGIC �

181. Dùng các công thức số học, lôgic cơ bản để cộng trừ nhân chia trong bảng tính. �

182. Dùng chức năng điền tự động một chuỗi dữ liệu tăng có quy luật. �

193. Hiểu và sử dụng được địa chỉ tương đối trong các công thức và hàm. �

194. Hiểu và sử dụng được địa chỉ tuyệt đối trong các công thức và hàm. �

20II. LÀM VIỆC VỚI CÁC HÀM. �

201. Dùng hàm tổng. �

202. Dùng hàm trung bình. �

213. Dùng hàm VLOOKUP, HLOOKUP �

23BÀI 4: ĐỊNH DẠNG �

23I. ĐỊNH DẠNG Ô CHỨA SỐ �

231. Định dạng ô để hiển thị các dữ liệu kiểu số khác nhau: �

242. Định dạng ô để hiển thị ngày tháng. �

243. Định dạng ô để hiển thị kí hiệu tiền tệ. �

244. Định dạng ô để hiển thị phần trăm. �

24II. ĐỊNH DẠNG Ô CHỨA VĂN BẢN �

241. Thay đổi cỡ chữ, dạng chữ: in béo, in nghiêng, kiểu chữ. �

252. Thay đổi màu chữ. �

253. Chỉnh hướng viết chữ. �

26III. VÙNG CÁC Ô �

261. Căn vị trí chữ trong ô của một vùng: giữa, trái, phải, sát trần, sát sàn. �

272. Thêm các đường viền biên ô cho một vùng ô. �

27IV. KIỂM TRA CHÍNH TẢ. �

271. Dùng công cụ kiểm tra chính tả và sửa đổi khi cần. �

28V. BÀI TRÍ TÀI LIỆU �

281. Sửa đổi các thiết lập khoảng cách lề của tài liệu. �

292. Chỉnh sửa để bài trí vừa vào một trang. �

303. Thêm Đầu trang và Chân trang. �

314. Thay đổi hướng của trang - trang đứng, trang nằm, kích thước trang. �

32BÀI 5: IN ẤN �

32I. IN MỘT BẢNG TÍNH ĐƠN GIẢN �

321. Dùng các lựa chọn in cơ sở. �

332. Xem tài liệu trước khi in. �

333. In một số bảng tính, một tờ bảng tính. �

344. In một phần tờ bảng tính, một vùng ô định trước. �

35BÀI 6: CÁC TÍNH NĂNG NÂNG CAO �

35I. NHẬP MỘT ĐỐI TƯỢNG TỪ BÊN NGOÀI �

351. Nhập đối tượng từ ngoài vào bảng tính: tệp hình ảnh, tệp đồ hoạ, tệp văn bản. �

352. Di chuyển và co giãn các đối tượng đã nhập trong một bảng tính. �

35II. BIỂU ĐỒ VÀ ĐỒ THỊ. �

351. Tạo các kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhau từ các số liệu trong bảng tính để phân tích dữ liệu, ví dụ biểu đồ quạt tròn, cột đứng, thanh ngang v.v. �

392. Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ hoạ: thêm tiêu đề hay nhãn, thay đổi thang chia. Sửa đổi màu sắc trong biểu đồ, đồ hoạ. �

423. Thay đổi kiểu biểu đồ. �

434. Di chuyển và xoá biểu đồ, đồ hoạ. �

BÀI 1: MỞ ĐẦU

BƯỚC ĐẦU LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ. Khái niệm Giới thiệu chương trình Microsoft Excel :

Microsoft Excel (Excel) là chương trình chuyên dùng tạo ra các biểu bảng thống kê (bảng tính), từ những bảng tính đó có thể tạo ra các bảng khác mang tính tổng hợp, phân tích có kèm theo đồ thị minh hoạ.

Excel chạy trong môi trường Windows do đó nó cần được cài đặt vào ổ đĩa cứng sau khi cài đặt Windows. Bạn đọc cần phải thành thạo các thao tác cơ bản trong Windows. Những ai đã thành thạo một trong các phần mềm bảng tính như Lotus hoặc Quattro, ... và Windows thì có thể tự đọc tài liệu này và thực hành trên máy để làm quen với Excel.

Khởi động Excel từ Windows :

Chọn 1 trong các cách sau :

- Bấm nút ở phía trên phải màn hình nền (nếu có)

- Bấm đúp biểu tượng trên màn hình nền (nếu có)

- Bấm lần lượt Start\Programs\Microsoft Excel

Cửa sổ chương trình Excel sẽ được mở ra sẵn sàng làm việc.

Cửa sổ chương trình Excel

Ngoài các thành phần giống như một cửa sổ bất kỳ của Windows, thanh tiêu đề, các nút điều chỉnh kích thước,... cửa sổ Excel còn có các thành phần sau:

1. Thanh tiêu đề (Title bar): Cho biết tên tệp đang mở

2. Thanh thực đơn (Menu bar): là nơi các bạn thực hiện các lệnh chính và cơ bản nhất của Excel. Thực đơn chính của Excel bao gồm: File, Edit, View, Insert, Format, Tools,.....

3. Thanh công cụ (Toolbars): Mỗi một dụng cụ trên thanh là một biểu tượng tương ứng với một thao tác xử lý. Ví dụ như để mở một Workbook mới ta phải vào Menu File\New, nhưng nhờ thanh công cụ này ta có thể kích vào biểu tượng để mở một Workbook mới.

4. Thanh định dạng (Formatting): Cho biết các định dạng hiện thời của bảng tính, cùng một số chức năng định dạng khác.

5. Thanh công thức (Formula bar): Ô bên trái cho biết địa chỉ, ô bên phải cho biết tên hàm, từng đối số của hàm đó, kết quả hiện thời của hàm, của toàn bộ công thức.

6. Vùng làm việc (Workbook): Là nơi bạn nhập dữ liệu, công thức, hiển thị dữ liệu bạn nhập và hiển thị giá trị tính toán.

7. Thanh trạng thái (Status bar): Cho biết tính trạng của các phím khác nhau trên bàn phím. Một tính năng đặc biệt của thanh trạng thái Excel là hộp AutoCalculate, hiển thị kết quả của một chức năng được chọn (SUM theo mặc định) nhờ sử dụng những ô được hiện sáng trong bảng tính đang hoạt động.

8. Thanh cuộn ngang (Horizontal Scroll bar): Mỗi lần bạn nhấn vào mũi tên cuốn ở rìa phải hoặc rìa trái thanh cuốn ngang, bảng tính sẽ cuốn qua một cột.

9. Thanh cuộn dọc (Vertical Scroll bar): Di chuyển từ trang này sang trang khác. Hoặc khi bạn nhấn vào mũi tên cuốn ở đỉnh hoặc ở đáy thanh cuốn dọc, bảng tính sẽ cuốn lên hay xuống một hàng.

Mở bảng tính đã có sẵn – thay đổi vài chỗ và ghi lưu. a. Mở một Workbook có sẵn:

Có 3 cách:

- Vào menu File chọn Open.

- Bấm tổ hợp phím Ctrl+O

- Kích vào biểu tượng Open trên thanh công cụ.

Hộp thoại Open xuất hiện, chọn thư mục chứa file cần mở rồi nhấp chuột vào file Exel muốn mở. Khi đó ta có thể thực hiện chỉnh sửa, thay đổi vài chỗ trên file này.

b. Lưu giữ một Workbook:

- Ghi các thay đổi của Workbook hiện thời vào đĩa: sau khi sửa đổi một file Exel, muốn ghi lại sự thay đổi này ta làm như sau:

Vào menu File \Save hoặc

Kích vào biểu tượng Save trên thanh công cụ.

- Ghi một Workbook hiện thời dưới một tên khác: Vào File\Save as, hộp thoại Save As xuất hiện

Trong mục Save as: Chọn đường dẫn cho tệp

Trong mục File name: Tên của tệp.

Trong mục Save as type: Kiểu của tệp.

Sau khi điền xong các trường, nhấp Save

Mở vài bảng tính đồng thời.

Tương tự như mở một tài liệu, Excel cho phép mở nhiều bảng tính, mỗi bảng tính trong một cửa sổ, dùng lệnh File\Open mở một bảng tính sẽ sinh ra một cửa sổ mới. Để đặt đồng thời nhiều tài liệu Excel lên màn hình, ta mở tất cả các tập tin muốn xem, chọn Window\ Arrange, xuất hiện hộp thoại Arrange Windows với các mục lựa chọn sự sắp xếp các tập tin muốn xem trên màn hình: Tiled, Cascade, Horizontal, Vertical.

Tạo bảng tính mới và ghi lưu.

Tạo một Workbook mới: có 3 cách:

- Vào Menu File chọn New.

- Bấm tổ hợp phím Ctrl + N.

- Kích vào biểu tượng New trên thanh công cụ.

Sau đó ta lưu bản tính mới này như trong trường hợp trên.

Ghi lưu một bảng tính đang có lên đĩa cứng, đĩa mềm.

Ghi một Workbook hiện thời dưới một tên khác: Vào File\ Save as, hộp thoại xuất hiện

Trong mục Save as: Chọn đường dẫn cho tệp, muốn ghi lên đĩa mềm thì chọn đường dẫn cho tệp ở ổ đĩa A, còn muốn ghi lên đĩa cứng thì chọn đường dẫn cho tệp trên ổ đĩa cứng.Sau khi chọn vị trí lưu tập tin, nhấp Save.

Đóng ứng dụng bảng tính.

- Vào menu File chọn Close.

Bấm tổ hợp phím Alt + F4.

Dùng các chức năng trợ giúp.

- Vào Help\Contents and Index (Hoặc nhấn phím F1)

CHỈNH SỬA CÁC THIẾT ĐẶT CƠ SỞ Thay đổi các chế độ hiển thị trang.

Có 2 kiểu xem tài liệu trên màn hình:

- Kiểu Normal : xem bình thường.

- Xem toàn màn hình (bỏ hết các thanh menu, thanh công cụ): dùng lệnh View\Full Screen, trở lại màn hình cũ bằng cách gõ Esc hay nháy chuột vào vào nút Close của hộp Full Screen.

Sử dụng công cụ phóng to thu nhỏ

Khi muốn phóng to thu nhỏ một văn bản thì vào View trên thanh Toolbar rồi chọn Zoom hoặc dùng các phím tắt Alt+V\Z. Cuối cùng chọn các kích cỡ hiển thị trên hộp thoại Zoom sau đó ấn OK.

Sửa đổi hiển thị của thanh công cụ

Để có thể sử dụng các thanh công cụ một cách dễ dàng chúng ta nên hiển thị chúng bằng cách sau:

Vào View\Toolbars rồi chọn các thanh công cụ cần thể hiện hoặc không muốn xuất hiện trên màn hình rồi nhấn Enter.(Hoặc kích chuột phải trên thanh Toolbars rồi lựa chọn các thanh công cụ)

Dưới đây là một số thanh công cụ cơ bản:

• Standart Toolbar: Thanh Standart Toolbar có dạng như sau:

Thanh Standart Toolbar chứa một số lệnh thông dụng của Excel dưới dạng các biểu tượng (Icon). Các lệnh này có thể chọn trực tiếp bằng chuột. Chẳng hạn, muốn ghi văn bản lên đĩa, thay cho việc lựa chọn các mục chọn trên bảng chọn, bạn có thể nhấn chuột vào biểu tượng đĩa mềm .

• Formatting Toolbar: Thanh Formatting Toolbar có dạng như sau:

Thanh Formatting Toolbar chứa các lệnh dưới dạng các biểu tượng để định dạng các biểu tượng để định dạng dữ liệu của bảng tính như kiểu, loại phông, cỡ phông, căn lề, chọn các dấu ($),dấu phần trăm…

Ngoài Standart Toolbar và Formatting Toolbar còn có các Toolbar khác có thể được hiện hay không được hiện trên màn hình do việc lựa chọn trong mục Toolbars trong bảng chọn View.

• Formula Bar :(Thanh công thức) hiển thị tọa độ ô hiện hành, nút hủy bỏ (Cancel), nút hủy bỏ (Calcel), nút chọn (Enter), nút chọn hàm, nội dung dữ liệu của sổ hiện thời.

CHUYỂN ĐỔI KHUÔN DẠNG TÀI LIỆU. Ghi lưu một bảng tính đang có thành tệp dưới một khuôn dạng khác. Tệp thuần chữ (txt), tệp khuôn mẫu (Template), tệp của phần mềm khác, phiên bản khác v.v.

Vào File\Save As rồi chọn khuôn dạng tài liệu cần lưu trong Save as Type rồi nhấn Enter.

Ghi lưu tài liệu với khuôn dạng thích hợp để đưa lên Web Site.

Vào File\Save As Web Page rồi chọn khuôn dạng tài liệu cần lưu trong Save as Type rồi nhấn Enter.

Lệnh Save As Web Page trên menu File của Excel lưu bảng tính hoặc workbook hiện thời của Excel dưới dạng một trang Web và cho phép bạn thiết lập một số tùy chọn xuất bản hữu ích. Trước khi dùng lệnh này, bạn phải xác minh xem bảng tính của mình có chứa kiểu tài liệu và nội dung có các chỉ dẫn thao tác cần thiết hay không.

BÀI 2: CÁC THAO TÁC ĐƠN GIẢN

CHÈN THÊM DỮ LIỆU Nhập số vào một ô.

- Chọn ô cần nhập dữ liệu

- Nhập số tại vị trí cần nhập dữ liệu.

- Ấn Enter

Nhập chữ vào một ô.

- Chọn ô cần nhập dữ liệu

- Nhập chữ tại vị trí cần nhập dữ liệu.

- Ấn Enter

Nhập các kí tự / kí hiệu đặc biệt vào một ô.

Dùng Symbol

- Đưa con trỏ vào vị trí cần chèn

- Vào Insert\Symbol.Xuất hiện hộp thoại Symbol

- Trong mục Font nhấn chọn tên Font cần thiết có chứa các ký hiệu muốn chọn.

- Nhấn trỏ chuột tại symbol muốn chèn sau đó nhấn vào nút Insert

- Nhấn Close để kết thúc.

Nhập công thức đơn giản vào một ô.

Chọn ô cần nhập công thức

Nhập công thức tại vị trí cần nhập theo thứ tự: ký tự đầu tiên phải là “+” hoặc “=” sau đó đến giá trị của công thức đó.

VD: +5*3 ; =7+3.

Sử dụng lệnh Undo.

Để hủy bỏ thao tác vừa tiến hành, bạn hãy bấm tổ hợp phím Ctrl + Z

Hoặc nhấn chuột vào biểu tượng .

CHỌN DỮ LIỆU Đánh dấu chọn một vùng ô kề nhau, không kề nhau.

- Chọn khối: Khối là một vùng chữ nhật trên bảng tính. Việc chọn khối được tiến hành như sau:

Cách dùng bàn phím:

+ Đưa ô sáng đến một góc của khối.

+ Giữ phím Shift đồng thời sử dụng các phím mũi tên để di chuyển con trỏ qua các ô cần lựa chọn.

+ Hoặc chọn toàn bộ bảng tính dùng phím tắt Ctrl+A, hay vào menu Edit chọn Select All.

Cách dùng chuột:

+ Đưa ô sáng đến 1 góc của khối.

+ Bấm và giữ nút trái chuột đồng thời rê chuột tới vị trí góc đối diện của khối.

+ Chọn các ô không kề nhau: Đưa ô sáng tới ô đầu định chọn, giữ Ctrl và kích chuột tại các ô định chọn tiếp theo.

Đánh dấu chọn một dòng, một cột. Chọn một vùng dòng / cột kề nhau, không kề nhau.

- Chọn 1 hàng: Kích chuột tại cột tiêu đề của bảng tính.

- Chọn 1 cột: Kích chuột tại hàng tiêu đề của bảng tính.

- Chọn các vùng kề nhau: Giữ phím Shift đồng thời sử dụng các phím mũi tên để di chuyển con trỏ qua các hàng, cột cần lựa chọn.

- Chọn các vùng không kề nhau: Chọn vùng đầu giữ Ctrl, kích và rê chuột ở các vùng khác.

SAO CHÉP, DI CHUYỂN, XÓA. Dùng công cụ sao chép và dán để tạo bản đúp nội dung của một vùng ô sang một phần khác trong cùng tờ bảng tính.

Chọn các ô, khối muốn sao chép.

Vào Menu Edit\Copy hoặc ấn Ctrl + C

Chọn ô muốn dán dữ liệu

Vào Menu Edit\Paste hoặc ấn Ctrl +V

Dùng công cụ sao chép và dán để di chuyển nội dung một vùng ô sang một phần khác trong cùng tờ bảng tính.

Chọn ô, khối muốn di chuyển.

Vào Menu Edit\ Cut hoặc ấn Ctrl + X

Chọn ô muốn di chuyển dữ liệu

Vào Menu Edit\ Paste hoặc ấn Ctrl + V

Sao chép nội dung vùng ô giữa các tờ bảng tính đang mở.

Chọn ô, khối muốn di chuyển.

Vào Menu Edit\ Copy hoặc ấn Ctrl + C

Chọn ô muốn di chuyển dữ liệu trong bảng tính khác.

Vào Menu Edit\ Paste hoặc ấn Ctrl + V

Di chuyển nội dung vùng ô giữa các cửa sổ bảng tính đang mở.

Chọn ô, khối muốn di chuyển.

Vào Menu Edit\ Cut hoặc ấn Ctrl + X

Chọn ô muốn di chuyển dữ liệu trong bảng tính khác

Vào Menu Edit\ Paste hoặc ấn Ctrl + V

Xoá nội dung ô trong một vùng đã chọn.

Chọn ô, khối muốn xoá.

Vào Menu Edit\Clear:

All: Xoá định dạng, nội dung và ghi chú.

Formats: Xoá định dạng.

Contents: Xoá nội dung.

Notes: Xoá ghi chú.

Để xoá nhanh nội dung của ô, khối. Ta chọn ô, khối cần xoá sau đó bấm Delete hoặc dùng phím tắt Ctrl+X.

TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ. Dùng công cụ tìm kiếm một nội dung ô cần tìm.

- Find (Tìm kiếm) cho phép tìm nội dung một ô. Để tìm kiếm, ta tiến hành qua các bước sau:

Thực hiện: Edit\Find hoặc dùng phím tắt Ctrl+F... , khi đó xuất hiện hộp thoại:

Nhập nội dung cần tìm kiếm vào trong khung Find what của hộp thoại (Có thể không hiện font chữ tiếng Việt)

Nhấn nút Find Next, Excel dò tìm, khi thấy từ nào sẽ hiện lên và từ đó được bôi đen nằm sát hộp thoại

Khi muốn sửa chữa thì nhấn chuột trực tiếp trên văn bản

Nhấn nút Find Next để tìm tiếp

Nhấn nút Cancel để kết thúc.

Các lựa chọn trong hộp thoại Find

Find what: Nhập nội dung cần tìm kiếm

Search: Chọn hướng tìm : tìm theo hàng (By rows), theo cột (By columns)

Match Case: Nếu được đánh dấu thì Excel sẽ tìm các ký tự và từ chính xác như đã nhập vào khung Find what

Find entries Cell Only: Nếu được chọn, Excel sẽ tìm một từ như đã nhập vào trong khung Find what. Nếu không chọn mục này thì Excel sẽ tìm luôn tất cả các từ cùng vần.

Look up: Nhấn trên nút để xác định các thuộc tính định dạng của nội dung cần tìm (Values,Comments, Fomula)

Replace: Để dùng kết hợp với tìm kiếm

Dùng công cụ thay thế một nội dung ô cần thay.

Khi đã tìm thấy nội dung ô cần tìm bằng lệnh Edit\Find như đã trình bày trên đây, nếu muốn thay thế từ đó bằng một từ khác, hãy chọn mục Replace. Nếu muốn dùng kết hợp tìm và thay thế ta thực hiện lệnh Edit\Replace, Excel sẽ hiển thị hộp thoại Replace:

- Nhập nội dung cần tìm trong khung Find what

- Nhập nội dung muốn thay thế trong khung Replace With

- Nhấn nút Find Next, Excel sẽ tiến hành tìm, khi tìm thấy nếu bạn muốn thay thế thì nhấn nút Replace, nếu bỏ qua không muốn thay thế thì nhấn nút Find Next. Nếu muốn thay thế tất cả thì nhấn nút Replace All rồi nhấn OK.

- Nhấn nút Cancel để kết thúc.

CÁC DÒNG VÀ CÁC CỘT Thêm dòng, thêm cột.

a. Chèn hàng:

- Chọn hàng dưới chỗ bạn muốn thêm một hàng trống mới.

- Vào Menu Insert\Rows

b. Chèn cột:

- Chọn cột bên phải chỗ bạn muốn thêm cột mới.

- Vào Menu Insert\ Columns.

Thay đổi chiều rộng cột, chiều cao dòng.

a. Điều chỉnh độ rộng cột:

- Cách 1: Đưa trỏ chuột tới đường ngăn tương ứng trên thanh tiêu đề cột của bảng tính. Khi trỏ chuột có dạng mũi tên hai đầu thì kích và rê chuột.

- Cách 2: Chọn một hoặc nhiều cột cần thay đổi độ rộng

Vào Format\ Column

+ Width: Thay đổi độ rộng cột.

+ Auto Fit Selection: Điều chỉnh vừa khít nội dung trong cột.

+ Hide: ẩn những cột đã chọn.

+ Unhide: Hiện lại những ô đã ẩn.

+ Standard Width: Trở về độ rộng ngầm định.

b. Điều chỉnh độ cao hàng:

- Cách1: Đưa trỏ chuột tới đường ngăn tương ứng trên hàng tiêu đề của bảng tính.

- Cách 2: Vào Menu Format\Row

+ Height: Điều chỉnh độ cao của hàng.

+ Auto Fit: Điều chỉnh vừa khít nội dung của hàng.

+ Hide: Ẩn những hàng đã chọn.

+ Unhide: Hiện lại những hàng đã ẩn.

Xoá dòng, cột đã chọn.

- Chọn hàng, cột, ô cần xoá.

- Vào Menu Edit\ Delete. Hộp thoại xuất hiện:

+ Shift cells left: Xoá và đẩy ô bên phải sang trái.

+ Shift cells up: Xoá và đẩy ô phía dưới lên.

+ Entire Row: Xoá hàng hiện thời chứa ô được chọn.

+ Entire Column: Xoá cột hiện thời chứa ô được chọn.

SẮP XẾP DỮ LIỆU. Sắp xếp dữ liệu kiểu số theo thứ tự tăng dần, giảm dần.

Sắp xếp dữ liệu kiểu số theo trật tự tăng (giảm)

Bôi đen vùng dữ liệu cần sắp xếp.

Vào Menu Data\Sort. Hộp thoại xuất hiện

Chọn các trường cần sắp xếp ở khung Sort by.

Thứ tự sắp xếp được xác định bằng cách chọn Ascending (Tăng) hoặc Descending (Giảm).

Ta có thể mở thêm khung Then by để chọn các trường nữa.

Chọn OK.

Kết quả các bản ghi được sắp xếp theo trật tự tăng hoặc giảm của các trường đã chọn theo trật tự ưu tiên Sort by, Then by, Then by.

Tại khung My list has

Header Row: Có dòng tiêu đề

No Header Row: Không có dòng tiêu đề.

Muốn sắp xếp nhanh theo một trường nào đó, để con trỏ tại trường, bấm một trong 2 nút

Sắp xếp dữ liệu kiểu kí tự theo thứ tự tăng dần, giảm dần.

Sắp xếp dữ liệu kiểu ký tự theo trật tự tăng (giảm)

Bôi đen vùng dữ liệu cần sắp xếp.

Vào Menu Data\Sort. Hộp thoại xuất hiện

Chọn các trường cần sắp xếp ở khung Sort by.

Thứ tự sắp xếp được xác định bằng cách chọn Ascending (Tăng) hoặc Descending (Giảm).

Ta có thể mở thêm khung Then by để chọn các trường nữa.

Chọn OK.

Kết quả các bản ghi được sắp xếp theo trật tự tăng hoặc giảm của các trường đã chọn theo trật tự ưu tiên Sort by, Then by, Then by.

BÀI 3: CÔNG THỨC VÀ HÀM ĐƠN GIẢN

CÁC CÔNG THỨC SỐ HỌC VÀ LÔGIC Dùng các công thức số học, lôgic cơ bản để cộng trừ nhân chia trong bảng tính.

Trong Excel ta có thể tiến hành các tính toán đơn giản và trực tiếp trên bảng tính dựa trên các phép toán như:

Phép cộng + Phép nhân *

Phép trừ - Phép chia /

Các phép toán quan hệ so sánh; <>,<=,>=,=,<> (khác).

Dùng chức năng điền tự động một chuỗi dữ liệu tăng có quy luật. a. Điền bằng lệnh:

Vào giá trị cho ô đầu tiên cần điền.

Vào Menu Edit\ Fill\Series. Xuất hiện hộp thoại như hình sau :

Trong khung Series in:

+ Rows: Điền dữ liệu theo dòng.

+ Columns: Điền dữ liệu theo cột

+ Step value: Giá trị bước nhảy.

+ Stop Value: Giá trị cuối cùng của dãy.

Trong khung Type:

+ Linear: Cộng theo bước nhảy

+ Growth: Nhân theo bước nhảy

+ Date: Điền theo kiểu ngày tháng.

+ Auto fill: Tự động điền.

b. Điền dữ liệu bằng Auto Fill

Vào giá trị cho ô thứ nhất và thứ hai của vùng cần điền dữ liệu.

Bôi đen 2 ô dịch chuột tới mép phải dưới của vùng bôi đen (chuột trở thành hình dấu + nhỏ) nhấn giữ chuột và kéo dọc theo cột hoặc hàng cần điền.

Hiểu và sử dụng được địa chỉ tương đối trong các công thức và hàm.

Địa chỉ tương đối: Trong khi nhập dữ liệu ta thường xuyên phải sử dụng địa chỉ ô hoặc vùng để tham chiếu đến các ô hoặc vùng khác. Cách viết địa chỉ thông thường được hiểu là tương đối. Khi ta sao chép một ô (ô nguồn) tới một ô mới (ô đích), nếu nội dung ô nguồn là công thức (công thức gốc) sẽ được một công thức tương tự như trong ô đích (Công thức sao). Nghĩa là cùng các phép toán, nhưng địa chỉ các ô tham gia công thức sao sẽ được thay đổi tương đương không cách trên bảng tính giữa ô nguồn và các ô đích.

Hiểu và sử dụng được địa chỉ tuyệt đối trong các công thức và hàm.

Địa chỉ tuyệt đối: Địa chỉ tuyệt đối gồm

+ Tuyệt đối cột.

+ Tuyệt đối dòng.

+ Tuyệt đối cột và dòng.

Địa chỉ tuyệt đối của ô A1, có các cách viết như sau:

+ $A1 - Địa chỉ tuyệt đối cột, tương đối dòng.

+ A$1 - Địa chỉ tuyệt đối dòng, tương đối cột

+ $A$1 - Địa chỉ tuyệt cột và dòng.

- Địa chỉ tuyệt đối cột khi sao chép thì địa chỉ cột sẽ cố định còn địa chỉ dòng sẽ thay đổi.

- Địa chỉ tuyệt đối dòng khi sao chép thì địa chỉ dòng sẽ cố định còn địa chỉ cột sẽ thay đổi.

- Địa chỉ tuyệt đối cột và dòng khi sao chép sẽ không thay đổi địa chỉ dòng và cột.

LÀM VIỆC VỚI CÁC HÀM. Dùng hàm tổng.

Hàm Sum

- Cú pháp: Sum ()

- Tính tổng giá trị các ô trong một khối.

- Địa chỉ có hai loại:

+ Địa chỉ không kề nhau được viết cách nhau bởi dấu phẩy.

+ Địa chỉ liên tục được viết cách nhau bởi dấu hai chấm.

Ví dụ:

= Sum (A2:A5) Tính tổng từ A2 đến A5.

= Sum (A2,A5) Tính tổng ô A2 và ô A5

= Sum (6,7,7) = 20

Dùng hàm trung bình.

Cú pháp: Average ()

- Tính trung bình cộng của các ô trong một khối.

Ví dụ:

= Average (A2:A5) Tính trung bình từ ô A2 đến A5.

= Average (A2,A5) Tính trung bình từ ô A2 và ô A5

=Average ( 6,7,5) = 6

Dùng hàm VLOOKUP, HLOOKUP

a. Hàm VLOOKUP:

- Cú pháp: VLOOKUP(,, , )

Trong đó:

Giá trị tìm kiếm: Có thể là một giá trị, một địa chỉ hoặc một chuỗi Text. Dùng để tham chiếu tới cột đầu tiên của < Bảng tìm kiếm>.

Bảng tìm kiếm: Là địa chỉ một bảng dữ liệu gồm nhiều hàng và cột trong đó chứa dữ liệu cần tìm kiếm. Bảng tìm kiếm phải có giá trị tuyệt đối.

Cột: Là số thứ tự cột trong tính từ bên trái sang.

False: Là giá trị Logic dùng khi cần tìm kiếm chính xác trong cột đầu tiên của . Nếu là True hoặc không có sẽ cho cách tìm tương đối.

- Ý nghĩa: Hàm sẽ tìm trong cột đầu tiên của , nếu tìm thấy sẽ trả lại giá trị của ô cùng hàng với trong . Nếu không tìm thấy và có False sẽ trả về lỗi #N/A.

b. Hàm HLOOKUP:

- Cú pháp: HLOOKUP (,, , )

Trong đó:

Giá trị tìm kiếm: Có thể là một giá trị, một địa chỉ hoặc một chuỗi Text. Dùng để tham chiếu tới hàng đầu tiên của < Bảng tìm kiếm>.

Bảng tìm kiếm: Là địa chỉ một bảng dữ liệu gồm nhiều hàng và cột trong đó chứa dữ liệu cần tìm kiếm. Bảng tìm kiếm phải có giá trị tuyệt đối.

Hàng: Là số thứ tự hàng trong tính từ trên xuống dưới.

False: Là giá trị Logic dùng khi cần tìm kiếm chính xác trong hàng đầu tiên của . Nếu là True hoặc không có sẽ cho cách tìm tương đối.

- Ý nghĩa: Hàm sẽ tìm trong hàng đầu tiên của , nếu tìm thấy sẽ trả lại giá trị của hàng cùng ô với trong . Nếu không tìm thấy và có False sẽ trả về lỗi #N/A.

* Diễn dịch các giá trị lỗi:

Bảng sau đây sẽ cung cấp danh sách đầy đủ về các giá trị lỗi Excel có thể trả lại khi không thực hiện được một phép tính công thức.

Giá trị lỗi Miêu tả

#Div /0! Công thức chia giá trị nào đó cho zero, phép tính số học không xác định

#N/A Công thức tham chiếu ô cung cấp giá trị lỗi “No Avail able” (không khả năng), ô cung cấp giá trị sai sót này bằng cách sử dụng hàm =NA().

#NAME? Công thức sử dụng tên khoảng hoặc ô không được xác định, hàm bị viết sai, hoặc chuỗi văn bản không có dấu ngoặc kép “ ”

#NULL! Công thức tham chiếu một ô là giao của hai khoảng - trừ khi không có điểm giao của hai khoảng.

#NUM! Một đối số không hợp lệ được cung cấp cho hàm nhờ một đối số bằng số, kết quả hoặc quá lớn hoặc quá nhỏ để được biểu thị trong Excel.

#REF! Công thức tham chiếu các ô không còn tồn tại vì bạn đã xoá chúng.

#VALUE Công thức sử dụng các toán hạng hoặc đối số sai. Ví dụ, một đoạn văn bản trong phép tính số học là điều không có ý nghĩa.

Nếu bạn tạo công thức đưa ra giá trị sai, bạn hãy sử dụng giá trị sai để nhận dạng loại sai sót (Bạn có thể sử dụng lỗi nêu trên để giúp bạn làm việc này). Nếu lỗi không phải là tạm thời – có lẽ là do bảng tính của bạn vẫn chưa hoàn chỉnh - bạn cần sửa chữa phép tính hoặc các phép tính tạo ra các giá trị lỗi đó.

� � BÀI 4: ĐỊNH DẠNG

ĐỊNH DẠNG Ô CHỨA SỐ Định dạng ô để hiển thị các dữ liệu kiểu số khác nhau:

- Số kí số, số không sau dấu chấm (phẩy) thập phân, dấu phẩy (chấm) để phân cách hàng nghìn, hàng triệu v.v.

- Định dạng số:vào menu Format chọn Cells, chọn tab Number

Trong khung Category:

General: Định dạng chung.

Number: Định dạng các số thông thường.

Decimal places: Số chữ số sau dấu chấm thập phân.

Use 1000 Separators (,): Dùng dấu phẩy để phân cách hàng nghìn.

Negative numbers: Chọn cách định dạng số âm.

Sample: Hiện mẫu định dạng.

Fraction: Định dạng số theo kiểu phân số.

Scientific: Định dạng số theo kiểu khoa học.

Text: Định dạng số theo kiểu Text.

Special: Định dạng theo mã vùng và số điện thoại.

Custom: Định dạng theo khuôn dạng được gõ vào trong hộp Type.

Định dạng ô để hiển thị ngày tháng.

Date: Định dạng ngày theo mẫu được chọn trong hộp Type.

Time: Định dạng giờ theo mẫu được chọn trong hộp Type.

Định dạng ô để hiển thị kí hiệu tiền tệ.

Currency: Dùng để định dạng cho các giá trị tiền tệ.

Decimal places: Số chữ số sau dấu chấm thập phân.

Symbol: Chọn ký hiệu tiền tệ của các nước khác nhau (Mĩ, Anh, Đức...)

Negative numbers: Chọn cách định dạng số âm.

Sample: Hiện mẫu định dạng.

Accounting: Ký hiệu tiền tệ và dấu chấm thập phân của các số được định dạng theo kiểu này sẽ được dóng thẳng hàng.

Định dạng ô để hiển thị phần trăm.

Percentage: Định dạng theo kiểu phần trăm.

Decimal places: Số chữ số sau dấu chấm thập phân.

ĐỊNH DẠNG Ô CHỨA VĂN BẢN Thay đổi cỡ chữ, dạng chữ: in béo, in nghiêng, kiểu chữ.

- Chọn ô, khối cần định dạng

- Vào Menu Format\Cells, xuất hiện hộp thoại Format Cells,chọn tab Font:

Trong khung Font chọn tên Font cần chọn.

Trong khung Size: Chọn cỡ của Font

Trong khung Underline chọn các kiểu gạch chân, chọn None để bỏ gạch chân.

Trong khung Effects:

Strikethrought: Kiểu gạch ngang chữ.

Superscript: Đánh chỉ số trên.

Subscript: Đánh chỉ số dưới.

Thay đổi màu chữ.

Vào Menu Format\Cells. Xuất hiện hộp thoại Format Cells:

- Chọn tab Font

- Trong khung Color: Chọn màu chữ.

Chỉnh hướng viết chữ.

Vào Menu Format\Cells. Xuất hiện hộp thoại Format Cells:

- Chọn tab Font

- Trong khung Font Style chọn kiểu của Font:

Bold: Chữ đậm

Italic: Chữ nghiêng.

Regular: Chữ thường.

Bold Italic: Cả chữ đậm và nghiêng.

VÙNG CÁC Ô Căn vị trí chữ trong ô của một vùng: giữa, trái, phải, sát trần, sát sàn.

Vào Menu Format\Cells.

Xuất hiện hộp thoại Format Cells: Chọn Aligment

Trong khung Horizontal: Căn chỉnh theo chiều ngang.

General: Căn chỉnh theo định dạng thông thường.

Left, Right, Center căn bên trái, bên phải, vào giữa của ô.

Fill: Tự động điền đầy ô.

Justify: Căn đều hai bên

Centrer across selection: Căn vào giữa vùng được lựa chọn.

Trong khung Vertical: Căn chỉnh theo chiều dọc.

Top, Center, Bottom: Căn sát đỉnh, vào giữa, sát đáy của ô.

Justify: Tự động căn đều theo chiều cao của ô.

Trong khung Orientation: Chọn hướng dữ liệu trong ô.

Trong khung Text Control:

Wrap Text: Text xuống dòng trong các ô khi dài hơn độ rộng hiện thời của ô.

Shrink to fit: Text vừa khít trong các ô khi các ô đó bị co hẹp.

Merge cells: Trộn các ô trên cùng hàng và cùng cột.

Thêm các đường viền biên ô cho một vùng ô.

- Vào Menu Format\Cells.

- Xuất hiện hộp thoại Format Cells

- Chọn tab Border

- Trong khung Presets:

None: Huỷ kẻ khung.

Outline: Kẻ khung xung quanh khối ô.

Inside: Kẻ khung trong khối ô.

- Trong khung Line - Style: Chọn kiểu đường kẻ khung.

- Trong khung Color: Chọn màu của đường kẻ

- Trong khung Border: Cho phép chọn từng đường viền của mỗi ô trong khối bằng cách kích chuột bằng cách kích chuột vào tám nút xung quanh.

KIỂM TRA CHÍNH TẢ. Dùng công cụ kiểm tra chính tả và sửa đổi khi cần.

Vào Tools \ Options, chọn tab Spelling rồi sau đó sử dụng các lựa chọn để sửa lỗi chính tả tự động khi cần .

AutoCorrect là một chức năng tự động sửa lỗi, Exel cho phép thay thế một từ này (viết sai) thành một từ khác (viết đúng) trong đó việc thay thế là hoàn toàn tự động.

Thực hiện việc này bằng cách: Mở trình đơn Tools\AutoCorrect Option xuất hiện hộp thoại AutoCorrect:

Ta định nghĩa các cặp từ ngữ cần sửa lỗi tự động:

Trong khung Replace, hãy nhập từ sai, ví dụ CN.

Trong khung With, ta hãy nhập từ đúng, ví dụ: “Thành tiền ”, sau đó nhấn nút Add, cặp từ ngữ này được đưa vào danh sách.

Từ lúc này trở đi, trong văn bản bất cứ lúc nào khi bạn nhập chữ “CN” và nhấn phím cách thì chữ CN sẽ được thay thế bằng “Thành tiền”.

BÀI TRÍ TÀI LIỆU Sửa đổi các thiết lập khoảng cách lề của tài liệu.

- Vào File\ Page Setup.

- Chọn tab Margin

Thay đổi trị số các mục Top, Bottom, Left, Right để thay đổi các lề trên, dưới, trái, phải của bảng tính.

Header, Footer: Khoảng cách từ mép trang giấy đến tiêu đề trang

Trong khung Center on page:

Horizontally: căn lề vào giữa trang theo chiều ngang.

Vertically: căn lề vào giữa trang theo chiều dọc

Chỉnh sửa để bài trí vừa vào một trang.

Vào File\ Page Setup.

Chọn Page

.

- Trong khung Scaling:

Adjust to: Phóng to/ thu nhỏ bảng tính theo tỷ lệ.

Fit to: Thu nhỏ bảng tính vừa một trang khi để Excel tự động

Wide by: Phân trang bảng tính bị thừa một dòng hay một cột

Thêm Đầu trang và Chân trang.

- Vào File\ Page Setup.

- Chọn tab Header\Footer

- Kích chuột vào Custom Header hoặc Custom Footer để tạo tiêu đề đầu trang hoặc cuối trang. Xuất hiện hộp thoại Header hoặc Footer:

Left section, Center section, Right section: Vị trí tiêu đề trong trang.

Chức năng của các nút biểu tượng

1: Định dạng Font chữ

2: Chèn số trang

3: Chèn tổng số trang

4: Chèn ngày tháng từ hệ thống máy tính

5: Chèn giờ từ hệ thống máy tính

6: Chèn tên File

7: Chèn tên bảng tính.

Thay đổi hướng của trang - trang đứng, trang nằm, kích thước trang.

- Vào File\ Page Setup.

- Chọn Page.

- Trong khung Orientation:

Portrait: Hướng bảng tính là đứng.

Landscape: Hướng bảng tính là ngang.

� BÀI 5: IN ẤN

IN MỘT BẢNG TÍNH ĐƠN GIẢN Dùng các lựa chọn in cơ sở.

- Vào File\ Page Setup.

- Chọn Sheet.

Print area: Chọn vùng dữ liệu cần in.

Print Titles: Tiêu đề hàng, cột của dữ liệu

Rows to repeat at top: Điạ chỉ khối dòng dùng làm tiêu đề các cột.

Columns to repeat at left: Địa chỉ khối cột dùng làm tiêu đề các dòng.

Print: Lựa chọn kiểu in.

Row and Column Heading: In tiêu đề hàng, cột của bảng tính.

Gridlines: In các đường lưới của bảng tính.

Comment: In chú thích.

Draft Quality: In nhanh (Bỏ qua Format)

Black and white: In đen trắng.

Page order: Thứ tự in.

Down, then over: In từ trên xuống dưới trước, sau đó mới sang ngang.

Over, then down: In sang ngang trước, sau đó mới xuống dưới.

Xem tài liệu trước khi in.

- Chọn lệnh File\ Print Preview. Hoặc bấm nút Print Preview. Trong cửa sổ Print Preview được mở ra có hình ảnh thu nhỏ của trang tài liệu sẽ in

- Muốn xem các trang khác, bấm các nút Next hoặc Previous.

- Muốn phóng to một phần của trang in để xem cho rõ, di chuyển con trỏ chuột (hình kính lúp) đến phần cần xem và bấm chuột. Muốn xem lại toàn bộ trang, bấm chuột (con trỏ có hình mũi tên) tại vị trí bất kỳ trên phần bảng tính đã phóng to (hoặc bấm nút Zoom).

- Nếu muốn thay đổi lề hoặc độ rộng cột, bấm nút Margins. Và đặt con trỏ chuột (có hình dấu cộng) vào mốc các đường ranh giới lề /cột cần thay đổi ở mép trang và kéo.

- Nếu cần thay đổi lại định dạng trang in, bấm nút Setup sẽ được chuyển trở lại hộp thoại Page Setup.

- Gõ phím ESC (hoặc bấm nút Close) để đóng cửa sổ Print Preview và trở về cửa sổ bảng tính.

In một số bảng tính, một tờ bảng tính.

- Nếu dữ liệu trên bảng tính chỉ gồm một khối ô có kích thước vừa một trang in và bố cục đã hoàn chỉnh thì có thể in ra máy in bằng cách chọn nút Print trên thanh công cụ.

- Có thể in ngay bằng cách bấm nút Print trong các hộp thoại Page Setup, cửa sổ Print - Preview

- Thao tác in bảng tính:

+ Trong mọi trường hợp, nên chọn lệnh: File\ Print

+ Sẽ xuất hiện hộp thoại Print (hộp thoại này cũng xuất hiện khi bấm nút Print ở trong hộp thoại Page Setup).

- Chọn các thành phần cần in của tài liệu:

+ Phần đã lựa (Selection),

+ Bảng tính hiện hành (Active Sheet),

+ Cả tệp bảng tính (Entire Workbook).

- Định số bản in trong mục Number of Copies

- Nếu muốn in tất cả các trang, chọn All

- Nếu muốn in một số trang liên tục, gõ số thứ tự của trang (đặt trong thẻ Header/Footer) bắt đầu in và của trang kết thúc in vào các mục From... và To....

- Chọn nút OK.

In một phần tờ bảng tính, một vùng ô định trước.

- Giống như trường hợp trên tuy nhiên nguyên tắc in: phải lựa phần bảng tính, hay một đối tượng (đồ thị, hình ảnh...) bất kỳ trong bảng tính cần in. Sau đó chọn lệnh: File\ Print

- Sẽ xuất hiện hộp thoại Print (hộp thoại này cũng xuất hiện khi bấm nút Print ở trong hộp thoại Page Setup).

- Chọn thành phần cần in của tài liệu: Phần đã lựa (Selection),

BÀI 6: CÁC TÍNH NĂNG NÂNG CAO

NHẬP MỘT ĐỐI TƯỢNG TỪ BÊN NGOÀI Nhập đối tượng từ ngoài vào bảng tính: tệp hình ảnh, tệp đồ hoạ, tệp văn bản.

- Dùng thanh công cụ Drawing để đưa một đối tượng Autoshape, Text Box, Word Art vào trong một bảng tính.

- Dùng lệnh Insert\Picture\From File để chèn một bức tranh lấy từ một tệp vào bảng tính .

- Dùng lệnh Insert\Picture\ Clip Art để chèn một bức tranh lấy từ Clip Art vào bảng tính.

Di chuyển và co giãn các đối tượng đã nhập trong một bảng tính.

- Khi đã đưa tệp hình ảnh, đồ họa vào bảng tính ta có thể kéo nó đến một vị trí bất kỳ trên bảng tính, dùng nút Order trên thanh công cụ Drawing để chuyển ảnh đến vị trí cần thiết.

- Di chuyển: chọn hình, xuất hiện mũi tên 4 đầu nhấn và giữ chuột kéo về vị trí mới.

Co giãn một hình: Nhắp lên hình ảnh để chọn nó.

Thay đổi kích thước: mũi tên hai đầu, kéo chỉnh.

BIỂU ĐỒ VÀ ĐỒ THỊ. Tạo các kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhau từ các số liệu trong bảng tính để phân tích dữ liệu, ví dụ biểu đồ quạt tròn, cột đứng, thanh ngang v.v.

Lựa các khối ô chứa dữ liệu cần vẽ đồ thị.

Chọn lệnh Insert \ Chart (Hoặc bấm nút trên thanh công cụ).

Xuất hiện hộp thoại thứ nhất 'Chart Wizard - Step 1 of 4 – Chart type '

a. Bước 1 (Chọn nhóm và kiểu đồ thị) :

- Chọn thẻ Standard Types và chọn 1 trong các nhóm đồ thị chuẩn trong danh sách Chart Type ở dưới : Column, bar, Line, .... Trong hình minh hoạ bên, đang chọn Column.

- Chọn một kiểu đồ thị của nhóm đó trong khung mẫu Chart Sub-type ở bên phải (chọn kiểu thứ 2 từ trên xuống).

- Nếu muốn ta có thể chọn thẻ Custom Types và chọn một dạng cụ thể của đồ thị.

- Có thể bấm nút Back để trở về bước trước đó. Bấm nút Finish, Excel tự động tạo ra đồ thị có kiểu ngầm định và kết thúc việc tạo đồ thị.

- Bấm nút Next để chuyển sang bước sau.

b. Bước 2 (Chọn khối và dãy dữ liệu dùng vẽ đồ thị).

Khi hộp thoại 'Chart Wizard - Step 2 of 4 – Chart Source Data' hiện ra:

Hộp thoại Chart Wizard thứ hai cũng hỏi cách bạn đã tổ chức dữ liệu bảng tính. Hãy sử dụng các nút tùy chọn Series In để báo cho Excel biết cách bạn tổ chức dữ liệu bảng tính (Excel cho là bạn có nhiều hạng mục dữ liệu, và sẽ đánh dấu nút tùy chọn Columns hoặc Rows để nêu sự thừa nhận này).

- Chọn thẻ Data Range, chọn khung Data range ở dưới và gõ địa chỉ khối dữ liệu dùng vẽ đồ thị. Vì trước khi chọn lệnh ta đã lựa khối dữ liệu dùng vẽ đồ thị nên Excel tự điền địa chỉ đó cho ta.

- Ghi nhớ: Khi vẽ đồ thị toán học, ta dùng các cặp giá trị X,Y để vẽ, một chuỗi cặp giá trị đó gọi là một dãy giá trị và nó sẽ được thể hiện thành một đường, nhiều dãy giá trị sẽ thể hiện thành nhiều đường. Excel dùng 1 dãy giá trị (Series in) là dữ liệu một hàng hoặc cột làm 1 dãy giá trị Y, dãy X tương ứng sẽ tự định theo dữ liệu.

- Chọn dãy giá trị theo hàng là mục Rows hoặc theo cột là mục Column. Đang chọn mục Rows, nghĩa là dùng dữ liệu các hàng (Sơ cấp, Trung cấp, ...) làm các dãy giá trị để vẽ đồ thị.

- Chọn thẻ Series và kiểm tra (xem - sửa) tên các dãy (series), địa chỉ của chúng (Name, Values), địa chỉ của dãy giá trị X (Category (X) axis labels).

- Bấm nút Next để chuyển qua bước sau

c.Bước 3: (Bổ sung tiêu đề cho biểu đồ)

Khi Excel hiển thị hộp thoại Chart Wizard thứ ba được nêu trong Hình dưới đây, chúng ta có thể sử dụng các hộp văn bản của hộp họi thoại này để bổ sung tiêu đề cho các tiêu đề cho các biểu đồ. Để bổ sung tiêu đề vào biểu đồ, hãy nhập nội dung tiêu đề trong hộp văn bản Chart Title. Nói chung có thể sử dụng tên của tổ chức có các dữ liệu,tên của bảng dữ liệu được vẽ đồ thị làm tiêu đề cho biểu đồ.

Các hộp văn bản tên trục cho phép bạn bổ sung các tên trục nêu rõ các hạng mục (Như hình trên- trục ngang) và vào trục định chuẩn các điểm dữ liệu của chuỗi dữ liệu (Như hình trên- trục dọc).

d. Bước 4(Lưu biểu đồ)

Khi Chart Wizard hiển thị hộp hội thoại Chart Wizard thứ tư và là hộp hội thoại cuối cùng, hãy dùng hộp này để nêu ra vị trí của biểu đồ mới: Trên một trang mới, trang bảng tính, hoặc đối tượng lồng ghép vào trang bảng tính hiện có. Nếu bạn chọn nút tùy chọn As Object In, như trong minh họa dưới đây, Excel sẽ lồng ghép đối tượng biểu đồ trên bảng tính hiện hành. Nếu bạn chọn nút tùy chọn As New Sheet, Excel sẽ thêm một trang biểu đồ mới vào bảng tính và đặt biểu đồ của bạn ở đó.

Sau khi bạn chuyên biệt vị trí cho biểu đồ mới được tạo ra, hãy nhấp Finish. Chart Wizard sẽ vẽ một biểu đồ tương tự biểu đồ bạn đã định rõ.

Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ hoạ: thêm tiêu đề hay nhãn, thay đổi thang chia. Sửa đổi màu sắc trong biểu đồ, đồ hoạ.

a. Thêm tiêu đề, chú thích:

Các loại tiêu đề cho một đồ thị: tiêu đề chính, tiêu đề các trục. Thao tác:

- Chọn lệnh Chart \ Chart Options. Trong hộp thoại sẽ xuất hiện:

+ Thêm tiêu đề: Chọn thẻ Titles.

+ Thêm chú thích:

- Bấm chọn một đối tượng trong đồ thị (không phải tiêu đề)

- Gõ ngay văn bản dùng làm chú thích, gõ phím Enter.

- Kéo chú thích đến vị trí cần thiết.

Vị trí các tiêu đề và chú thích có thể thay đổi trong phạm vi đồ thị bằng cách kéo.

* Sửa nội dung tiêu đề, chú thích: lựa chọn tiêu đề cần sửa chữa, sửa hoặc gõ nội dung mới, Enter.

b. Thêm nhãn cho các dãy (Data Labels):

Việc thêm nhãn (hoặc giá trị đã dùng biểu diễn) trên đầu các dãy làm cho đồ thị trở nên trực quan, dễ hiểu hơn. Thao tác:

- Chọn Data series cần thêm nhãn.

- Chọn lệnh Chart \ Chart Options. Trong hộp thoại sẽ xuất hiện

+ Chọn thẻ Data Labels:

- None: Không hiển thị tiêu đề

- Show Value: Hiển thị theo kiểu giá trị

- Show Label: Hiển thị theo kiểu chữ

+ Chọn nút OK kết thúc thao tác.

c. Thêm, bớt các đường lưới:

- Chọn lệnh Chart \ Chart Options. Trong hộp thoại sẽ xuất hiện

+ Chọn thẻ Gridlines : chọn hoặc bỏ dấu kiểm tại các mục Category(X) axis hoặc Value(Y) axis

+ Chọn nút OK kết thúc thao tác.

d. Thêm các mũi tên:

- Chọn lệnh View \ Toolbar. Xuất hiện một hộp bao gồm tên các thanh công cụ của Excel. Bấm chọn công cụ Drawing. Chọn nút OK.

- Bấm chọn nút mũi tên trên thanh công cụ. Con trỏ chuột thành hình dấu cộng.

- Kéo vạch vị trí, hướng, kích thước mũi tên.

e. Thay đổi Font, mầu nền:

- Lựa chọn đối tượng.

- Chọn lệnh Format \ Selected.

Trong hộp thoại Format sẽ xuất hiện, tuỳ theo đối tượng đã lựa, sẽ có các thẻ khác nhau. Chọn thẻ Font, Patterns, thao tác tương tự lệnh Format\Cells.

f. Định dạng các trục:

Ta biết rằng một trục gồm các thành phần: Nhãn trên trục (kí tự), Bản thân trục, các vạch chia trên trục,.... Việc định dạng các trục sẽ làm thay đổi các thành phần đó. Thao tác:

- Bấm chọn trục X :

Chọn lệnh Format\Selected Axis (hoặc lệnh Format Axis trong menu rút gọn). Xuất hiện hộp thoại Format Axis:

- Định cách thể hiện trục và các vạch chia: Chọn thẻ Pattern:

+ Trong khung Axis, chọn kiểu (Style), màu (Color), độ dày (Weight) đường trục.

+ Trong khung Major tick mark type (hoặc Minor tick mark type), chọn các mục với ý nghĩa như sau: Inside, Outside, Crosses, None: vạch phía trong, phía ngoài, cắt qua trục, bỏ vạch chia.

- Định cách thức chia vạch trên trục :

+ Chọn thẻ Scale, các mục chọn với ý nghĩa như sau:

Value (Y) axis crosses at categories number: Trục Y cắt trục X ở nhóm thứ mấy.

Number of categories between tick-mark labels: Cách bao nhiêu vạch có 1 nhãn.

Number of categories between tick-marks: số nhóm được biểu diễn giữa 2 vạch chia.

Value (Y) axis crosses between categories: Trục Y cắt trục X tại giữa nhóm

Value (Y) axis crosses at mãimum category: Chuyển trục Y sang phải.

- Thay đổi Font, dạng số, định vị nội dung ký tự-số:

Chọn các thẻ Font, Number, Alignment và thao tác giống lệnh Format\Cells.

- Bấm chọn trục Y :

+ Chọn lệnh Format\Selected Axis (hoặc lệnh Format Axis trong menu rút gọn). Xuất hiện hộp thoại Format Axis:

- Định cách thể hiện trục và các vạch chia :

Làm giống như đã làm với trục X.

- Định tỷ lệ chia vạch:

Chọn thẻ Scale, các mục chọn với ý nghĩa như sau:

+ Minimum, Maximum: giá trị nhỏ nhất, lớn nhất biểu diễn trên trục, tương ứng với giá trị nhỏ nhất, lớn nhất của số liệu được biểu diễn.

+ Major Unit, Minor Unit: định đơn vị chia vạch (chính-phụ) cho trục.

+ Category (X) Crosses at: chuyển trục X lên cao bao nhiêu theo các giá trị dữ liệu.

+ Logarithmic Scale: Tính toán lại Minor Unit, Major Unit theo Logarit cơ số 10.

+ Category (X) Crosses at M aximum value: chuyển trục X lên trên cùng.

- Thay đổi Font, dạng số, định vị nội dung ký tự-số

Chọn các thẻ Font, Number, Alignment và thao tác giống lệnh Format \ Cells.

Thay đổi kiểu biểu đồ.

a. Đổi kiểu đồ thị cho một dãy (Data Series) :

Chỉ áp dụng cho đồ thị đã tạo dạng hai chiều.

Khi một đồ thị đã được thiết lập với các tham số đã chọn, bạn vẫn có thể thay đổi hoàn toàn dạng đồ thị.

- Bấm lựa một Data Series (không lựa sẽ đổi kiểu cả đồ thị).

- Chọn lệnh Chart\Chart Type (hoặc bấm nút Chart Type trên thanh công cụ, chọn kiểu đồ thị). Trong hộp thoại Chart Type:

- Chọn thẻ Standar Types

+ Trong hộp Chart Type, chọn nhóm đồ thị

+ Trong hộp Chart Sub Type, chọn kiểu đồ thị.

+ Trong vùng Options, chọn đúng mục Apply to Selection.

+ Chọn nút OK.

b. Thay đổi kích thước của đồ thị.

- Thay đổi kích thước: Để con trỏ chuột vào một trong các chấm đen ở đỉnh (hoặc cạnh) của khung đồ thị và kéo chuột để dịch chuyển cạnh (góc) của khung

c. Kiểu đồ thị:

- Dưới đây là một số kiểu biểu đồ:

+ Area: Biểu đồ khu vực.

+ Bar: Biểu đồ thanh.

+ Column: Biểu đồ cột.

+ Line: Biểu đồ đường.

+ Doughnut: Biểu đồ hình vành khăn.

+ Radar: Biểu đồ kiểu radar.

+ Scatter: Biểu đồ XY.

+ Bubble: Biểu đồ bọt.

+ Stock Chart: Biểu đồ cổ phiếu.

+ Các loại biểu đồ hình lăng trụ, nón, kim tự tháp…

- Nếu muốn thay đổi cách chọn dãy số cần biểu diễn, bấm các nút By Row hoặc By Column.

- Gỡ bỏ / thêm bảng chú giải: bấm nút Legend.

- Thay đổi hướng của nội dung là chữ - số trong đồ thị, bấm nút xoay hướng chữ số.

- Mở hộp chọn đối tượng, chọn một đối tượng và bấm nút định dạng đối tượng (Format...)

Di chuyển và xoá biểu đồ, đồ hoạ.

- Sao chép: bấm lựa đồ thị, làm thao tác sao chép giống như đã làm với khối dữ liệu.

- Xoá: bấm lựa đồ thị, gõ phím Delete.

- Di chuyển: Để con trỏ chuột vào cạnh khung đồ thị (con trỏ chuột chuyển sang hình mũ tên trắng) và kéo để di chuyển khung - đồ thị trên bảng tính.

_1085359956.doc

Đơn vị chủ quản: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ THIÊN THI
Địa chỉ: 41-43 Trần Cao Văn, P6, Q3, HCM
giấy phép MXH: 102/GXN - TTĐT